Una vez que la Orden de compra está en manos de la empresa, ésta procede a preparar el pedido. Y el cliente debe mantener la copia como constancia de la solicitud que realizó.
Si la empresa acepta la Orden de compra queda automáticamente entendido que se ha cerrado el acuerdo entre las partes.
Características de una Orden de compra
Se puede caracterizar a una Orden de compra de la siguiente manera:
- Sirve al cliente para conocer la magnitud del gasto, y a la empresa le es útil para preparar anticipadamente el pedido.
- Consiste en una especie de previo acuerdo en el que se plantean condiciones.
- Una vez que la empresa lo acepta se llevan a término las condiciones y plazos indicados.
- No es un documento que pueda ser utilizado como una factura. La factura se elabora una vez preparado el pedido.
- Tiene un original y una copia.
Si el emisor de la Orden de compra cancela la misma, se da por terminada la negociación. Todo dependerá de las condiciones y el despacho de la mercancía.
De parte de la empresa, se podría negar la solicitud de presentarse un aumento de precios o no tener existencias.
Importancia de una Orden de compra
La utilidad de la Orden de compra se basa en diferentes elementos. Entre ellos están:
- Brinda seguridad, toda vez que empresa y cliente quedan protegidos en caso de que alguno no pueda cumplir.
- Además, brinda garantía sobre el precio, cantidad de existencias, forma de pago y entrega.
- Permite optimizar el inventario y mantener un nivel adecuado de existencias, además llevar un control eficaz de las finanzas.
- Permite al cliente asegurar su aprovisionamiento sin que se vea interrumpida su actividad productiva.
- Garantiza envíos de mercancía mucho más rápidos y a tiempo.
- Brinda información a la empresa sobre su posicionamiento y la preferencia de los clientes ante la competencia.
- Brinda seguridad a la empresa sobre generación de ingresos de manera regular y así establecer proyecciones.
Cuando se tienen clientes regulares se abren oportunidades financieras. Entre ellas se puede destacar la apertura de una línea de crédito para el cliente.
De esa manera, la empresa asegura despachos de grandes cantidades de mercancías o productos con facilidades de pago que pueden generar intereses.
Qué debe contener una Orden de compra?
Los elementos que debe contener este documento son:
- Indicación del lugar y la fecha en que se emite la Orden de compra.
- Indicar que se trata de una Orden de compra y mostrar el respectivo número correlativo de Orden.
- Datos del cliente que incluyan el nombre y la dirección para el despacho.
- Datos de la empresa que proveerá los productos.
- Identificación de los productos, cantidad y precio de las mismos. Si es necesario se incluye una descripción.
- Condiciones, forma de pago y detalles de la entrega.
- Monto total del pedido.
Firma de la autoridad responsable por parte del cliente.
