La eliminación de facturas está prohibida por la ley, de modo que si se ha incurrido en un error en la cantidad cobrada se debe generar una Nota de crédito. También cuando el cliente solicita que se le devuelva el dinero.
Mediante dicha Nota se le reembolsa al cliente, parte o la totalidad del monto indicado en la factura. Así, puede disponer de un saldo a su favor en el futuro.
De manera que este documento sirve como comprobante de una acreditación de dinero según el detalle o descripción de la Nota de crédito.
Características de la Nota de crédito
Los elementos que caracterizan a las Notas de crédito son los siguientes:
- Son documentos que tienen interés contable porque anulan, total o parcialmente, operaciones previas.
- El dinero que se acredita a favor del cliente ya no puede ser considerado parte de la empresa.
- Se envía al cliente conjuntamente con una copia de la factura que está anulando.
- Se muestra el monto o la cantidad de dinero que se está reembolsando al cliente como saldo a su favor.
Una vez que la Nota de crédito se entrega al cliente, éste se da por notificado, pudiendo disponer de su saldo a favor para compras futuras.
Si forma parte de la política de atención al cliente de la empresa y, de acuerdo a las regulaciones de cada país, podría entregársele el dinero en efectivo.
También, podrían existir condiciones o plazos para el uso futuro de ese dinero, considerando factores como la inflación.
Cuándo se emite una Nota de crédito?
Los casos en los que se requiere su emisión pueden ser variados. Entre algunos de ellos están:
- Cuando se necesita anular completamente una factura.
- Cuando se requiere aplicar un descuento posterior a la venta o que no se había detallado por omisión en la factura.
- Cuando se es necesario corregir un error involuntario en la factura.
- Cuando se necesita devolver el dinero al cliente porque el producto está defectuoso. Incluso, si fuera política de la empresa, hacer el reembolso porque el producto no llenó las expectativas del cliente.
- Cuando es necesario adjudicar un bono.
Requisitos de una Nota de crédito
Los elementos que deben estar presentes en una Nota de crédito son:
- Los datos completos de identificación de la empresa que vende y los del cliente (comprador).
- La fecha en la que se emite la Nota de crédito.
- El número correlativo del documento.
- La descripción de los productos que habían sido cobrados y los respectivos montos.
- Detalle de la factura por la cual se hace el reembolso o acreditación y el motivo por el que se emite la Nota de crédito.
- La indicación de los impuestos que generó el pago.
- Monto total a acreditar al cliente.
Tómese en cuenta que la información que debe reflejar la Nota de crédito debe ser igual a la que indica la factura original.
