También se puede establecer que el template lleve un archivo adjunto. Se le puede agregar lo que se denominan campos de combinación que incluyen datos procedentes de los registros de EGA Futura de forma personalizada para cada destinatario como su nombre o el nombre de su empresa, entre otros.
Un caso de uso es un mensaje de email que se envía constantemente a potenciales clientes, por ejemplo la respuesta a una pregunta muy frecuente. Se inicia la redacción de un correo electrónico, aprieta el botón aplicar plantilla y elige una plantilla.
El cuerpo del email se completa automáticamente con el texto de la plantilla y se envía el email.
...
Estandarizar el envío de email usando plantillas ahorra mucho tiempo y aumenta la productividad de los equipos de trabajo.
Cada usuario puede crear sus propias plantillas o utilizar las de uso común que la compañía pone a su disposición.
Una comunicación coherente
La plantillas de correo electrónico permiten unificar la imagen de la empresa:
- Integrando el aspecto de todas las comunicaciones con la estética de la compañía usando membretes.
- Estandarizando los mensajes de correo también se logra uniformidad y coherencia en la forma de comunicarse con los contactos, aportando confianza a las relaciones comerciales.
- Enviando como links los archivos adjuntos de brochures y otro material que sea necesario compartir, se asegura que el contacto siempre estará recibiendo la última versión actualizada de los documentos previniendo confusiones y errores humanos.
Para adjuntar un archivo a una plantilla o a un correo electrónico es necesario que el usuario pueda acceder al archivo seleccionado.
Si fuera necesario, será posible modificar fragmentos de texto, cambiar imágenes o seleccionar una fuente diferente a la que ofrece el template.
Aunque la idea de usar un email template es tener que modificar lo mínimo posible, idealmente nada.
Para que un usuario pueda utilizar campos de combinación para confeccionar el mensaje de una plantilla deberá tener permiso para acceder a esos campos.
Elementos de interés sobre las Plantillas
Algunas características:
- Son compatibles con el texto enriquecido.
- Se puede obtener una vista previa del email que va a recibir el destinatario.
- Pueden contener archivos adjuntos como un enlace que permite visualización o descarga.
- Permiten agregar imágenes.
- Admiten etiquetas HTML.
- Una vez que han sido creadas también es posible actualizar o modificar las Plantillas.
- Se pueden aplicar tanto para destinatarios individuales como para una lista de destinatarios usando el envío de Correo electrónico de lista.
- Agregando campos de combinación se logra personalizar el email automáticamente con datos del destinatario, del remitente y de otros registros de la plataforma.
- Las plantillas se pueden compartir con otros usuarios o grupos.
Antes de enviar un email por primera vez cada usuario debe verificar su dirección de correo electrónico.
Un usuario podrá eliminar aquellas plantillas de correo que haya creado.
Vista previa del email
Antes de enviar el correo electrónico se puede acceder a una vista previa de lo que recibirá el destinatario para verificar:
- Si los campos de combinación están siendo reemplazados correctamente con los valores de los registros.
- Si el aspecto general del formato está de acuerdo a lo que se pretende.
- Si los campos de combinación no están funcionando entonces será necesario revisar la sintaxis de las etiquetas. Es decir, que estén escritos de forma correcta.
- Si el template contiene un campo de combinación para el cual un registro no tiene datos en el campo correspondiente, en la vista previa y en el email no aparecerá información en ese lugar.
En la Plataforma EGA Futura crear un nuevo mensaje de email seleccionando una plantilla de correo electrónico puede demandar apenas unos segundos.
Email con copias
Cuando un template tiene campos de combinación deberemos tener en cuenta las siguientes observaciones:
- Es necesario saber que cuando se manda un correo con copias, aquellos quienes reciban una copia no verán los campos personalizados con sus datos sino con los datos del destinatario principal.
- Por este motivo el sistema solamente va a considerar destinatario al primer correo electrónico que figure en el campo Para.
- Si se necesita enviar el correo a más de un destinatario previamente se debe confeccionar una lista de contactos y hacer un envío de email de lista.
- Si se quiere enviar copia de el correo a otros contactos se deberán usar los campos CC y CCO para agregar las direcciones de email de las personas que recibirán copia del correo.
Cuando se envían mensajes con contenido repetitivo o frecuente las Plantillas de correo electrónico son una gran solución.
¿Cómo aplicar una Plantilla a un correo electrónico?
Para aplicar una Plantilla a un email debemos:
- Abrir una ventana de nuevo correo electrónico.
- Elegir el destinatario de email que debe ser un contacto de la plataforma.
- Presionar el botón Plantilla que figura en la barra de utilidades del email para insertar una plantilla.
- Seleccionar la plantilla.
- Continuar con la edición del email si fuera necesario.
- Presionar el botón Vista previa (con el icono de un ojo) de la barra de utilidades para verificar que el email está correcto.
- Presionar el botón enviar.
Si se inserta una nueva plantilla en el mismo correo electrónico, esta no reemplazará a la anterior. Se aplicarán las dos plantillas una debajo de la otra.
El membrete se incluye en el email de forma independiente a la plantilla y solo será visible después de que se haya insertado una plantilla al email.
