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Los campos personalizados dan flexibilidad a la plataforma.
Así, EGA Futura da siempre una respuesta favorable a las exigencias del usuario.
La adición de campos personalizados es una implementación simple a nivel plataforma que se realiza a solicitud de la empresa que quiere adaptar la funcionalidad a sus procesos.
De tal manera que se mantenga el estilo de trabajo exitoso de la empresa sumando los beneficios de trabajar en la nube y la flexibilidad que brinda la independencia del hardware.
Luego, cada usuario de la plataforma también podrá configurar sus preferencias en las diversas aplicaciones de la plataforma para adaptar la funcionalidad a su forma de trabajo diario.
Para saber dónde encontrar los campos personalizados tenemos que saber que dentro de los Objetos de la plataforma hay Registros y dentro de los Registros hay Campos. Los campos pueden ser estándar o personalizados.
Por ejemplo, el Objeto Cuentas está formado por registros, cada registro dentro de ese objeto se denomina Cuenta y contiene los datos de una empresa. De la misma forma, el Objeto Contactos está formado por registros, cada registro dentro de ese objeto se denomina Contacto y contiene los datos de una persona.
Cada Registro está formado por diversos componentes, entre ellos un grupo de campos donde se ingresa la información del registro.
Los campos pueden ser estándar porque vienen de forma predeterminada en la Plataforma EGA Futura o pueden ser Campos personalizados que han sido modificados, agregados o creados exclusivamente a pedido de los usuarios de la plataforma.
Se pueden solicitar campos de diversos tipos con funciones particulares.
En los registros de la plataforma se utilizan numerosos campos y de diferente tipo.
Los tipos de campos difieren según su funcionalidad.
La diversa funcionalidad de los campos brinda la flexibilidad al manejo de datos en la Plataforma EGA Futura.
Conozcamos algunos tipos de Campos según su funcionalidad:
Permite ingresar texto plano, es decir, cadenas de caracteres alfanuméricos en una sola línea.
Aceptan cualquier combinación de letras, números y símbolos.
Estos campos son flexibles y pueden usarse para capturar una variedad de datos textuales, desde nombres y direcciones hasta descripciones y comentarios.
La longitud máxima puede ser definida según sea necesario con un límite de hasta 255 caracteres.
Se pueden aplicar reglas de validación para asegurar que los datos ingresados cumplan con ciertos criterios (por ejemplo, una longitud mínima o un formato específico).
Permite escribir texto separado en múltiples líneas, lo que facilita la escritura de párrafos y listas.
No admite formato enriquecido: el texto se almacena en formato plano.
Los hay de dos tipos: Normal y largo.
Sirve para guardar descripciones, comentarios e información que requiera más espacio que un campo de texto simple.
Es un campo que permite almacenar texto con características avanzadas de formato, como negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas o numeradas, hipervínculos e imágenes.
El campo usa un editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) para aplicar formato al texto al momento de ingresar o editar los datos, por lo que el texto formateado, cuando se visualiza el registro, se muestra tal como fue ingresado.
Se usa para descripciones de productos, notas detalladas, u otro tipo de contenido que se beneficie de un formato enriquecido.
La longitud máxima del campo puede ser definida en su creación, con un límite de hasta 131.072 caracteres.
Es un tipo de campo que permite a los usuarios seleccionar un valor de una lista predefinida de opciones.
El campo despliega un menú para elegir una de las opciones de la lista que muestra o puede ser también de selección múltiple (elegir más de una opción).
Validación de datos: Asegura que los usuarios seleccionen exclusivamente un valor que esté en la lista, lo que ayuda a mantener la calidad y consistencia de los datos.
Este tipo de campos brinda información esencial para gráficos e informes.
Valores predeterminados: Se puede configurar un valor predeterminado para el campo Picklist, que se seleccionará automáticamente cuando se cree un nuevo registro.
Dependencia de campos: Los campos Picklist pueden ser configurados como campos dependientes, lo que significa que las opciones disponibles en un Picklist pueden depender del valor seleccionado en otro Picklist.
Este campo está limitado al ingreso de números y puede establecerse la cantidad de caracteres permitidos.
Los números aparecerán con sus dígitos y decimales separados por puntos o por comas según el formato establecido en la configuración.
Si se prefiere una secuencia numérica sin puntos o comas corresponde utilizar un campo de texto lineal.
Se utiliza para generar un número secuencial único automáticamente para cada registro nuevo en un objeto.
Los usuarios no necesitan ingresar datos en este campo, ya que se completa de forma automática cuando se guarda el registro que se está creando.
Este tipo de campo es ideal para crear identificadores únicos, números de serie, códigos de cliente, entre otros.
Podemos personalizar un formato específico para el número automático, que puede incluir prefijos, sufijos, más el número de dígitos del valor numérico.
Se puede establecer el número inicial de la secuencia. Por ejemplo, si queremos que la numeración comience en 1000, podemos predefinirlo durante la creación del campo.
Se visualiza como una caja de selección o pequeño recuadro que se utiliza para agregar marcas que indican la existencia o no de un atributo (verdadero o falso).
Es un campo booleano que permite a los usuarios indicar una opción de "Sí" o "No", "Verdadero" o "Falso".
Este tipo de campo es útil para representar estados binarios o booleanos, como por ejemplo, si una tarea está completa, si un cliente ha aceptado términos y condiciones, o cualquier otra información que se pueda responder con un simple "Sí" o "No".
Los usuarios pueden marcar o desmarcar la casilla de selección cuando crean o editan registros.
Al visualizar un registro, la casilla de selección muestra si está marcada o no.
Son extremadamente útiles para capturar decisiones binarias con un simple check. Vemos un ejemplo en la siguiente imagen.
Facilitan la entrada de datos y pueden integrarse fácilmente con diversas automatizaciones y reglas dentro del sistema.
Tipo de campo que permite almacenar valores numéricos que representan cantidades monetarias. Lo vemos ilustrado en un ejemplo en la imagen de arriba.
Facilita el reconocimiento de la cifra escrita en el campo como una cantidad de dinero en la moneda que se seleccione.
Almacenan valores numéricos con la capacidad de incluir decimales.
Se muestran con el símbolo de moneda correspondiente y con el formato de separación de miles y decimales, pudiendo definir el número de decimales a utilizar.
Los valores en los campos de Moneda se ajustan automáticamente según la configuración regional del usuario y la configuración de la moneda de la organización.
Si la organización habilita la funcionalidad de monedas múltiples, los campos de Moneda pueden manejar diferentes tipos de cambio y valores en varias monedas.
Campo que se puede completar únicamente con una fecha (día, mes y año).
El sistema valida automáticamente que sean fechas válidas (por ejemplo, no permite ingresar fechas como 31 de febrero).
La visualización del campo de Fecha se ajusta automáticamente según la configuración regional del usuario, mostrando la fecha en el formato que corresponda (por ejemplo, DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA).
Es útil para rastrear eventos, plazos, fechas de nacimiento, fechas de vencimiento y toda otra información que requiera una referencia temporal específica sin la necesidad de incluir la hora.
Pueden utilizarse en cálculos, fórmulas, y automatizaciones como Flujos de Trabajo, Procesos y Reglas de Validación.
Este tipo de campo almacena tanto la fecha como la hora, incluye día, mes, año, hora, minutos y segundos.
La hora almacenada se ajusta según la zona horaria del usuario que visualiza o ingresa el dato, lo que permite una correcta interpretación de la hora en diferentes zonas horarias.
Se podrá establecer que se complete en forma automática o manual (los usuarios pueden agregar fechas y horas directamente en el campo cuando crean o editan registros).
Ejemplos de campos automáticos de Fecha y Hora son: "Fecha de Creación" y "Última Fecha de Modificación", que registran automáticamente la fecha y hora de creación y modificación de un registro.
Campo que permite almacenar y gestionar datos relacionados con el tiempo, es decir, horas y minutos, sin incluir la fecha.
Guarda el dato en formato de hora, que generalmente sigue el formato de 24 horas (HH). Por ejemplo, 18:30 para las 6:30 PM.
Es útil para registrar horarios específicos, como el inicio y fin de eventos, tiempos de duración, y más.
Se pueden utilizar en fórmulas para cálculos relacionados con el tiempo y en procesos de automatización para tomar decisiones basadas en horarios específicos.
Permite introducir el correo electrónico de una persona con el formato de correo electrónico como regla de validación. Solo acepta texto que respete el formato estándar de direcciones de correo electrónico.
Integra con funcionalidad como notificaciones por correo electrónico, plantillas de correo y herramientas de automatización.
Es un tipo de campo que permite crear una relación entre dos objetos diferentes.
A través de este campo, los usuarios pueden seleccionar un registro de un objeto relacionado y asociarlo con el registro actual.
Este tipo de relación es útil cuando queremos vincular un registro de un objeto con otro sin que sea necesaria una relación jerárquica estricta entre ellos.
Los usuarios pueden hacer clic en el enlace del campo Lookup para viajar directamente al registro relacionado, facilitando la navegación entre los registros asociados.
Establecen conexiones entre diferentes objetos dentro de la plataforma asociando registros permitiendo navegar fácilmente entre ellos, mejorando la gestión de datos.
Por eso estos campos tienen incorporada la funcionalidad de búsqueda dentro del mismo campo, así se puede iniciar una búsqueda ingresando algunos caracteres y luego seleccionar el dato que se quiere vincular.
La relación puede ser opcional, lo que significa que los usuarios no están obligados a seleccionar un registro del objeto relacionado y dejar ese campo sin completar.
Este tipo de campo establece una Relación Uno a Muchos:
Es un campo que al ingresar un domicilio realiza una búsqueda en la web y permite establecer la geolocalización del lugar y mostrarla un mapa mediante un vínculo.
Es un campo compuesto que permite almacenar información de una dirección postal completa.
Este tipo de campo agrupa varios subcampos, como calle, ciudad, estado/provincia, código postal y país, en un solo campo.
Los campos de dirección pueden integrarse con aplicaciones de mapas para proporcionar visualización geográfica, como Google Maps, facilitando la ubicación física de la dirección.
Permite a los usuarios especificar una ubicación por su latitud y longitud.
Está compuesto por tres campos personalizados: latitud, longitud y otro para uso interno.
Este tipo de campo sirve para almacenar direcciones web en los registros de la plataforma.
Sólo acepta valores en formato URL.
Estos campos son útiles para enlazar recursos externos, como documentos, páginas web, o cualquier otro tipo de contenido accesible a través de una URL.
Se valida automáticamente que el valor ingresado tenga un formato de URL correcto.
El valor del campo aparece como un enlace activo que los usuarios pueden hacer clic para abrir en una nueva pestaña o ventana del navegador.
Existen campos de otros tipos de variada funcionalidad como por ejemplo:
y otros, que podrán considerarse para diseñar la plataforma de manera que se ajuste de la forma más eficiente a las necesidades del negocio.
Un cuadro comparativo con todas las ediciones disponibles y precios actuales puede ser accedido aquí.
Para tener clara la diferencia entre ambos tipos de campos se puede decir que:
Siempre que el campo estándar no satisfaga la necesidad del usuario, se podrán crear tantos Campos personalizados como se necesiten.
Hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
En caso de que tu empresa necesite que desde el área técnica de EGA Futura realicemos la creación de uno o más campos personalizados en tu plataforma las instrucciones que no deben faltar para agilizar la creación de un campo son las siguientes.
Información a mencionar:
Para los campos que sincronizan con una aplicación externa necesitamos también la siguiente información:
Tipos de campos y sus especificaciones para solicitar creación:
Información a mencionar:
Recordar que los campos numéricos se muestran con las centenas separadas por puntos o comas según la configuración regional de cada usuario.
Este número se considera como un número real y elimina cualquier cero que lo preceda. (Si se necesita que aparezcan los ceros a la izquierda se debe solicitar campo tipo texto.)
Información a mencionar:
Reportes: Campos Áreas de texto largo y de Texto enriquecido:
En un reporte se muestran los primeros 999 caracteres en un área de texto enriquecido estándar o un área de texto largo.
Para los campos personalizados, serán visibles solamente los primeros 255 caracteres.
Si se descarga el reporte como Solo detalles, todo el contenido del campo será visible.
Importante sobre campos Área de texto largo:
Asigna automáticamente un número exclusivo a cada uno de los registros.
Información a mencionar:
Permite una cantidad en divisas. La plataforma asigna automáticamente al campo un formato de importe de divisa.
Útil para exportar datos a una aplicación de hojas de cálculo.
Los valores pierden precisión después de los 15 decimales.
Permiten a los usuarios especificar una fecha o seleccionar una en un calendario emergente e ingresar una hora del día.
Útil para los reportes, donde los datos pueden limitarse a fechas o o Fecha/hora concretas usando estos campos de fecha personalizados.
El límite de caracteres es de 40.
La plataforma aplica automáticamente el formato de número de teléfono.
Permite a usuarios seleccionar un valor único desde una lista que se defina.
Mencionar:
Admite hasta 255 caracteres de cualquier dirección de sitio Web válida.
En los registros se van a visualizar solamente los primeros 50 caracteres.
Cuando un usuario hace clic en la dirección que contiene el campo, las URL internas se abrirán en la misma ventana, y las URL externas se abrirán en una ventana distinta del navegador web.
Al abrir una dirección URL externa, un mensaje solicitará permiso del usuario. Se puede evitar que la ventana de solicitud aparezca cada vez que se abra una dirección URL externa, desactivando el bloqueador de elementos emergentes de su navegador.