Un recibo de pago no es una factura, ni sirve como reemplazo de ésta.
Cuando se extiende un recibo de pago se hace por duplicado. De manera que quien realiza el pago se queda con el original, y quien lo recibe con una copia. Esto evita que se pueda alterar el monto de la operación.
En la actualidad, gracias al software de facturación, es posible realizar recibos digitales. Aunque también pueden ser escaneados para conservar copia electrónica.
Diferencias entre un recibo de pago y una factura
Puede pensarse que el recibo de pago y la factura son lo mismo, sin embargo, son esencialmente diferentes. Las razones son las siguientes:
- En el caso de la prestación de servicios, la factura se emite antes de recibir el pago, y el recibo se extiende después.
- Los recibos de pago no se pueden emplear con motivos fiscales para la declaración y pago de impuestos, mientras que las facturas sí. El recibo no deja constancia de los impuestos pagados (como el IVA).
La posibilidad de utilizar el recibo de pago como factura y realizar el pago de impuestos puede depender de la legislación en cada país.
El recibo de pago es, por tanto, la prueba de un pago realizado y la recepción del mismo por parte de la empresa.
Datos de un recibo de pago
No existen criterios únicos para la elaboración de un recibo de pago. La regulación mercantil o contable sobre su elaboración puede variar según el país.
Sin embargo, como mínimo deben contener:
- Decir en la parte superior y de manera muy legible recibo.
- Datos de la empresa.
- Fecha de recepción del pago y número de recibo.
- Indicar el monto o importe pagado y cualquier remanente en caso de que no se haya cancelado la totalidad.
- Nombre de la persona que ha realizado el pago.
- Declaración de la persona que recibe el pago de estar conforme.
- Indicación de qué es lo que se ha pagado.
Estos datos permiten evitar posibles confusiones con un préstamo u otro tipo de transacción comercial.
Es posible encontrar varios tipos de recibos de pago, según el concepto de la operación. Entre éstos es posible encontrar el recibo de alquileres o también de haberes.
Proceso de emisión de un recibo de pago
Es muy sencillo el proceso de emisión de un recibo de pago. De manera general se realiza de la siguiente manera:
- Se concreta una transacción o intercambio comercial o la prestación de un servicio. Con ello se emite una factura, que puede ser periódicamente.
- Al término del periodo o concretado el servicio el cliente realiza el pago.
- La empresa emite un recibo de pago con indicación del concepto de pago.
Las empresas deberán disponer de talonarios de recibos apropiadamente numerados.
