Calendario

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En este vídeo vamos a aprender qué es el calendario en la Plataforma EGA Futura.

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El calendario es un elemento que brinda una forma de realizar el seguimiento de eventos o sucesos importantes, tanto para dar un cumplimiento al trabajo de una forma ágil, como para llevar adelante negociaciones exitosas.

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Sobre el tablero también se pueden realizar ajustes. Tener un completo control visual, dinámico e interactivo de los sucesos, justo a tiempo, permite que todos los recursos y entre ellos, el más valioso, el tiempo, se han aprovechado de una manera óptima.

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El calendario principal es el que muestra todos los eventos que tiene un usuario en su propio calendario llamado Mis Eventos. Para que lo podamos visualizar vamos a desactivar todos los otros calendarios y dejamos en pantalla solamente el calendario Mis eventos.

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Allí el usuario podrá ver, crear y modificar sus eventos en una vista de día, semana o mes incluidos los eventos fuera del horario de oficina. La zona horaria del calendario se selecciona desde la configuración personal del usuario. Para abarcar eventos y fechas límites de otros sectores o compañeros de trabajo se pueden ver otros calendarios activando su visualización solamente con un clic.

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Qué tipos de calendarios puedo agregar a mi propia vista de calendario? Calendarios de colegas: Para ayudar a programar reuniones de forma eficiente también se puede consultar los calendarios de los colegas de trabajo. Vemos que al calendario mis eventos que está en color celeste le hemos agregado el calendario de la colega que figura en un color verde.

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Calendarios de objetos: Para poder realizar un seguimiento de fechas relevantes cuyo conocimiento es imprescindible para el éxito del negocio, por ejemplo, fechas de reuniones, deadlines de tareas de proyecto, vencimientos, órdenes de trabajo, tickets de servicio, vencimientos de tareas, entregas, vencimientos de facturas y cotizaciones y mucho más, es posible crear calendarios para cada una de todas esas cosas y para muchos otros objetos que tengan campo Fecha a la que necesitamos darle seguimiento.

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En este ejemplo, vemos en el color azul señalados en el calendario los eventos que son las fechas críticas relacionadas con el objeto incidentes y se visualizarán como un evento más.

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Calendarios de recursos compartidos: Vamos a activar con un solo clic los calendarios de algunos de los recursos compartidos. Para poder consultar disponibilidad o programar el uso de un recurso compartido, como una sala de conferencias o un proyector, simplemente hay que agregar el calendario de recursos a los que se visualizan y tenerlo siempre a mano para conocer rápidamente esta información.

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Y por último, vamos a visualizar como un ejemplo calendarios públicos:  Lo activamos con un clic para conocer la ocupación o disponibilidad de las áreas completas de trabajo como el departamento de marketing o el de transporte y logística. También se puede añadir cada uno de sus calendarios para que dicha información esté disponible también en un clic. Tenemos a la vista múltiples calendarios aplicados a nuestro propio calendario y para elegir uno de ellos o dejar solamente algunos, solamente hay que seleccionar los que se quieren visualizar o dejar de ver activando o desactivando cada uno simplemente con un clic.

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Ese es un muy buen momento para recordar que para poder aprender cómo se usa toda esta funcionalidad que estamos conociendo hoy simplemente hay que visitar el lugar donde se encuentran todos nuestros tutoriales: EGFutura.com/tutoriales

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Vamos a explorar las opciones de navegación en el calendario. Cada una de las zonas coloreadas que vemos en esta vista de rejilla son eventos. Hay múltiples lugares en la plataforma desde donde se pueden crear estos eventos, como por ejemplo, en las barras de acciones de productividad, esas que encontramos dentro de los registros que permiten crear eventos, tareas, llamadas o correos electrónicos.

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Cada vez que creamos un evento desde aquí, el mismo evento se ordena en la cronología de actividad del registro y también en el calendario. También podemos crear eventos desde las acciones rápidas que se despliegan cuando presionamos el menú con el signo más (+) desde cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos.

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Y en cada otro lugar de la plataforma donde se nos permita crear un evento, éste vendrá a ordenarse sobre este calendario. También podemos crear eventos desde el propio calendario. Dando clic sobre el día y hora preferidos se abre una ventana para crear un nuevo evento.

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Desde el botón nuevo evento también podemos crear un evento para alguno de todos estos calendarios y desde el menú de acciones de algunos calendarios podemos agregar nuevos eventos a los calendarios.

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Una vez creado el evento también se puede pinchar y arrastrar la tarjeta para reubicarlo en otro día horario si fuera necesario. Al sobrevolar eventos ubicados en el calendario aparece una tarjeta que muestra los campos de relevancia de cada evento.

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Los eventos de un mismo día con horario de inicio y fin se ubican abarcando la franja correspondiente. Los eventos que duran todo el día se encuentran en el borde superior de la columna del día al que pertenece.

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Vamos a conocer algunas posibilidades de navegación del calendario, veamos los botones flechas, semana anterior, semana siguiente, botón Hoy, que me permite retornar al día de la fecha si estoy navegando en un día distinto, el botón Actualizar, el botón Formato de calendario, que nos permite elegir la forma de visualizar el calendario ,como vista de rejilla por día, semana o mes. Una vista de disponibilidad de recursos compartidos que muestra un solo día en pantalla para poder conocer la ocupación y disponibilidad de cada uno de los recursos y personas que vemos en las columnas a cada hora del día.

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Luego, la vista de tabla permite visualizar los eventos en forma de lista con múltiples listas disponibles y otras que se pueden crear para ordenar los eventos aplicando diversos filtros y preferencias como a todas las vistas de lista.

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Por último, el botón de apertura y cierre del panel lateral, habilita la sección que contiene el almanaque interactivo que permite viajar al día, mes y año que sea necesario, al sector Mis calendarios, dónde se encuentran el calendario de Mis eventos y mis calendarios de objetos que yo haya creado y desde el menú controles del sector de Mis calendarios es posible crear calendarios para objetos y el sector Otros calendarios que agrupa calendarios de colegas, calendarios públicos y calendarios de recursos compartidos y desde el menú controles del sector de Otros calendarios es posible agregar calendarios de colegas, públicos y de recursos compartidos.

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Por último, también hay opciones de personalización. Cada usuario puede personalizar sus calendarios mediante múltiples opciones, activar o desactivar la vista de los eventos de ese calendario, seleccionar la vista de ese único calendario, modificar y eliminar los calendarios que se han creado, asignar un color particular para cada uno de los calendarios y agregar eventos a calendarios de colegas y a calendarios públicos.

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Si te quedaste con ganas de aprender mucho más sobre eventos y calendarios te invito a que participes de nuestras capacitaciones visitando EGAFutura.com/vivo

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