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Para que las operaciones comerciales de compra, de venta y de administración se desarrollen en forma prolija y ordenada, todos aquellos productos que forman parte de nuestro inventario, así como los servicios que tenemos disponibles para ofrecer a nuestros clientes, deben figurar registrados en la base de datos con todas sus características y detalles. En este tutorial vamos a aprender a crear un producto nuevo en la base de datos de la plataforma.

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En la Plataforma EGA Futura, son productos todos aquellos ítems o elementos así como los servicios que se ofrecen a los clientes. Todo lo relacionado con productos se administra en la aplicación EGA Futura Inventory. Dentro de esta aplicación, el objeto donde se agrupan los registros de los productos es el objeto Productos.

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Para ingresar al objeto productos podemos hacerlo desde la pestaña en la barra de navegación o usando el buscador del iniciador de aplicación, escribimos la palabra 'productos' y en los resultados vamos a encontrar la opción para ingresar al objeto Productos. Le damos clic y una vez que ingresamos al objeto productos, vemos en su página de inicio, una vista de lista que es la forma en que todos los objetos de la plataforma ordenan sus registros.

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Disponemos de varias vistas de lista de forma predeterminada y también cada usuario puede crear nuevas vistas de lista aplicando filtros para poder crear el grupo de registros que le resulte más conveniente. Antes de iniciar la creación de un nuevo producto vamos a mencionar que si se tienen productos agrupados en otras aplicaciones como, por ejemplo, planillas de cálculo, se puede realizar una importación de productos en forma masiva y el procedimiento lo van a encontrar explicado en EGAFutura.com/tutoriales

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Ahora sí... Para crear un nuevo producto podemos usar el botón Nuevo que encontramos en la página de inicio del objeto productos. Adicionalmente, también podemos usar el menú que se despliega en la pestaña Productos cuando presionamos la flecha y también vamos a encontrar aquí la opción que nos permite crear un nuevo producto.

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Presionemos el botón Nuevo en la página de inicio del objeto Productos. A continuación se abre la ventana que nos permite ingresar todos los datos del nuevo producto. Algunos campos son obligatorios, es decir, es la mínima información requerida para poder guardar el registro en la base de datos y los vamos a identificar porque al inicio del nombre del campo figura un asterisco de color rojo, eso nos indica que es un campo de llenado obligatorio.

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Vamos a completar los campos de nuestro nuevo producto. El campo nombre del producto (luego podemos agregar la descripción), a continuación encontramos el campo Tipo de producto, éste es un campo muy importante porque es el que me va a informar si el registro que estoy generando dentro del objeto productos corresponde a un ítem de inventario o a un servicio.

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Una vez que establecimos el tipo de producto vamos a clasificación de producto. El campo Clasificación de producto es aquel que me permite indicar cuál es la familia a la que pertenece este producto, también conocido como rubro del producto. Siempre es mejor realizar una búsqueda y encontrar la familia de productos al cual pertenece este producto y que tiene que estar creada previamente a la creación del producto.

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Como vemos el campo clasificación de productos es un campo de búsqueda, esto quiere decir que nos permite realizar la búsqueda dentro de otro objeto y ese objeto es el objeto Clasificación de producto, donde se encuentra la lista de todas las familias en las que se clasifica mi inventario y que deben estar creadas antes de la creación de los productos. Y también tenemos el tutorial en EGAFutura.com/tutoriales

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Para continuar con la carga de la información, lo vamos a escribir audio vídeo. Una vez que lo encuentro lo selecciono y queda completo el campo Clasificación de producto.

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Siguiente campo, Marca. También es un campo de búsqueda, esto quiere decir que las marcas se encuentran guardadas en el objeto Marcas y yo voy a realizar la búsqueda de la marca que corresponde al producto que estoy dando de alta. De igual manera, entonces, vamos a hacer un clic dentro del campo, escribir las primeras letras de la marca del producto y de las opciones que aparecen elegimos la que corresponde y ya queda completo el campo Marca.

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El siguiente campo del sector detalles de producto es Divisa del producto. La divisa del producto es la moneda que corresponde a este producto. Vamos a elegir la moneda y éste también es un campo obligatorio. En el sector Detalles vamos a encontrar una casilla de selección muy importante que es esta checkbox que dice Activo.

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Vamos a seleccionar esta casilla cuando el producto esté disponible para formar parte de listas de precio y de operaciones de venta, por ejemplo, aparecer en cotizaciones, en ventas o en presupuestos o en compras. Seleccionando esta casilla, el producto va a formar parte de todas esas operaciones y esas listas de precio, si la casilla está vacía, el producto no se va a poder asociar a ninguna esas operaciones ni listas de precio y posiblemente tampoco aparezca en las búsquedas si la base de datos tiene gran volumen. Esta casilla determina si el producto está activo o inactivo.

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En las siguientes secciones del producto, vamos a completar otras características y estas van a ser variables depende de las necesidades de las distintas empresas y de los tipos de productos que se manejen. Vamos a completar en la sección Inventario seleccionando una checkbox vamos a permitir el stock por debajo de cero. Quiere decir que este producto se va a poder integrar a operaciones de venta aún si el stock en la plataforma figura cero, es decir, la cantidad de producto registrado en la plataforma es cero.

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En la siguiente casilla de selección, al activarla, vamos a estar generando una advertencia cada vez que una operación de venta provoque que el stock en inventario de este producto pase a ser cero o una cantidad por debajo de cero.

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Punto de pedido es el siguiente campo y aquí podemos establecer un número que representa las unidades de producto que una vez alcanzada esa cantidad, este producto va a empezar a aparecer en los informes que contengan el dato punto de pedido y va a empezar a aparecer en las órdenes de compras de productos que hayan alcanzado el punto de pedido.

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Como vemos estos campos no son obligatorios, es funcionalidad que si se la quiere incorporar se completan estos campos y la funcionalidad queda activada.

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A continuación tenemos la sección de los códigos. El único campo obligatorio en este caso es el código de producto. Tenemos completos tutoriales para explicar de qué se trata la codificación de productos. En este caso vamos a mencionar que pueden ser códigos internos de la empresa, los códigos de nuestros proveedores y también podemos usar las codificaciones internacionales para poder individualizar a los productos dentro de nuestro inventario.

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Luego tenemos la sección Dimensiones y peso dónde vamos a escribir los valores de las dimensiones, la medida del producto que nos va a ser muy útil a la hora de administrar físicamente el producto ya sea en los almacenes o, por ejemplo, en los envíos. Y en este campo vamos a establecer la unidad utilizada.

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Por último, encontramos la sección de eCommerce con unos campos que me permiten escribir la descripción de la publicación de eCommerce para este producto y a continuación tenemos un campo para poder ingresar el URL de la publicación del producto en el sitio de eCommerce.

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Como comentamos al principio, esto es un registro de producto básico. En base a esto cada empresa puede solicitar los campos y las configuraciones que sean útiles para el desarrollo de su negocio. Presionamos el botón Guardar y el registro habrá quedado guardado en la base de datos y aparecemos en el registro del producto.

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Si fuera necesario cargar imágenes para este producto, vamos a usar la lista relacionada Archivos que encontramos en una pestaña. Aquí podemos presionar este botón para agregar archivos o presionar este botón para cargar los archivos desde el ordenador y también es posible arrastrar y soltar un archivo para que se complete la carga, por ejemplo, de una imagen o de alguna documentación.

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Si fuera necesario modificar alguno de los datos del producto, simplemente debemos presionar el botón Modificar en la barra de acciones del registro del producto.

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Y para agilizar el proceso de creación de nuevos productos también podemos duplicar un producto existente en la base de datos. De esta forma se elige el registro de un producto y presionando el botón Duplicar, que encontramos en la barra de acciones del registro del producto, se abrirá la ventana para la creación de un nuevo producto con los campos completos de forma idéntica al registro tomado como base para duplicar.

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De esta forma se pueden aprovechar la mayoría de los datos que el nuevo producto tenga en común y cambiar los datos que son diferentes del producto usado como base. Luego de realizar estas modificaciones presionamos el botón Guardar y quedará registrado un nuevo producto en la base de datos de productos.

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Para aprender mucho más sobre productos e inventarios los invito a participar de nuestras capacitaciones en vivo en EGAutura.com/vivo

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