La elaboración continua de facturas con los mismos datos y montos similares es un proceso tedioso. Más aún cuando se factura para un gran número de clientes.
Por este motivo, cuando se está prestando un servicio regularmente, se emplea la Factura recurrente. Es una factura mercantil, original y como la que se emplea ordinariamente para dejar constancia de una compra/venta.
Es muy común emplearla en la prestación de servicios.
Por ejemplo:
- Telefonía,
- Televisión por cable,
- Internet,
- Electricidad,
- Asesoramiento empresarial, etc.
Características de una Factura recurrente
Los elementos que la caracterizan son los siguientes:
- Es la misma factura empleada para operaciones corrientes, con todos los datos que exige la ley, incluyendo la numeración correlativa.
- Suele generarse en intervalos de tiempo regulares (semanal, quincenal, mensual) o en fechas específicas.
- Contiene todos los datos exigidos por la agencia tributaria respecto a la empresa y el comprador.
- Es enviada por medios electrónicos al cliente y en forma automática.
Importancia de una Factura recurrente
Básicamente, este tipo de facturaciones es útil o importante por varios motivos:
- Ahorra trabajo, ya que el software puede encargarse de realizar los cálculos, facturas y enviarlas por medios electrónicos.
- Agiliza los procesos de cobro al mantener un control eficaz de las cuentas por cobrar. Reduce la probabilidad de que el cliente olvide pagar.
- Permite emplear el tiempo en otras labores de la empresa, mientras el sistema se encarga de tareas repetitivas.
- La ayuda de software de facturación evita errores humanos al mínimo, garantizando máxima eficiencia.
Requisitos para emitir una Factura recurrente
Es obvio que este proceso de facturación se puede realizar de manera manual, sin embargo, es muy laborioso.
Las probabilidades de cometer errores son altas.
Por eso, la Factura recurrente está asociada a programas o software de gestión y ventas que harán el trabajo velozmente.
Para ello se requiere:
- Definir la fecha en que inicia la actividad comercial.
- Establecer los lapsos de envío (semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc).
- Describir detalladamente el servicio prestado, periodo al que corresponde la Factura y las condiciones.
- Introducir el correo electrónico de la persona o ente a quien se presta el servicio.
Consideraciones sobre la facturación recurrente
Es necesario tomar en cuenta que para emitir Facturas recurrentes hay que:
- Conocer por cuánto tiempo está prevista la prestación del servicio, asegurando que los pagos serán continuos. Si el cliente no realizará pagos continuos, este tipo de facturación no es lo más indicado.
- Considerar posibles intervalos de tiempo en los que el cliente se pueda ausentar. Ello ayudará a configurar el software adecuadamente.
- Al suspender los envíos no se tendrá que ver afectado el historial o cuentas pendientes.
