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La funcionalidad de suscripciones a informes y paneles en EGA Futura ofrece a los usuarios la posibilidad de recibir información actualizada directamente en tu bandeja de entrada de correo electrónico
Sin necesidad de acceder manualmente cada vez que deseen consultar datos clave
Esto resulta especialmente valioso para la toma de decisiones rápidas y eficientes, ya que la información se “empuja” hacia el usuario, en lugar de requerir que este la “extraiga”.
Una suscripción es una forma de programar la entrega automática y periódica de datos almacenados en la plataforma.
Los informes son listados o tablas con datos detallados (por ejemplo, informes de gastos, compras, facturas de compra, órdenes de compra, cuentas, contactos o tickets de servicio) que se actualizan a medida que se generan nuevos registros o se modifican existentes.
Los paneles (dashboards) son representaciones gráficas y resumidas de múltiples métricas o indicadores, que pueden incluir gráficos circulares, barras, líneas, indicadores numéricos, entre otros.
Son muchas las razones por las cuales es recomendable utilizar suscripciones. Y a continuación detallamos las principales.
Permite a los usuarios mantenerse informados sin necesidad de ingresar a EGA Futura.
Por ejemplo, un gerente de compras puede suscribirse a un informe que muestre el total de órdenes de compra aprobadas durante la semana y recibirlo cada viernes, lo que agiliza su trabajo y la toma de decisiones.
Las suscripciones ayudan a no perder de vista la información relevante. Por ejemplo, un responsable de finanzas podría recibir diariamente un panel con el estado de las facturas de compra pendientes de pago, asegurando que ninguna se pase por alto.
Se puede configurar cada suscripción con la periodicidad que se requiera: diaria, semanal, mensual o incluso según ocurran ciertos eventos (en la medida en que las opciones de la plataforma lo permitan). De esta manera, un agente de servicio al cliente podría recibir un reporte semanal de los tickets de servicio que quedaron sin resolver en los últimos 7 días.
En lugar de consultar múltiples informes manualmente, las suscripciones permiten obtener un solo panel que consolide información de varios objetos. Por ejemplo, un panel único puede mostrar el número de órdenes de compra generadas, el importe total de las facturas de compra pagadas y el número de cuentas nuevas creadas, todo actualizado y notificado automáticamente.
Sin las suscripciones, los usuarios tendrían que ingresar constantemente a EGA Futura, filtrar y ejecutar informes manualmente.
Con las suscripciones, esa tarea repetitiva desaparece, liberando tiempo para actividades más estratégicas. Por ejemplo, un responsable de cuentas podría suscribirse a un informe que le entregue, al inicio de cada mes, la lista de las 20 cuentas con mayor volumen de compras, listo para ser analizado.
Existe un límite estándar en la cantidad de informes y paneles a los que cada usuario puede suscribirse.
Cuando se alcanzan esos límites, se deben buscar alternativas, como consolidar información o aumentar el número de licencias de usuario y luego reenviar la información internamente
Suscripciones a Informes:
Por defecto, cada usuario puede suscribirse hasta a 5 informes.
Esto significa que un solo usuario no puede superar esa cantidad de informes a los cuales ha solicitado ser notificado automáticamente por correo electrónico u otras vías disponibles.
Suscripciones a Paneles (dashboards):
Por defecto, cada usuario puede suscribirse hasta a 5 paneles. Esto limita el número de tableros visuales que el usuario recibirá de forma periódica sin necesidad de ingresar a EGA Futura para consultarlos.
Estos límites son nativos de EGA Futura y no se incrementan fácilmente desde la interfaz estándar. No existe una configuración declarativa simple para elevarlos a más de 5 informes y 5 paneles por usuario.
A nivel estándar, no hay una opción para "expandir" estos límites mediante ajustes en la configuración.
La funcionalidad de suscripción a informes y paneles en EGA Futura permite que los usuarios reciban notificaciones periódicas (generalmente por correo electrónico) con un resumen del contenido del informe o panel.
Esto evita que el usuario tenga que acceder manualmente a la aplicación para revisar los datos actualizados, facilitando la toma de decisiones más informadas y oportunas, ya que la información llega "empujada" en lugar de tener que ser "extraída" manualmente.
La suscripción cumple con los siguientes objetivos:
Estas son algunas de las recomendaciones que te sugerimos implementar.
Suscribirse solo a aquellos que realmente son necesarios y aportan valor. Evitar la sobrecarga de notificaciones para no generar ruido.
En lugar de suscribirse a múltiples informes separados, se recomienda consolidar la información en informes conjuntos o resumidos, reduciendo la cantidad total de suscripciones.
Un solo dashboard puede mostrar múltiples métricas o informes subyacentes. Esto permite tener una visión más global sin suscribirse a varios paneles por separado.
Realizar revisiones trimestrales o semestrales de las suscripciones para darse de baja de aquellas que ya no resultan relevantes.
Dado que EGA Futura no ofrece una configuración declarativa simple para aumentar el número máximo de suscripciones a informes y paneles, se pueden considerar las siguientes soluciones creativas
Crear informes que agrupen múltiples conjuntos de datos en uno solo (por ejemplo, informes combinados).
Añadir filtros dinámicos para que el mismo informe sirva para varios propósitos, reduciendo así el número total de suscripciones necesarias.
En lugar de tener varios paneles individuales, crear paneles más completos con múltiples componentes. Un dashboard bien estructurado puede reemplazar varios dashboards separados.
Un informe maestro que contenga las métricas más relevantes y se actualice con la frecuencia necesaria, reduciendo así la necesidad de suscribir múltiples informes secundarios.
Como último recurso, se pueden comprar licencias de usuario adicionales en EGA Futura, asignar esas licencias a usuarios "ficticios" o secundarios, suscribirlos a más informes y paneles, y luego reenviar esos correos electrónicos a la persona que realmente necesita la información.
Si bien puede no ser la solución más elegante, es un workaround posible para sortear la limitación técnica
De esta forma, se optimiza el uso de suscripciones y se asegura que la información crítica llegue oportunamente a los usuarios adecuados en EGA Futura.
