Cotización (Presupuesto comercial)

El Presupuesto comercial resulta de gran utilidad cuando el precio de los productos o servicios ofrecidos presentan variaciones continuas o no son precios fijos. 

De modo que este documento se asemeja a una factura, pero no tiene ninguna validez comercial. Sólo busca reflejar cuál será el monto a cobrar por la empresa. 

Cuando se emite un Presupuesto comercial, se indica el tiempo de validez del mismo. Todo dependerá de factores como la inflación o el tipo de cambio, entre otros.

Antes de concretar una compra cualquier cliente puede solicitar un Presupuesto comercial. De esa forma puede escoger la empresa que le brinda lo mejor o la que cubre sus necesidades. Al Presupuesto comercial se lo conoce también como cotización.

Importancia de un Presupuesto comercial

Los elementos que hacen importante a este documento son:

• Permite acercarse y conocer las necesidades de los diferentes clientes. De esa forma la oferta se ajusta a lo que quiere cada uno.
• Son documentos que brindan información precisa. Le indican al cliente cuánto tendrá que pagar si decide realizar la transacción. 
• Permiten definir los costos cuando el servicio se adapta a cada cliente y en función de la situación. O también cuando se quieren negociar grandes cantidades de mercancías.

De modo que, como ya se puede entender, el Presupuesto comercial debe mostrar con detalles lo que la empresa está ofertando.

Dicha oferta debe incluir detalles de los montos a cobrar, e incluso, de los impuestos que generaría la negociación. Pero siempre debe flexible para ajustarse al cliente.

Procedimiento a seguir con un Presupuesto comercial

Una vez que se han conocido las necesidades del cliente, se elabora el Presupuesto comercial. Éste debe contener todos los detalles del negocio. 

En caso de que el cliente acepte la oferta que realiza la empresa, entonces se da paso a una compra/venta, un contrato en el que ambas partes se comprometen.

Por esta razón, el Presupuesto debe indicar todas las condiciones de la transacción con la mayor claridad y precisión.

Dependiendo del establecimiento jurídico en cada país, el Presupuesto podría adquirir legalidad una vez firmado por ambas partes. Ello como prueba de que se comprometen a concretar la operación comercial.

Qué debe contener un Presupuesto comercial?

De manera general, se puede decir que un Presupuesto comercial debe contener un encabezado, una descripción y un cierre:

• El encabezado brinda información de la empresa, el cliente, tiempo y lugar, o datos de contacto.
• La descripción presenta todos los detalles de la oferta, con indicación de precios, impuestos, o posibles descuentos.
• El cierre da cuenta de las condiciones y plazos que acuerdan la empresa y el cliente para ante el posible cierre de la negociación. 

No debe olvidarse que un Presupuesto comercial nunca sustituye a una factura, ni puede ser considerado como tal.

Podría emplearse una factura proforma como una especie de Presupuesto. Sin embargo, la factura proforma es sólo un modelo que refleja cómo se vería la factura final. 

De ahí que la factura proforma no tenga validez legal, ni incluye las condiciones de la negociación.

Sólo la factura legal u ordinaria tendrá efecto o será válida ante el ente fiscal o tributario.