De acuerdo a la normativa y leyes de cada país, algunas empresas (por ejemplo, del sector público) exigen sólo Facturas electrónicas. Ello reduce considerablemente el almacenamiento y archivo de papeles.
Características de una Factura electrónica
Pueden listarse una serie de elementos característicos en ellas, tales como:
- Contienen los mismos elementos que las Facturas tradicionales.
- Poseen una firma digital.
- La firma digital certifica la autenticidad del emisor y del contenido de la Factura electrónica.
- Se envía por mensaje contentivo de datos, en un estándar de comunicación.
Validez de una Factura electrónica
La forma de asegurar la validez de la Factura es gracias a la Infraestructura de Clave Pública (ICP).
Esta ICP hace que el documento enviado sea:
- Auténtico: Es legal y proviene de un emisor confiable a quien se le ha comprado un bien o servicio.
- Íntegro: Contiene todos los requisitos exigidos por la ley y es enviado en un formato que asegura que no ha sido alterado.
- Confidencial: Sólo es conocido y manejado por el emisor y el receptor, o el vendedor y el comprador.
Cuando se cuenta con la tecnología adecuada y buenos sistemas y protocolos de gestión electrónica, es posible contar también con certificaciones.
Los procesos de certificación comprueban la sintaxis, así como el certificado digital del vendedor. La certificación del vendedor la realiza un tercero de confianza (por ejemplo, la agencia tributaria).
Cuando las dos certificaciones son validadas correctamente se añade el sello electrónico a la Factura. Con esto, se cubre todo lo requerido por el fisco.
Formato de una Factura electrónica
No existe un formato único manejado a nivel internacional. Cada país, en función de sus leyes y tecnología, puede presentar diferencias.
La Organización de Naciones Unidas ha desarrollado un formato aplicable sólo para la comunicación entre dos ordenadores:
- Este formato es conocido como Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT, por sus siglas en inglés).
- Cuando el cliente pretende únicamente guardar la factura con el formato EDIFACT, utiliza el formato PDF.
- En ciertos casos, el formato permite que receptor o cliente modifique o trate ciertos datos de la factura de acuerdo con una necesidad local. Pero lo referente a la transacción en sí no es alterable.
Gracias a las características y velocidad de transmisión de una Factura electrónica, el fisco puede recibir la misma de manera inmediata. Esto quiere decir que, conoce de la operación mercantil en el momento preciso en que se realiza.
