EGA Futura » Capacitación y Soporte
Es un botón con un signo +. (Signo de suma, signo Más en ingés: Plus)
El botón de Acciones globales está ubicado en el ángulo superior derecho de la interfaz de usuario y es accesible desde cualquiera de las aplicaciones disponibles en nuestro software.
Se denominan Acciones globales justamente porque el usuario puede encontrarlas siempre disponibles en un mismo sector de la interfaz de usuario mientras está trabajando en cualquiera de las aplicaciones de la plataforma y registrar detalles de llamadas, actualizar registros, enviar correos y más acciones, fácilmente.
Encontramos las Acciones globales está representado por un un botón con un signo más, lo vemos señalado en la siguiente imagen:
Al darle clic al botón de acciones globales se despliega un menú con acciones ejecutables seleccionando la opción del menú.
Las acciones que se despliegan como opciones del menú pueden variar a solicitud de cada compañía, pudiendo ser todas las necesarias para un ágil y eficiente desempeño en la plataforma.
Eligiendo cualquiera de las opciones del menú se podrá registrar la acción seleccionada, modificar algún registro existente y generar acciones de otro estilo, como por ejemplo crear y enviar un correo electrónico directamente desde la opción del menú de acciones globales.
Se denomina registrar a la función que permite grabar nueva información en la base de datos o crear un nuevo registro.
Para registrar información en la base de datos se abre una ventana distinta según sea el elemento que estamos generando, hay que completar un conjunto de campos que lo componen y presionar el botón guardar para que quede un nuevo elemento agregado a la base de datos.
Algunos ejemplos de elementos que se pueden registrar son:
En esta imagen vemos cómo se puede crear un nuevo contacto desde el menú de acciones globales:
EGA Futura brinda la posibilidad de configurar el menú de Acciones globales de acuerdo a las necesidades particulares de cada empresa.
Estas son algunas de las opciones que podrían figurar en el menú de acciones:
Por ejemplo si un usuario no puede crear nuevos registros, la acción global crear registro no aparecerá entre las opciones del menú.
El botón acciones globales funciona dando clic sobre botón con el signo más (1) y eligiendo una de las opciones del menú (2).
Cada acción del menú abrirá una ventana (3) que se va a superponer sobre la página donde estemos trabajando y aparecerán los campos disponibles para completar.
Para registrar la acción algunos acciones tienen el botón guardar (4), otras, tienen otros botines, por ejemplo un correo electrónico tiene el botón enviar.
Los puntos mencionados los veremos señalados en la siguiente imagen:
La ventana de creación de una acción global permite trabajar en segundo plano, es decir, por detrás de esa ventana.
Cuando se elige una acción del menú de acciones globales se abre una pequeña ventana anclada al borde inferior de la interfaz de usuario desde donde se pueden completar los datos de la nueva acción a registrar.
Por detrás de esa ventana, sin necesidad de cerrarla, es posible trabajar normalmente, escroleando la pantalla o navegando hacia otro elemento, objeto o aplicación de la plataforma.
Para trabajar de forma más cómoda, luego de seleccionar una acción global del menú se puede desanclar la ventana pequeña del borde inferior de la interfaz de usuario presionando el botón para maximizar la ventana:
Luego de maximizar la ventana se podrá editar cómodamente la acción global que se está ejecutando:
Cómo se relacionan acciones globales con registros
Cuando creamos una acción desde el menú Acciones globales, observaremos que el campo Relacionado con aparece en blanco.
Esto quiere decir que tenemos la alternativa de generar una acción sin que se relacione de manera automática con un registro u objeto donde nos encontramos trabajando.
Las acciones que se generan desde Acciones globales, no tienen registros sugeridos de forma predeterminada en los campos Relacionado con, el cual aparece vacío.
La ventaja de las acciones globales es poder registrar cualquier acción en cualquier aplicación de la plataforma, al instante, desde donde sea que estemos trabajando. Si hay que relacionarla con registros, se puede realizar completando los campos correspondientes, pero no es obligatorio.
La ventaja de las acciones de objeto es que al generar una acción desde dentro del objeto, los campos relacionado con, aparecen completos para ahorrar tiempo a la hora de trabajar en ese mismo objeto. Si fuera necesario también se puede cambiar por otro, cualquier registro que aparece relacionado de forma automática.
[00:00:00.200]
En este vídeo vamos a aprender qué son las acciones globales.
[00:00:11.500]
Acciones globales es una funcionalidad de la Plataforma EGA Futura que nos permite crear un tipo de acciones rápidas.
[00:00:21.100]
El botón de acciones globales lo encontramos en el ángulo superior derecho de la interfaz de usuario, en todas las aplicaciones, en cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos trabajando.
[00:00:35.600]
Este botón tiene un signo más y cuando lo presionamos se despliega el menú de acciones globales que tenemos disponibles. Esta cantidad de acciones puede variar según la necesidad de cada compañía.
[00:00:51.300]
Cuando creamos acciones desde el menú de acciones globales, éstas tienen una particularidad: Al generarlas (por ejemplo, vamos a abrir un nuevo evento) al generar una acción global el campo Relacionado con aparece en blanco, es decir, podemos crear una acción rápida sin que se relacione de manera automática con el objeto donde me encuentro trabajando, que es lo que ocurre habitualmente cuando generamos una acción desde adentro de un registro.
[00:01:23.100]
Vamos a ver el ejemplo: En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Activos, dentro del objeto Activos fijos y en Activos fijos estamos trabajando dentro de un registro de uno de los activos.
[00:01:35.000]
Si yo quiero generar una acción desde este registro, por ejemplo, las acciones estándar de Chatter como es una publicación, un sondeo o una pregunta o una de las actividades que son acciones rápidas dentro del registro (como por ejemplo, un nuevo evento) automáticamente viene relacionado con el registro donde estoy trabajando en el contexto del objeto donde me encuentro.
[00:02:00.100]
Y así con cada una de las acciones que voy generando van a aparecer automáticamente relacionadas con el objeto donde estoy trabajando.
[00:02:08.700]
Como veíamos, si generamos una acción global en este caso, el campo Relacionado con está en blanco y podemos hacer dos cosas: Crear una acción sin necesidad de completar ese campo o bien podemos elegir un objeto dentro de la plataforma, aunque sea un objeto que pertenece a otra aplicación diferente donde estoy actualmente trabajando y relacionarlo con un registro de ese otro objeto.
[00:02:37.200]
Entonces, sin necesidad de abandonar la pantalla donde estoy trabajando, puedo generar una acción en un registro de otro objeto. Cuando guardamos esta acción dentro de ese registro (en ese caso una cuenta) se creó una tarea del tipo llamar.
[00:02:55.800]
Vamos a ver un ejemplo más: Otra de las acciones que tenemos disponibles, en este caso, es crear un registro nuevo. Nuevo contacto. Y cuando aparece la acción crear Nuevo contacto, vemos que tenemos todos los campos en blanco y uno solo de ellos es el obligatorio que es el apellido.
[00:03:13.800]
Si quisiéramos podríamos, porque el campo no es obligatorio, generar un contacto nuevo sin relacionarlo con ninguna cuenta. Y si fuera necesario también podemos elegir una de las cuentas que tenemos en la base de datos y además, podríamos crear una cuenta desde esta misma acción rápida.
[00:03:35.100]
Comprobamos con este ejemplo todo el tiempo que estamos ahorrando pudiendo generar un registro nuevo dentro de un objeto que pertenece, por ejemplo, a otra aplicación de la plataforma y de una manera muy rápida registramos un trabajo mientras estamos navegando en otra aplicación donde nos encontramos actualmente trabajando.
[00:03:57.800]
A modo de ejemplo, podemos señalar que en el menú de acciones globales podrían figurar opciones como: Crear un nuevo artículo de conocimiento, una tarea de proyecto, un nuevo proyecto, un pedido, una orden de trabajo, un ticket de servicio.
[00:04:16.700]
Entonces podemos generar acciones en otros objetos, en otras aplicaciones, sin abandonar la página donde estamos trabajando y además generar acciones que si fuera necesario no se relacionen con ningún registro de la plataforma.
[00:04:47.200]
Para entender la diferencia de las acciones globales con otras acciones de la plataforma que ya conocemos, vamos a recordar algunas de las acciones que ya conocemos.
[00:04:58.900]
Por ejemplo, aquí estamos en la barra de navegación en la pestaña Cuentas. Estamos en el objeto Cuentas. Dentro del objeto cuentas, estamos en un registro que se llama "cuenta Arres y López" y vamos a ver una de las acciones que ya conocemos.
[00:05:15.500]
Por ejemplo, acciones estándar de Chatter. Nosotros conocemos el publicador de Chatter con las acciones disponibles, que pueden ser hacer una publicación normal, un sondeo (que es una encuesta o una votación), hacer una pregunta en Chatter.
[00:05:32.800]
Siempre todo lo que publiquemos va a quedar relacionado con esta cuenta. Por ejemplo, si estamos en un grupo de Chatter también tenemos otra acción del publicador de Chatter que se llama Anuncio. Este es un tipo de publicación exclusivo para grupos de Chatter. Estas son las acciones estándar de Chatter.
[00:05:53.500]
Otras de las acciones que conocemos son: Acciones rápidas de objeto y estas son acciones que cuando las ejecutamos quedan en el contexto del objeto donde estamos trabajando.
[00:06:06.200]
En este caso, dijimos que estamos en el objeto Cuentas, adentro de un registro, es decir, trabajando dentro de una cuenta y algunas de las acciones rápidas que encontramos están en estos botones y por ejemplo, podemos modificar, eliminar el registro (está siempre relacionado con este registro).
[00:06:26.500]
En el caso de que usemos el botón Crear un contacto, nuevo contacto cuando creamos este registro contacto vemos en el campo nombre de la cuenta que queda relacionado con esta cuenta donde estoy trabajando, es decir, me crea un nuevo registro en el contexto del objeto donde estoy trabajando y me lo relaciona automáticamente con el registro donde estoy trabajando.
[00:06:50.700]
Puedo eliminarlo y elegir otro registro si fuera necesario, pero la funcionalidad es justamente que las acciones rápidas de objeto me relacionen la tarea que estoy realizando con el objeto donde estoy trabajando.
[00:07:06.900]
Otras de las acciones rápidas que conocemos, de objeto, es por ejemplo, crear una nueva tarea. Las encontramos en estas pestañas de actividades. Si yo voy a crear una nueva tarea también vemos que, automáticamente, en el contexto de este objeto, me lo relaciona con una cuenta y es esta cuenta en la que estoy trabajando.
[00:07:26.800]
También la podría cambiar si fuera necesario, pero me está ahorrando tiempo relacionando, automáticamente, esta tarea con el registro. Lo mismo si registro una llamada y también si registro un nuevo evento o si envío un correo electrónico. Este es el beneficio que tienen las acciones rápidas de objeto.
[00:07:48.700]
¿Cuál es la diferencia con las acciones globales? Yo puedo presionar este botón esté donde esté en la plataforma, no necesito ir hasta un objeto determinado para crear una nueva acción que quede relacionada con ese objeto, porque si yo aquí quiero crear un nuevo evento, desde las acciones globales vemos que se abre una ventana con todos los campos en blanco para que yo pueda crear un nuevo evento y relacionarlo con el objeto que yo necesite.
[00:08:19.900]
Y luego una vez que seleccione el objeto también puedo relacionarlo con un registro dentro de ese objeto o también puedo, en este mismo momento, crear un registro dentro de ese objeto. Es decir, yo puedo ejecutar esta acción independientemente de donde yo esté trabajando y generarla dentro del objeto que yo necesite.
[00:08:42.400]
También puedo dejar el campo en blanco y no relacionarlo con ningún objeto.
[00:08:46.000]
Vamos a ver otra de las acciones globales para dar un ejemplo. Crear una nueva tarea. De igual forma me permite elegir un objeto y dentro del objeto seleccionado, o efectuar una búsqueda de algún registro o crear, por ejemplo, un nuevo registro dentro de ese objeto.
[00:09:02.600]
Y como siempre, también me permite crear una nueva tarea (como es este caso) sin relacionarla con algún objeto de la plataforma.
[00:09:09.900]
Para ver un ejemplo más, vamos a ver la acción Nuevo contacto. Puedo crear un contacto esté en donde esté en la plataforma, en cualquiera de las aplicaciones y vemos que todos los campos de este contacto están en blanco, el único obligatorio es el apellido.
[00:09:28.400]
Luego, si yo necesito, lo relaciono con una cuenta o puedo dejar también el campo en blanco y puedo crear un registro completando nada más que los campos obligatorios.
[00:09:41.500]
Entonces, acciones globales las accedo desde cualquier sector de la plataforma donde me encuentre, sin la necesidad de relacionarlo con una aplicación o un objeto de la plataforma, pero con la posibilidad de relacionarlo, es decir, yo estoy en EGA Futura 365, trabajando en el objeto Cuentas y puedo crear, por ejemplo, un nuevo proyecto (que eso ya es de EGA Futura Project, que es otra aplicación).
[00:10:12.700]
Y para dar un ejemplo puedo decir otras acciones globales que podrían figurar en este menú, como por ejemplo, crear una nueva orden de trabajo, un ticket de servicio, un proyecto nuevo, un contrato nuevo, un activo.
[00:10:27.600]
Y vemos que son todas acciones que se van a realizar dentro de otras aplicaciones de la plataforma, pero yo las puedo generar desde cualquiera de los objetos donde yo esté trabajando.
[00:10:40.300]
Con lo cual hemos conseguido ahorrar muchísimo tiempo, evitar tener una lista de pendientes y poder ejecutar una acción desde todos los lugares de la plataforma desde el lugar tan simple desde la interfaz de usuario que es el botón Acciones globales.
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En este vídeo vamos a aprender qué son las acciones globales.
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Acciones globales es una funcionalidad de la Plataforma EGA Futura que nos permite crear un tipo de acciones rápidas.
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El botón de acciones globales lo encontramos en el ángulo superior derecho de la interfaz de usuario, en todas las aplicaciones, en cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos trabajando.
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Este botón tiene un signo más y cuando lo presionamos se despliega el menú de acciones globales que tenemos disponibles. Esta cantidad de acciones puede variar según la necesidad de cada compañía.
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Cuando creamos acciones desde el menú de acciones globales, éstas tienen una particularidad: Al generarlas (por ejemplo, vamos a abrir un nuevo evento) al generar una acción global el campo Relacionado con aparece en blanco, es decir, podemos crear una acción rápida sin que se relacione de manera automática con el objeto donde me encuentro trabajando, que es lo que ocurre habitualmente cuando generamos una acción desde adentro de un registro.
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Vamos a ver el ejemplo: En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Activos, dentro del objeto Activos fijos y en Activos fijos estamos trabajando dentro de un registro de uno de los activos.
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Si yo quiero generar una acción desde este registro, por ejemplo, las acciones estándar de Chatter como es una publicación, un sondeo o una pregunta o una de las actividades que son acciones rápidas dentro del registro (como por ejemplo, un nuevo evento) automáticamente viene relacionado con el registro donde estoy trabajando en el contexto del objeto donde me encuentro.
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Y así con cada una de las acciones que voy generando van a aparecer automáticamente relacionadas con el objeto donde estoy trabajando.
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Como veíamos, si generamos una acción global en este caso, el campo Relacionado con está en blanco y podemos hacer dos cosas: Crear una acción sin necesidad de completar ese campo o bien podemos elegir un objeto dentro de la plataforma, aunque sea un objeto que pertenece a otra aplicación diferente donde estoy actualmente trabajando y relacionarlo con un registro de ese otro objeto.
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Entonces, sin necesidad de abandonar la pantalla donde estoy trabajando, puedo generar una acción en un registro de otro objeto. Cuando guardamos esta acción dentro de ese registro (en ese caso una cuenta) se creó una tarea del tipo llamar.
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Vamos a ver un ejemplo más: Otra de las acciones que tenemos disponibles, en este caso, es crear un registro nuevo. Nuevo contacto. Y cuando aparece la acción crear Nuevo contacto, vemos que tenemos todos los campos en blanco y uno solo de ellos es el obligatorio que es el apellido.
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Si quisiéramos podríamos, porque el campo no es obligatorio, generar un contacto nuevo sin relacionarlo con ninguna cuenta. Y si fuera necesario también podemos elegir una de las cuentas que tenemos en la base de datos y además, podríamos crear una cuenta desde esta misma acción rápida.
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Comprobamos con este ejemplo todo el tiempo que estamos ahorrando pudiendo generar un registro nuevo dentro de un objeto que pertenece, por ejemplo, a otra aplicación de la plataforma y de una manera muy rápida registramos un trabajo mientras estamos navegando en otra aplicación donde nos encontramos actualmente trabajando.
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A modo de ejemplo, podemos señalar que en el menú de acciones globales podrían figurar opciones como: Crear un nuevo artículo de conocimiento, una tarea de proyecto, un nuevo proyecto, un pedido, una orden de trabajo, un ticket de servicio.
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Entonces podemos generar acciones en otros objetos, en otras aplicaciones, sin abandonar la página donde estamos trabajando y además generar acciones que si fuera necesario no se relacionen con ningún registro de la plataforma.
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Para entender la diferencia de las acciones globales con otras acciones de la plataforma que ya conocemos, vamos a recordar algunas de las acciones que ya conocemos.
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Por ejemplo, aquí estamos en la barra de navegación en la pestaña Cuentas. Estamos en el objeto Cuentas. Dentro del objeto cuentas, estamos en un registro que se llama "cuenta Arres y López" y vamos a ver una de las acciones que ya conocemos.
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Por ejemplo, acciones estándar de Chatter. Nosotros conocemos el publicador de Chatter con las acciones disponibles, que pueden ser hacer una publicación normal, un sondeo (que es una encuesta o una votación), hacer una pregunta en Chatter.
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Siempre todo lo que publiquemos va a quedar relacionado con esta cuenta. Por ejemplo, si estamos en un grupo de Chatter también tenemos otra acción del publicador de Chatter que se llama Anuncio. Este es un tipo de publicación exclusivo para grupos de Chatter. Estas son las acciones estándar de Chatter.
[00:05:53.500]
Otras de las acciones que conocemos son: Acciones rápidas de objeto y estas son acciones que cuando las ejecutamos quedan en el contexto del objeto donde estamos trabajando.
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En este caso, dijimos que estamos en el objeto Cuentas, adentro de un registro, es decir, trabajando dentro de una cuenta y algunas de las acciones rápidas que encontramos están en estos botones y por ejemplo, podemos modificar, eliminar el registro (está siempre relacionado con este registro).
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En el caso de que usemos el botón Crear un contacto, nuevo contacto cuando creamos este registro contacto vemos en el campo nombre de la cuenta que queda relacionado con esta cuenta donde estoy trabajando, es decir, me crea un nuevo registro en el contexto del objeto donde estoy trabajando y me lo relaciona automáticamente con el registro donde estoy trabajando.
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Puedo eliminarlo y elegir otro registro si fuera necesario, pero la funcionalidad es justamente que las acciones rápidas de objeto me relacionen la tarea que estoy realizando con el objeto donde estoy trabajando.
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Otras de las acciones rápidas que conocemos, de objeto, es por ejemplo, crear una nueva tarea. Las encontramos en estas pestañas de actividades. Si yo voy a crear una nueva tarea también vemos que, automáticamente, en el contexto de este objeto, me lo relaciona con una cuenta y es esta cuenta en la que estoy trabajando.
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También la podría cambiar si fuera necesario, pero me está ahorrando tiempo relacionando, automáticamente, esta tarea con el registro. Lo mismo si registro una llamada y también si registro un nuevo evento o si envío un correo electrónico. Este es el beneficio que tienen las acciones rápidas de objeto.
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¿Cuál es la diferencia con las acciones globales? Yo puedo presionar este botón esté donde esté en la plataforma, no necesito ir hasta un objeto determinado para crear una nueva acción que quede relacionada con ese objeto, porque si yo aquí quiero crear un nuevo evento, desde las acciones globales vemos que se abre una ventana con todos los campos en blanco para que yo pueda crear un nuevo evento y relacionarlo con el objeto que yo necesite.
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Y luego una vez que seleccione el objeto también puedo relacionarlo con un registro dentro de ese objeto o también puedo, en este mismo momento, crear un registro dentro de ese objeto. Es decir, yo puedo ejecutar esta acción independientemente de donde yo esté trabajando y generarla dentro del objeto que yo necesite.
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También puedo dejar el campo en blanco y no relacionarlo con ningún objeto.
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Vamos a ver otra de las acciones globales para dar un ejemplo. Crear una nueva tarea. De igual forma me permite elegir un objeto y dentro del objeto seleccionado, o efectuar una búsqueda de algún registro o crear, por ejemplo, un nuevo registro dentro de ese objeto.
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Y como siempre, también me permite crear una nueva tarea (como es este caso) sin relacionarla con algún objeto de la plataforma.
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Para ver un ejemplo más, vamos a ver la acción Nuevo contacto. Puedo crear un contacto esté en donde esté en la plataforma, en cualquiera de las aplicaciones y vemos que todos los campos de este contacto están en blanco, el único obligatorio es el apellido.
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Luego, si yo necesito, lo relaciono con una cuenta o puedo dejar también el campo en blanco y puedo crear un registro completando nada más que los campos obligatorios.
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Entonces, acciones globales las accedo desde cualquier sector de la plataforma donde me encuentre, sin la necesidad de relacionarlo con una aplicación o un objeto de la plataforma, pero con la posibilidad de relacionarlo, es decir, yo estoy en EGA Futura 365, trabajando en el objeto Cuentas y puedo crear, por ejemplo, un nuevo proyecto (que eso ya es de EGA Futura Project, que es otra aplicación).
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Y para dar un ejemplo puedo decir otras acciones globales que podrían figurar en este menú, como por ejemplo, crear una nueva orden de trabajo, un ticket de servicio, un proyecto nuevo, un contrato nuevo, un activo.
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Y vemos que son todas acciones que se van a realizar dentro de otras aplicaciones de la plataforma, pero yo las puedo generar desde cualquiera de los objetos donde yo esté trabajando.
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Con lo cual hemos conseguido ahorrar muchísimo tiempo, evitar tener una lista de pendientes y poder ejecutar una acción desde todos los lugares de la plataforma desde el lugar tan simple desde la interfaz de usuario que es el botón Acciones globales.