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Cuando necesitamos enviar un mismo correo electrónico a un grupo de contactos y queremos que cada uno de los destinatarios reciba un correo electrónico individual y personalizado, lo que tenemos que utilizar es la funcionalidad Enviar correo electrónico de lista. En este tutorial vamos a aprender cómo se envía un email de lista.

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Para crear un email de lista, lo primero que tenemos que hacer es navegar a una vista de lista de contactos. En pantalla vemos que estamos en el objeto Contactos y a continuación vamos a elegir una vista de lista.

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Una vez que seleccionamos la vista de lista que tenemos preparada con los filtros que nos permiten agrupar a los contactos que queremos incluir en este envío de correo grupal, seleccionamos esa vista de lista y desde  la vista de tabla de contactos vamos a seleccionar la casilla de verificación que nos permite seleccionar la totalidad de contactos de esta lista.

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Es la casilla que figura en el sector superior de la lista de contactos. Automáticamente quedan todos los contactos seleccionados. Si fuera necesario, podemos seleccionar alguna de las casillas y deshabilitarlas en el caso de que quisiéramos dejar afuera de este envío alguno de los registros.

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Una vez que seleccionamos todos los contactos que van a ser incluidos en este envío de correo electrónico grupal, vamos a presionar el botón Enviar correo electrónico de lista que encontramos en la barra de acciones de la vista de lista de contactos.

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Una vez que presionamos el botón se abre la ventana que nos permite editar el correo electrónico que vamos a enviar a todo este grupo de contactos. En el campo destinatarios vemos indicado un grupo de contactos que fueron los que han sido seleccionados para este envío de correo.

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También se pueden agregar otras listas de lista de contactos para el mismo envío de email de lista. Para esto se debe escribir el nombre de la vista de lista en dicho campo. Sólo por dar un ejemplo, voy a escribir el nombre de una lista de lista y van a aparecer las sugerencias de las vistas de lista que contengan los caracteres que yo escribí en el campo destinatario y puedo seleccionarla para incluir también a otro grupo de contactos en este mismo envío de este correo electrónico.

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A continuación encontramos el campo Asunto del correo electrónico y luego el campo Contenido. En estos campos podemos tipear en este momento el contenido del correo electrónico que quiero enviar a todos este grupo de personas o puedo utilizar una plantilla o template que fue redactado con anticipación y que se usa frecuentemente y por eso fue guardado como un modelo, como una plantilla, para que lo pueda usar cualquier usuario de la plataforma sin tener que volver a escribirlo cada vez que necesita hacer ese envío.

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Las plantillas vienen con el asunto y el contenido redactados. Para elegir una plantilla presionamos el botón Insertar plantilla de correo electrónico. El menú que se despliega nos permite abrir una ventana donde se muestran las plantillas disponibles, elegir alguna de las plantillas que utilizamos recientemente o escribir un contenido para este correo electrónico y guardarlo como una nueva plantilla.

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Vamos a usar una de las plantillas que usamos recientemente. Lo que vemos al ingresar esta plantilla usada recientemente es que se completó el asunto, se completó el contenido del email y vemos ciertas etiquetas que son estas palabras que están encerradas entre llaves, que se llaman campos de combinación. Son etiquetas de código que lo que hacen es traer datos de la base de datos de aquellos campos que tienen este nombre.

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El contenido de este correo electrónico, a pesar de que estamos usando una plantilla, puede ser editado o modificado si fuera necesario y también se pueden agregar archivos adjuntos presionando este botón que permite adjuntar un archivo, sabiendo que los destinatarios, cuando reciban el correo electrónico, van a ver un link que los va a dirigir a una página donde podrán visualizar o descargar el archivo que estemos adjuntando a este email. No recibirá un archivo adjunto, sino que recibirán un correo electrónico con un link.

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Luego cuando finalizamos de editar el contenido del correo electrónico que vamos a mandar a la lista de contactos, vamos a la pestaña Revisar. En la pestaña revisar lo que vamos a encontrar es una columna donde figura la lista de destinatarios que van a recibir este correo electrónico y lo que vamos a hacer es recorrer toda esta lista dándole clic a cada uno de los nombres de los contactos para verificar que el contenido que podemos apreciar en el sector derecho de la ventana se está aplicando correctamente y los campos de combinación están siendo reemplazados por los datos correctos que figuran en cada uno de los registros de los contactos.

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En el caso de necesitar realizar alguna modificación al contenido que estoy visualizando simplemente tengo que volver a la pestaña contenido, realizar la modificación que sea necesario y simplemente volver a la pestaña revisar para verificar, antes de realizar el envío, que cada uno de los contactos van a recibir el correo electrónico de la forma que yo tengo planificado.

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Entonces vamos al siguiente contacto, vemos cómo aparece su nombre y se reemplazaron los datos de la firma con mis datos de usuario y si seguimos recorriendo la lista de contactos vamos a ver que cada uno de los correos electrónicos aparece totalmente personalizado para cada uno de los contactos.

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Una vez que finalizamos la revisión, vamos al sector inferior de la ventana de edición de correo electrónico de lista y vamos a encontrar algunos botones, entre los cuales vemos el botón Eliminar (que nos permite eliminar el envío completo. Todo lo que hemos realizado lo podemos eliminar en este momento), el botón Guardar como borrador (que nos permite conservar el trabajo tal cual como lo estamos dejando en este momento para luego poder retomar en otro momento y finalizar el envío de este correo electrónico a todo el grupo de contactos con la posibilidad de agregarle modificaciones en los destinatarios, en el asunto, en el contenido).

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Y también encontramos los botones Enviar (que permite realizar el envío en este mismo momento) o Enviar más tarde (que permite programar el envío para un día y hora determinados). En el caso de elegir Enviar más tarde aparece la ventana para seleccionar fecha y hora de ese envío que se hará en forma automática y esto es de suma utilidad porque si yo me encuentro trabajando un viernes a la tarde no es muy apropiado realizar un envío de correo electrónico un viernes a la tarde.

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Sabemos que todo el mundo cierra su semana y es preferible que reciban el correo electrónico el lunes a la mañana cuando vuelven a iniciar la semana y de esta forma evitamos que si un correo le enviamos un viernes quede acumulado con cualquier otro correo que se fue mandando, quizás en el fin de semana y se pierda el protagonismo que nosotros queremos para el envío que estamos haciéndole en forma personal a cada uno de los contactos.

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Presionamos el botón Guardar. Vemos que queda asentada la indicación que establecimos para este envío automático y ahora sí presionamos el botón Enviar más tarde este envío que hemos dejado programado.

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Para aprender mucho más sobre envío de correos electrónicos, plantillas de correos electrónicos, cuentas y contactos los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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