Búsquedas frecuentes
Tutoriales actualizados
Organiza Informes, Paneles de información y Plantillas de correo electrónico en carpetas, para organizar todo eficazmente y otorgar acceso a las personas correctas.
Vamos a explorar cómo gestionar carpetas en la Plataforma EGA Futura para organizar informes, paneles de información y plantillas de correo electrónico.
Los pasos que vamos a aprender nos ayudarán a mantener nuestra base de datos ordenada y el material de trabajo y los reportes, ágilmente accesibles para los miembros de nuestro equipo.
Para organizar la información en la plataforma vamos a crear carpetas y subcarpetas para simplificar la localización de los informes.
Navegar a la Pestaña de Informes: Vayamos a la barra de navegación y hagamos clic en Informes:
Crear Nueva Carpeta:
Vamos a la Pestaña de Paneles: En la barra de navegación, seleccionemos Paneles. O escribir la palabra "Paneles" en la caja de búsqueda del iniciador de aplicación.
Crear Nueva Carpeta:
Vamos a la Pestaña de Plantillas de Correo Electrónico. Desde la barra de navegación, vayamos a Plantillas de Correo Electrónico o escribiendo "Plantillas de correo electrónico" en el buscador del Waffle accedemos a la página.
Crear Nueva Carpeta:
Observemos en la siguiente imagen la página de carpetas.
Vamos a señalar dos opciones
El botón Carpeta nueva agrega una carpeta a la biblioteca o crea una subcarpeta en una carpeta.
Puede crear múltiples niveles de subcarpetas.
La acción Mover de nivel de fila le permite mover un archivo entre carpetas y subcarpetas en una biblioteca.
Podemos editar los siguientes aspectos de las carpetas:
Cuáles son los Permisos que puedo configurar:
Seleccionar la Carpeta: Naveguemos hasta la carpeta que queremos modificar desde la página correspondiente (Informes, Paneles o Plantillas de Correo Electrónico).
Editar Propiedades:
Presionemos el botón de Acciones (generalmente representado por tres puntos o un engranaje) junto a la carpeta.
Seleccionemos Editar.
Modifiquemos el nombre o cualquier otra propiedad de la carpeta y hagamos clic en Guardar.
Borrar Carpetas
Seleccionar la Carpeta: Naveguemos hasta la carpeta que queremos borrar desde la página correspondiente.
Eliminar Carpeta:
Presionemos el botón de Acciones junto a la carpeta.
Seleccionemos Eliminar.
Confirmemos la eliminación en la ventana emergente.
Compartir Carpetas
Compartir Carpetas de Informes y Paneles
Seleccionar la Carpeta: Naveguemos hasta la carpeta que queremos compartir desde la página de informes o paneles.
Configurar Permisos de Compartir:
Presionemos el botón de Acciones junto a la carpeta.
Seleccionemos Compartir.
Añadamos usuarios o grupos y configuremos los permisos de acceso (lectura, escritura, etc.).
Hagamos clic en Guardar para aplicar los cambios.
Compartir Carpetas de Plantillas de Correo Electrónico
Seleccionar la Carpeta: Naveguemos hasta la carpeta que queremos compartir desde la página de plantillas de correo electrónico.
Configurar Permisos de Compartir:
Presionemos el botón de Acciones junto a la carpeta.
Seleccionemos Compartir.
Añadamos usuarios o grupos y configuremos los permisos de acceso.
Hagamos clic en Guardar para aplicar los cambios.
Buenas Prácticas
Uso de Nombres Descriptivos: Asegurémonos de que los nombres de las carpetas sean descriptivos y fáciles de entender para todos los usuarios.
Organización Jerárquica: Utilicemos subcarpetas para organizar la información de manera lógica y estructurada.
Revisar y Limpiar Regularmente: Revisemos periódicamente las carpetas para eliminar informes, paneles y plantillas obsoletos o innecesarios.
Configurar Permisos Adecuadamente: Configuremos los permisos de manera que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar el contenido.
Documentar Cambios: Utilicemos la funcionalidad de historial de cambios para llevar un registro de las modificaciones realizadas y facilitar la auditoría.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas dudas aparecen al ordenar el material de trabajo y al decidir quién accede a cada cosa.
Sí. Las carpetas se ven desde cualquier aplicación de la plataforma, sin importar en cuál estábamos al crearlas. Una carpeta de informes armada en EGA Futura 365 también aparece al entrar a informes desde Compras.
Principalmente con usuarios y con grupos públicos. Al agregarlos indicamos el nivel de acceso, que puede ser ver, modificar o gestionar.
Es el acceso completo a todas las propiedades de la carpeta, incluida la posibilidad de compartirla y eliminarla. Por eso recomendamos usar Ver en la mayoría de los casos y reservar Modificar para las personas clave.
Sí, el acceso de cada usuario o grupo se puede modificar más adelante desde la misma opción Compartir. Conviene revisarlo cada tanto, junto con la limpieza de informes y paneles que ya no se usan.
Sí. Al modificar el informe, en sus propiedades podemos elegir la carpeta de destino, e incluso crear una carpeta nueva desde ahí mismo.
No. Las carpetas funcionan como en el disco de una computadora, pero cada tipo de contenido tiene las suyas: carpetas de informes, de paneles de información y de plantillas de correo electrónico.
[00:00:00.000]
En este vídeo vamos a aprender cómo crear, modificar, borrar y compartir carpetas dentro de la Plataforma EGA Futura.
[00:00:22.900]
Recordemos que una carpeta es un lugar en donde podemos guardar informes, paneles de información, documentos o plantillas de correo electrónico.
[00:00:34.100]
A lo largo de todas las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura, nosotros podemos utilizar carpetas. En este tutorial nos vamos a concentrar, principalmente, en informes, plantillas de correo electrónico y paneles de información.
[00:00:57.200]
Recordemos que desde el Waffle nosotros, cuando hacemos clic en el Waffle, podemos acceder a las aplicaciones que más frecuentemente utilizamos o podemos acceder al Waffle o iniciador de aplicación completo.
[00:01:18.400]
Yo en este lugar estoy en EGA Futura 365 y voy a ir a informes. En éste lugar, yo tengo acceso a los informes recientes y me voy a focalizar en carpetas.
[00:01:38.200]
Es aquí donde yo puedo crear carpetas para organizar informes. En este lugar yo estoy pudiendo ver cuáles son las carpetas que ya tengo creadas. Voy a hacer clic en Nueva carpeta y le voy a asignar un nombre.
[00:01:57.900]
Este campo que tengo aquí se va a completar de manera automática. Cuando hago clic en Guardar, si prestamos atención, yo voy a hacer nuevamente clic en este lugar... Cuando hago clic en guardar yo accedo al interior de la carpeta. Prestemos atención que obtenemos un mensaje que nos indica que la carpeta está vacía.
[00:02:25.200]
Si hago clic aquí puedo ver la carpeta que he creado recién que es material de ventas.
[00:02:34.100]
Si yo hago clic en esta flecha hacia abajo, aparece un menú contextual que me permite poner la carpeta como favorito, compartirla, cambiar el nombre o eliminarla.
[00:02:51.000]
¿Qué ocurre si la pongo como favorito? Automáticamente voy a poder acceder a esa carpeta desde favoritos en cualquier lugar de la plataforma. Eso es sumamente interesante porque yo puedo estar en cualquier aplicación (Inventory, Compras, Ventas, Activos fijos o 365) cualquier aplicación, y si hago clic en favoritos viajo directamente a la carpeta.
[00:03:26.600]
Si hago clic en cambiar nombre, obviamente, le cambio el nombre y si hago clic en Eliminar la borro. Al final del tutorial la vamos a borrar.
[00:03:40.600]
¿Qué es lo que voy a hacer ahora? Clic en la carpeta para ingresar en su interior. En este caso esta es una carpeta de informes. Insisto en que esta carpeta se va a ver desde cualquier aplicación de EGA Futura. No porque yo haya creado una carpeta en EGA Futura 365 significa que esa carpeta solamente se va a ver en EGA Futura 365.
[00:04:21.800]
Si yo voy a EGA Futura Compras, por ejemplo y desde dentro de EGA Futura Compras voy a Informes, la carpeta que acabo de crear la voy a ver.
[00:04:34.800]
¿Qué puedo hacer en este en este caso, qué puedo hacer dentro de la carpeta? Puedo seguir creando carpetas y de esa manera armar una estructura como si fuera un disco rígido o puedo crear un informe para almacenar el informe dentro de esta carpeta.
[00:04:59.900]
Quiero aprovechar la oportunidad para invitarlos a todos nuestras capacitaciones en vivo en EGAFutura.com/vivo en donde realmente vamos muy en profundidad con el uso de carpetas de informes y paneles de información. Hay dos capacitaciones INFO-101 y también INFO-102 súper recomendadas para que las puedan hacer y de esa manera ver más detenidamente todo esto.
[00:05:35.600]
Con respecto a los informes y los paneles lo que también yo puedo hacer es modificar un informe ya existente y ubicarlo dentro de esta carpeta.
[00:05:48.000]
¿Cómo hago eso? Voy a todos los informes y por ejemplo, elijo activos fijos por estado, hago clic en Modificar y en sus propiedades voy a seleccionar la carpeta. En este caso material de ventas, que es la carpeta nueva que yo acabo de crear recién.
[00:06:19.100]
Por supuesto que si estamos modificando un informe o un panel, también tenemos la posibilidad de crear una nueva carpeta desde propiedades.
[00:06:32.200]
Voy a salir de aquí y voy a volver a informes. Vamos a ir nuevamente a todas las carpetas, material de ventas. ¿Qué ocurre si hago clic en esta opción? Puedo ver los campos que se van a visualizar. Esto es similar a una vista de lista mucho más simplificado, propio de las carpetas.
[00:06:59.600]
Y esta opción de menú, qué es similar a la que vimos anteriormente, me da las opciones, en este caso como yo puse esa carpeta como favorito, de anular el favorito, de cambiarle el nombre o de eliminarla, lo que voy a hacer ahora es compartir.
[00:07:15.500]
Y aquí es donde se pone interesante... ¿Con quién puedo compartir una carpeta? Principalmente con usuarios y con grupos públicos. En el caso de que yo quiera compartir una carpeta con usuarios, lo que voy a hacer es ir tipeando, ir escribiendo el nombre de los usuarios a los cuales yo les quiero dar acceso e indicar, por ejemplo, si van a poder ver, modificar o gestionar.
[00:07:56.300]
Si le damos el acceso de gestionar, le estamos dando acceso completo absolutamente a todas las propiedades de la carpeta. Eso hay que tenerlo en cuenta, por lo tanto, recomendamos mucho siempre o en la mayoría de los casos utilizar Ver y dejar Modificar para aquellos usuarios clave.
[00:08:23.900]
Recordemos (en este caso yo agregué a dos usuarios) recordemos que posteriormente es posible modificar el acceso que tengan a cada carpeta. Voy a dar clic a Listo.
[00:08:42.200]
¿Cómo borro la carpeta? La puedo eliminar desde aquí o si voy a todas las carpetas, la puedo eliminar también desde ese lugar.
[00:08:55.300]
¿Cómo funcionan las carpetas para paneles? Exactamente de la misma forma. La mejor manera de pensar a una carpeta dentro de EGA Futura es pensarla como si fuese una carpeta en el disco rígido de una PC o de una Mac, siempre teniendo en cuenta que carpetas para informes son carpetas para informes, carpetas para paneles de información son carpetas para paneles de información y carpetas para plantillas de correo electrónico son carpetas para plantillas de correo electrónico.
[00:09:39.800]
El funcionamiento es el mismo. Puedo crear una carpeta y una vez que la carpeta está creada la puedo compartir o le puedo cambiar el nombre y lo que contienen esta carpeta son plantillas de correo electrónico que se van a utilizar para enviar mails a los diferentes contactos almacenados dentro de la plataforma.
[00:10:09.000]
Recomiendo nuevamente visitar EGAFutura.com/vivo y nuestra comunidad VIP para que puedas hacer todas las preguntas y consultas acerca del uso de EGA Futura.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
