Cuando se paga por la compra de una mercancía de contado, no existe ninguna necesidad de indicar el Vencimiento de una factura.
En los servicios como la telefonía, electricidad, Internet o cualquier otro servicio público, es necesario indicar cuándo vence el plazo para pagar.
Es indispensable contar con una plantilla de factura que contenga la fecha de Vencimiento de la deuda, además de la fecha de emisión de la factura.
También es importante establecer el vencimiento para el pago de préstamos o cuotas de alquileres y en los cheques, entre otros documentos.
Justificación del vencimiento
La existencia del vencimiento puede deberse a varias razones entre las que encontramos las siguientes:
- La inflación, puesto que en sistemas monetarios con poca estabilidad económica la inflación crear problemas. Esto se produce cuando el dinero recibido a la hora de percibir lo adeudado ya no vale tanto como al momento de emisión de la factura.
- El condicionamiento contable de cumplir con los plazos establecidos en las leyes y normativas.
- Es necesario para determinar estado financiero o económico de una empresa. Cuando se tienen muchas deudas por cobrar se puede ver afectado el normal funcionamiento de la compañía.
- En materia tributaria también es importante pues el IVA genera una obligación de pago para la empresa, aunque no haya cobrado la deuda.
- Es de suma utilidad para la empresa o acreedor porque le permite determinar cuándo efectuar un reclamo o actuar judicialmente.
Obligaciones de pago por el Vencimiento
Los problemas más frecuentes se presentan al alcanzar la fecha en que vence la factura. Téngase en cuenta lo siguiente:
- Hasta que el plazo de Vencimiento de la factura no se haya alcanzado, no se generará el derecho del acreedor para realizar algún reclamo.
- Una vez vencido el plazo, el acreedor puede emitir uno o más recordatorios de pago de la deuda. No existe normativa referente a los recordatorios, pero pueden ser hasta tres.
- Si alcanzada la fecha de vencimiento aún existiera la situación de impago, ambas partes podrán renegociar la deuda si se ponen de acuerdo. Establecerán nuevas condiciones, incluyendo los intereses por mora.
- Agotado este recurso, el acreedor podrá exigir el pago ante los tribunales competentes de su localidad. Pero lo mejor es siempre llegar a un acuerdo.
Control del Vencimiento
El software especializado para los procesos contables y de facturación es la mejor alternativa para llevar un control eficiente del vencimiento de facturas.
Recibir alertas en el sistema o extender recordatorios de manera automática a los clientes son algunas de las posibilidades básicas que brinda un software de gestión de cuentas por cobrar.
El seguimiento del cobro de deudas se simplificará usando una aplicación que genere comunicaciones automáticas.
Automatizar la gestión de deudas logrará disminuir moras e incumplimientos de pagos. También se va a aliviar el trabajo humano de perseguir al cliente para ponerse al día.
Si bien, no garantiza que el cliente pague su deuda a tiempo, implementar estos controles es una excelente decisión para evitar un desenlace judicial.
Siempre que existan los medios, lo mejor será disponer todas las facilidades posibles para que el cliente cumpla con su obligación en tiempo y forma.
