Entiende cómo se distribuye la información en una Tarea de proyecto

En la ventana Crear Tarea de proyecto agrupamos la información en sectores

Para tener ordenados los campos que integran la información básica de una Tarea de proyecto la pantalla está organizada en secciones.

Contamos con 4 sectores principales para agrupar datos. Los sectores básicos son: Información, Detalles, Personas y Relaciones.

Estos sectores pueden llevar otros nombres si fuera necesario y la cantidad de secciones es una preferencia que podrá definir cada compañía según su conveniencia para componer la tarea de información útil y relevante.

Los campos del sector información

Se refieren a la información principal de la Tarea de proyecto y en la versión básica de EGA Futura Project son los dos más importantes:

Nombre de la Tarea: Para escribir el nombre de la tarea debemos ser muy claros, concisos y explicativos a la vez. Definir en una oración corta de lo que se trata esta tarea. 

Ya que el Nombre de la tarea es el dato que aparecerá en listas e informes, es fundamental que se pueda saber de lo que se trata la tarea de un solo vistazo sin tener que ingresar al registro.

Estado:  Es un campo de selección o tipo picklist, donde cada una de las opciones indica el estado de progreso actual de la Tarea de proyecto y ese estado irá siendo cambiado a medida que avance la tarea hasta ser finalizada.

Se puede elegir una sola opción de las que se encuentran en la lista.

En la configuración inicial de la instancia podrán modificarse quitarse o agregarse nuevos estados de progreso de una tarea de proyecto según lo necesite cada organización.

Los estados de progreso típicos de una tarea de proyecto son: Ninguno (es una buena opción para proyectos permanentes), Planificado, En progreso, En espera, Completado, Cancelado. 

Veamos los campos del sector Información en la siguiente imagen:

Los campos del sector Detalles

Contienen la información necesaria para poder llevar la tarea a cabo.

Sin que olvidemos que pueden agregarse los campos que cada compañía necesite los campos básicos y fundamentales de la sección detalles son:

• Deadline o fecha límite: Para que un proyecto se mantenga activo y finalice de forma exitosa las tareas deben tener una fecha límite para su realización. El deadline que debemos completar en este campo es la fecha para la cual la tarea ya debe estar cumplida.
• Prioridad: Es un campo tipo picklist o de selección de una sola opción, donde cada una de las opciones indica el grado de importancia de la tarea en relación con las demás. La prioridad se determina al momento de la creación de la tarea y es útil para poder clasificar según relevancia y elegir mejor a la hora de balancear la carga del trabajo diario.

Tanto el campo Deadline como el campo Prioridad de la tarea son de gran ayuda a la hora de organizar nuestra jornada laboral. 

Con los valores de los campos Deadline y Prioridad podremos priorizar las actividades, crear listas e informes, gráficos, alarmas y reglas de validación o auditoría de tareas según importancia y según fecha de vencimiento, evitando olvidos o confundir la importancia de tareas.

Continuemos con los dos últimos campos de la sección detalles:

Objetivos: para cumplir una tarea acertadamente posiblemente debamos indicar el objetivo concreto que se persigue con la realización de esta tarea y tal vez alguna lista de pasos o de requisitos indispensables. 

En el campo Objetivos este campo es necesario explicar de lo que se trata esta tarea para que el día que vayamos a trabajar en ella tengamos bien claro lo que debemos conseguir y con mucha más razón deberemos ser muy específicos y simples para explicar esta tarea si la estamos creando para que la realice otro colaborador de la compañía.

Forma de redactar los objetivos de la Tarea de proyecto: Simple y puntual, claro y breve, pero no por chiquito que las instrucciones lleguen a ser confusas o insuficientes.

No olvidemos que desde el momento en que creamos la tarea hasta el momento de su realización puede pasar bastante tiempo y muchas veces cuesta recordar lo que uno mismo quiso expresar en ciertas frases inspiradas que al final de cuentas terminan siendo crípticas justo el día que más apurados estamos. 

Comentarios: En este campo podemos escribir todas las aclaraciones que sean necesarias, que tal vez no son parte de las instrucciones pero vale la pena o es importante tener en cuenta para la realización de la tarea.

Veamos los campos del sector Detalles en la siguiente imagen:

Continuaremos en la siguiente unidad con las otras dos secciones que forman parte de una Tarea de proyecto.