Se conoce también como plan de cuentas, plan único de cuentas o plan general de cuentas. Cada país puede establecer diferencias según sus propias leyes, pero en general, el plan debe contener lo mismo.
Finalidad del Plan general de contabilidad
Los objetivos que se buscan alcanzar con el desarrollo de este Plan son:
- Facilitar el logro de los objetivos propuestos desde el punto de vista contable.
- Presentar la mayor información posible sobre los objetivos del Plan.
- Controlar de manera eficiente los ingresos y egresos de la compañía.
- Proveer elementos que faciliten el registro de datos en las respectivas cuentas.
Requisitos del Plan general de contabilidad
Lo primero que se debe tomar en consideración es que los datos se deben presentar de forma ordenada. Ello requiere cierta flexibilidad para añadir otras cuentas a futuro.
Asimismo, debe ser claro y preciso, sin errores, para que cualquier persona puede realizar su revisión y comprenderlo.
Algunos sistemas, y en ellos debe incluirse el software especializado, disponen de un esquema que facilita el ordenamiento de los datos. De modo que pueden ser agrupados en base a sus códigos y procesados adecuadamente.
El Plan general de contabilidad requiere de ciertos criterios para su elaboración:
- Debe ser integral, presentando cada una de las cuentas que se requieren para registrar las actividades contables de la empresa.
- Debe ser sistemático, ajustándose a un orden específico que facilite la presentación de las cuentas según su tipo y codificación.
- Debe ser flexible, facilitando la incorporación de nuevas cuentas a futuro, o la eliminación de otras. Esto puede depender de ciertas circunstancias en la empresa.
- Debe ser claro, utilizando los términos correctos para el registro de cada cuenta sin ambigüedades.
Estructura del Plan general de contabilidad
Ante todo, para el diseño del Plan general de contabilidad hay que considerar lo siguiente:
- Tiene que presentarse desde lo más general hasta lo más específico.
- Hay que emplear un sistema de codificación que permita agrupar las cuentas según tipo o naturaleza. Este código consiste en números y/o letras que facilitarán la clasificación.
Con el objetivo de que la codificación a emplear sea la más apropiada y fácil de manejar, hay que actuar deductivamente de la siguiente manera:
- Considerar el grupo o categoría más general del Plan.
- Luego el subgrupo, que serán las subdivisiones que tendrá cada grupo de cuentas.
- Posteriormente la cuenta, que es donde registran los datos correspondientes a la actividad comercial.
- La subcuenta, cuando se presentan divisiones en una cuenta determinada.
- Y finalmente, las categorías auxiliares que se integran dentro de una subcuenta y facilitan el registro de los movimientos.
El catálogo de cuentas
En cada país, el Plan general de contabilidad indicará las cuentas que deben incluirse la contabilidad cada año.
Por lo general estas cuentas son: la de ingresos y egresos, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto, el balance de situación y la memoria.
En el caso de las empresas más pequeñas algunas de esas cuentas no serán necesarias
Ejemplo: En el Plan general contable español, el esquema de cuentas según cada grupo (ordenado) es el siguiente:
- Financiamiento.
- Activos no circulantes.
- Existencias.
- Acreedores/deudores por operación comercial.
- Cuentas financieras.
- Compras/gastos.
- Ventas/ingresos.
Normativas internacionales
Cada país se puede ajustar a una normativa internacional específica. En el caso de los Estados Unidos se trabaja según la United States General Accepted Accounting Principles (USGAAP).
En el caso de la Comunidad Europea se emplean las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Aunque la norma sobre la que se trabaja sea distinta, cada Plan contendrá en esencia lo mismo, su estructura es prácticamente invariable.
Con respecto al nombre que se le da en algunos países al Plan general de contabilidad, se tiene que:
- En Argentina, Ecuador, México se le llama Plan de cuentas. Lo mismo para Estados Unidos (Chart of accounts).
- En Chile se conoce como Manual de cuentas.
- En Colombia el nombre que lleva es Plan único de cuentas.
- Y en Perú se le conoce como Plan contable general empresarial.
