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Los calendarios públicos sirven para agrupar los eventos que involucran a los distintos sectores, departamentos o áreas de la compañía. Los eventos que deben ser de conocimiento público, que tienen que ver con un área específica de la empresa, se agendan en el calendario correspondiente para que aparezcan distribuidos y visibles para todos los usuarios. En este tutorial vamos a aprender a crear un nuevo evento en un calendario público.

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Antes de crear un nuevo evento, necesitamos saber dónde encontramos los calendarios públicos. En mi vista de calendario. Tienen que estar agregados al sector Otros calendarios de la barra lateral y para ser visualizados tienen que estar habilitados con la checkbox que figura delante de su nombre, seleccionada.

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Cada área de la empresa tiene un calendario propio. Por ejemplo, el área de Administración, Compras, Logística y envíos, Marketing, Ventas y los eventos de ese grupo o departamento se gestionan desde su propio calendario.

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Esta es mi vista de calendario y tengo habilitados dos calendarios públicos, el del área Logística y envíos y el de Marketing. Voy a trabajar solamente con el de Marketing, así que voy a deshabilitar el de Logística y envíos.

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Para agregar un evento a uno de los calendarios públicos podemos usar el menú de acciones del calendario público. Para eso, vamos al sector Otros calendarios del panel lateral. El menú de acciones se encuentra en este botón con forma de flecha que encontramos a la derecha del nombre del calendario. Vamos a darle clic y del menú que se despliega debemos elegir la opción Agregar evento.

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La ventana que se abre es la que nos permite ingresar un nuevo evento al calendario y como vemos en el campo 'Asignado a' ya está determinado el calendario de Marketing, que es el que seleccionamos para ingresar este nuevo evento. A continuación, solamente queda completar los campos necesarios, siendo obligatorios el asunto y la duración del evento.

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Recordemos que podemos establecer eventos que ocupen solamente una franja horaria para los que vamos a completar los campos Inicio y Fin del evento. O podemos establecer eventos del día completo y para eso debemos seleccionar la checkbox Evento de todo el día.

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Como en este ejemplo vamos a establecer, por ejemplo, el feriado de navidad, vamos a seleccionar la casilla Evento de todo el día. Finalmente, para guardar el evento, solamente falta presionar el botón Guardar.

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Otra forma de agregar un evento a un calendario público es usando el botón Nuevo evento de nuestra vista de calendario. Presionamos el botón y vemos en este caso que el campo 'Asignado a' que predeterminada mente viene completo con mi nombre de usuario, porque esta es la forma de agregar un evento a mi propio calendario. Pero si el evento que estoy creando es para un calendario público, voy a eliminar mi nombre del campo 'Asignado a' presionando la X y vemos que cuando el campo queda vacío aparece un botón en el borde izquierdo del campo. Cuando le damos clic a ese botón, se despliega un menú. El menú que se despliega nos permite elegir personas si queremos asignar un evento a otro usuario y calendarios cuando queremos asignar un evento a un calendario público, vamos a elegir la opción Calendarios.

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Una vez que elegimos la opción Calendarios, debemos escribir el nombre del calendario público y como es un campo de búsqueda, apenas empecemos a escribir el nombre van a aparecer sugerencias y de las sugerencias que aparecen vamos a elegir el calendario donde queremos ingresar el evento. A continuación, solamente queda completar todos los campos que sean necesario. Los obligatorios son: Asunto y Duración del evento. Los completamos y en este caso, sí vamos a poner una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de finalización. Para grabar el evento en el calendario público, es necesario presionar el botón Guardar.

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Luego, en la vista de calendario vamos a encontrar ubicados los eventos que hemos creado en el día indicado, ocupando la franja horaria correspondiente, si hemos completado campos Inicio y Fin del evento o ubicados en la cabecera de la columna que corresponde al día en una vista diaria o una vista semanal, si son eventos de todo el día completo.

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Recordemos que tenemos dos vistas más, además de las típicas rejillas para día, semana y mes. Existen las vistas de disponibilidad y vista de tabla. Para elegir una vista de calendario debemos presionar el botón Formato de vista de calendario y del menú que se despliega vamos a elegir la vista de disponibilidad.

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En la vista de disponibilidad se puede visualizar día por día los horarios ocupados y libres de todos los calendarios que se encuentren activados en la barra lateral, cada uno será una columna.  En pantalla tenemos el calendario de Mis eventos y el calendario público de Marketing.

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Para dar un ejemplo, voy a habilitar un calendario público más, el de logística y envíos y vamos a ver que cuando lo habilite se va a acomodar como una columna más en esta vista diaria de disponibilidad.

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Para consultar la disponibilidad de otros días, simplemente con las flechas podemos avanzar y retroceder día a día o usar el calendario para ir directamente a un día, un mes y un año determinado.

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La otra vista de calendario disponible que tenemos es la vista de tabla. Otra vez vamos al botón selector de formato de vista de calendario, elegimos la opción Vista de tabla. En la vista de tabla tengo varias vistas de lista disponibles para encontrar ordenados todos los eventos de diversas formas y también podemos crear nuevas vistas de lista o duplicar una vista de lista existente y usarla como base para crear una nueva y poder aplicar los filtros que sean necesarios para determinar los eventos que aparecen en la lista y poder agregar y ordenar los campos que queremos que aparezcan como columnas de la vista de lista creada.

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Para aprender mucho más sobre calendarios y eventos, los invito a visitar EGAfutura.com/tutoriales

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