Toda Factura es un documento legal que se utiliza con fines contables y fiscales. Debido a eso, no se pueden modificar, tachar o enmendar.
Es por ello que, de existir un error en la Factura elaborada, se acude a una Factura rectificativa para resolver el problema.
Cuándo se emite una Factura rectificativa
Son diversos los motivos por los que se emite este tipo de Facturas, entre los que están:
- Los errores de cálculo y en los datos generales acerca del cliente.
- Descuentos hechos posteriormente, o generación de una bonificación.
- Devolución de mercancías.
- En otros casos es posible utilizar también la Factura rectificativa para no perder el IVA cuando no se ha pagado la factura. Así, no se crea una carga fiscal por un ingreso que aún no se ha concretado.
- Resoluciones legales o judiciales que dejan ciertas transacciones sin ningún efecto.
- El cliente no puede pagar debido a quiebra.
Los plazos o lapsos para la emisión de una Factura rectificativa han de ser regulados por la normativa contable y fiscal correspondiente.
En algunos países se pueden emitir en plazos no superiores a los cuatro años.
Requerimiento para una Factura rectificativa
Para su correcta emisión es necesario:
- Que la Factura original pertenezca a otro periodo del que ya se haya cancelado el IVA.
- Incluir todos los datos obligatorios según lo exigen las normas.
- El número correlativo debe corresponder a otra serie. Esto quiere decir que no puede corresponder las Facturas originales.
- Especificar qué factura se está corrigiendo.
- Indicar la razón por la cual se emite la rectificación y cuál es la modificación en sí.
- El importe total, bien sea acreedor o deudor. Sin embargo, suele ser complicado justificar la devolución de servicios, si fuera el caso.
El software contable encargado de la facturación, puede realizar este trabajo de manera muy rápida y confiable.
En caso de que el IVA no haya sido pagado, no hace falta emitir una Factura rectificativa.
En este supuesto sólo basta con extender una nota de crédito.
Situaciones en las que aplica una nota de crédito
No en todos los casos de error en las facturas originales cabe emitir una Factura rectificativa sino más bien una nota de crédito. Estos casos son:
Cuando la factura no ha sido declarada, de modo que no se ha liquidado el tributo.
Cuando se cometen errores en las transacciones o devoluciones. Así, la nota de crédito indicará el monto a devolver.
Con esto se ajustan los libros fácilmente, evitando problemas con la declaración de impuestos.
