SoftDay Argentina » Perfeccionando el Control de Producción y Stock

[00:00:10.07]

Esta charla se llama Perfeccionando el control de producción y stock. Y para poder darnos esta

charla nos encontramos con el equipo de EGA Futura.

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 EGA Futura es una plataforma de

automatización y gestión empresarial ERP. Tiene un enfoque claro en satisfacer las necesidades de

empresas modernas en constante cambio y crecimiento. Desde su fundación en 1994, han

mantenido una posición sólida en el mercado y como partners de Salesforce desde 2009, han estado

a la vanguardia de la tecnología empresarial. 

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El software ERP de EGA Futura ha llegado a clientes en

más de 20 países, con miles de usuarios confiando en sus soluciones para optimizar sus

operaciones. Trabajan de cerca con sus clientes, colaborando estrechamente para comprender sus

desafíos específicos y a partir de esta colaboración, diseñan y entregan soluciones personalizadas

que impulsan la eficiencia y el crecimiento de sus negocios. Para hablarnos de producción y stock,

está con nosotros Juan Manuel Godarrido, Juanma, si estás por allí, te invito a prender tu cámara y tu

micrófono. Y para que ustedes lo conozcan un poco más, te cuento que Juanma es el fundador de

EGA Futura. 

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A Juan Manuel le apasiona ayudar a las empresas y aprovechar el poder del software de

gestión basado en la SMB, como partner de Salesforce, tiene una amplia experiencia en la

implementación y optimización de soluciones que impulsan la eficiencia y el crecimiento.

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Y como empresario, disfruta compartir sus conocimientos y opiniones con otros en la industria. Juan

Mades de Sá, muchísimas gracias por estar aquí con nosotros hoy.

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[00:01:49.12]

Y en este momento estoy cargando tu presentación para que puedas arrancar a nutrirnos sobre stock

y producción. Espectacular tarde para todos.

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Muchas gracias por la asistencia el día de hoy. Vamos a ver un poco inventario, producción, e-

commerce, cómo elegir una herramienta ERP para automatizar no solamente estos procesos,

sino el resto de los procesos dentro de una organización y algo superimportante. 

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Para los que estén

en esta charla, al final de la charla, vamos a estar regalando tres licencias perpetuas de uno de

nuestros sistemas por asistente. Así que aquellos que tengan la curiosidad o necesidad de cambiar

de sistema o de tener un sistema nuestro, si se quedan unos minutos más hasta el final de la charla,

todos, sin excepción, quienes soliciten esto, lo van a estar recibiendo. La gestión del inventario es una

gestión efectiva, tanto del inventario como de la producción es fundamental, es crítico para la

rentabilidad de la empresa y para la satisfacción de los clientes, eso es algo que todos sabemos. Y

dentro de los problemas comunes que tenemos en ese universo de gestión de inventario y de stock,

tenemos dos grandes cosas que son como el Jin y el Yang, en donde un Un gran problema es tener

un exceso de inventario, pero también un gran problema es tener falta de inventario y sabemos que

con falta de inventario nos perdemos ventas y hasta podemos dañar nuestra reputación en el

mercado y con determinados clientes.

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[00:03:47.03]

Pero con exceso de inventario, corremos el riesgo de no solamente afrontar costos de

almacenamiento, sino que dependiendo el tipo de producto que nuestra empresa comercializa, puede

quedar obsoleto o se puede venzar. Obviamente, que esto también tiene un impacto en los tiempos

de entrega y al margen de tener un mal sistema o una mala organización o malos procesos dentro de

una empresa, lo que dispara los problemas de inventario y de producción, generalmente, son una

variabilidad en la demanda o una mala planificación por parte de quienes fabrican o de quienes

compran, del área de compra. Y, obviamente, esto termina impactando en los tiempos de entrega. No

nos olvidemos que en un mundo ideal, el proceso de compra dentro de una organización tiene que

comenzar en algo que denominaremos solicitud de compra, en donde la solicitud de compra es un

documento interno en donde distintas áreas de la empresa se empiezan a poner de acuerdo en tipo

de producto a comprar, cantidades, precios, planes de entrega, plazos de entrega. Obviamente que no

es lo mismo comprar materia prima, si es que tenemos que fabricar, comprar producto terminado, si

tenemos que comprar y vender, y tampoco es lo mismo comprar un producto para consumo interno.

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[00:05:35.03]

Esa solicitud de compra después se convierte en una orden de compra, en una o en varias. Y esas

órdenes de compra se envían a los proveedores, los proveedores procesan esa compra, envían en la

mercadería con remitos, facturas, en una entrega, en varias entregas. Y a partir de ahí se establece la

distribución de los productos en distintos almacenes o depósitos y obviamente si eso son materias

primas o si parte de eso son materias primas y están involucradas en un proceso de producción, a

fabricar. Ahora, ¿qué pasa con el comercio electrónico? Tengamos en cuenta que hoy las empresas

tienen dos grandes clasificaciones de comercio electrónico. Una la podemos denominar B2B, o

business to business, y la otra es B2C o business to customer, en donde principalmente es B2C, mi

empresa le vende a otras empresas. B2b, B2C, mi empresa le vende a consumidores finales. 

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En el comercio electrónico B2B, se da algo bastante común, que es la compra recurrente, porque tal vez yo

proveo producto que es frecuentemente o comercializado por mis clientes o consumido por mis

clientes. Entonces, en esos casos, una buena práctica es tener un portal de clientes. Un portal de

clientes no es otra cosa, es una especie de home banking, pero de nuestro cliente para con nuestra

empresa, en donde dentro de ese portal los clientes hacen pedidos, piden cotización chequean

Precios.

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[00:07:32.08]

Según nuestra política de nuestra empresa, podrían chequear determinados niveles de disponibilidad

de producto nuestro, manejan sus cuentas corrientes, consultan facturas y al mismo tiempo, se

establece todo el canal de comunicación entre el cliente y nosotros para tratar de disminuir el

consumo de WhatsApp, correo electrónico y teléfono. Y en el comercio electrónico B2C, tenemos dos

grandes canales de ventas, en donde un canal de venta es la plataforma de comercio electrónico

propia, que puede ser tienda Nube, Mercado Shops, Magento, Shopify, hay un montón. Y después

tenemos portales, como es el caso de Mercado Libre. Ahora, ¿qué pasa cuando nuestra empresa

está vendiendo grandes volúmenes de producto, grandes cantidades de stock en distintos lugares.

Una de las cosas que necesitamos es una herramienta que nos permita tener una gestión de pedidos

y de ventas de manera unificada, en donde podamos tener múltiples cuentas de comercio

electrónico. Super Común para las empresas tener un portal de venta B2B, cuatro cuentas de un

mercado libre y un sitio de comercio electrónico. Manejar cosas como la impresión de etiquetas para

el traqueo de envíos, la facturación. Obviamente, tener sincronizado absolutamente todo el stock,

todos los precios y también en el caso de portales como mercado libre, el tener una herramienta

dentro del sistema que permita de manera rápida de manera simple responder preguntas, sobre todo

utilizando plantillas de texto que aceleren ese proceso de respuesta.

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[00:09:41.05]

Yo les voy a tirar una estadística a qué Muchas empresas que tienen, por ejemplo, más de 1200

ventas semanales en Mercado Libre, automatizando con tecnología, logran con un solo empleado

hacer el trabajo de cuatro. Un solo empleado, el trabajo de cuatro. Obviamente que también es

necesario tener un manejo de la gestión de publicaciones en donde podamos tener, por ejemplo,

reglas de sincronización de stock. Supongamos que de un producto en particular, cualquiera, tengo

100 unidades. 

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Muy bien, tengo 100 unidades, pero en un momento determinado vendí 50 por

Mercado Libre, 40 en un lugar físico de la empresa, me quedan 10. El sistema tiene que en tiempo

real decirle a Mercado Libre: No te quedan más de 10 disponibles para vender, y lo mismo hacer con

el sitio de e-commerce para, de alguna manera, impedir que se estén haciendo ventas de producto

que no tengo y que eso me genere una gestión administrativa grande. Al mismo tiempo, eso tiene

Hay que pasar también con los precios, sobre todo en Argentina. ¿Qué pasa si yo actualizo precios?

¿Y qué pasa si tengo miles de productos? Voy a correr con esa carga administrativa de tener que en

diferentes lugares tener que actualizar precio y encima el error humano.

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[00:11:23.13

]Idealmente, necesitamos una plataforma de software que se ocupe de hacer todo eso de manera

automatizada. Y esto es posible a través de un ERP. ¿Qué es un ERP? No es otra cosa que un sistema

de gestión empresarial. Eso es. Hay una oferta muy grande en el mercado y hoy lo que vamos a

explorar son factores claves para que ustedes puedan decidir cuál es el ERP, cuál es el sistema de

gestión ideal para la empresa de ustedes, cuál es el proveedor ideal. Pero para eso, antes,

necesitamos entender cuál es la evolución que el software de gestión empresarial tuvo a lo largo de

todos los años y si me acompañan y tienen paciencia, porque vamos a estar regalando las licencias

al final de esta charla. Vamos a empezar con una línea de tiempo. En 1990, para aquellos que

estaban ya trabajando en aquella década, recuerden que era muy común tener software de iOS. De

hecho, esta empresa, una empresa que fundé yo en 1994, el primer producto que EGA Futura publica

en el mercado fue un software de gestión con interfaz de OS. Después vino Windows. En la era del

2000, comienzan las redes, recuerden algunos, Novel, Windows para trabajo en grupo, después vino

Windows Server, que es tener software de gestión compartiendo una misma base de datos en una

red y que se puede usar en multiusuario.

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[00:13:08.16]

Allá por 2008, 2009, 2010, comienza la nube, en donde nos olvidamos de la infraestructura local, nos

olvidamos del hardware y comenzamos a preocuparnos nada más por entrar al sistema de gestión,

ingresando nombre de usuario y contraseña, desde mi notebook, desde mi casa, desde la empresa,

sin problemas. En 2015, esto no tanto en Argentina, sino en el resto del mundo, comienza a

integrarse el uso de las aplicaciones móviles vinculadas al sistema de gestión. Comienza a ser cada

vez más común poder emitir una factura desde el teléfono, consultar saldos de clientes, modificar

precios de productos, enviar un correo electrónico, todo eso que podemos hacer desde una PC de

escritorio, también poder hacerla desde el celular. Y hoy, todo esto ya se da por centado, ya se da por

centado el uso de aplicaciones móviles, el uso en la nube. Hoy, verdaderamente lo que una empresa

necesita es software hiperadaptado, hiperadaptado a cada empresa. Y digo hoy esto porque mañana,

dentro de muy poco, ya va a ser algo estándar el uso de inteligencia artificial. Pero focalicemos en

software hiperadaptado, hiperpersonalizado para cada empresa, y es por eso que hoy la forma en la

que las empresas trabajan, venden y se administran, cambió y cambió para bien.

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[00:14:48.19]

Todo es más flexible y la información está siempre disponible, porque ahora tenemos sistemas que

se pueden adaptar de manera totalmente extrema a cada necesidad Entonces, cuando hablo de

modificar, estoy hablando de crear campos en la base de datos, modificar campos existentes,

perfiles de usuario que determinen qué usuario entra, a qué hora y qué día y qué otros usuarios en

cualquier momento, qué información está visible y que no, que sea fácil de usar, que puedan acceder

desde la nube, que ese software tenga una evolución continua y no sea algo que quede en en el

tiempo. Y esto es un fenómeno que está atravesando a toda la industria. Toda la industria cambió

independientemente del rubro, beneficiándose con este nuevo tipo de software. Y esto nos permite

tener eficiencia, porque la eficiencia determina la supervivencia de una empresa. 

Acá un dato que

quiero poner arriba de la mesa, un dato estadístico, que es en la última década y media, el 53, Y el

52% de las empresas voló. En el 55, esta era la cantidad de empresas que sobrevivían y en 2015,

fíjense esta cantidad. Y eso es por falta de eficiencia. Afortunadamente, podemos saber que las

empresas que han sobrevivido es porque se han reinventado a sí mismas, definiendo procesos de

gestión con herramientas flexibles, dinámicas, colaborativas.

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[00:16:35.22]

Y estas empresas que sobreviven y que se adaptan a todo lo nuevo, es que entendieron que estamos

en la era de la inteligencia, en donde la gestión empresarial es viable, es efectiva, si podemos tener

software que tenga inteligencia de negocios, en donde un un usuario final puede hacer un mega

tablero de comando o panel de información con distintas métricas y distintos indicadores que

puedan crear informes complejos sin tener que requerir a pago de horas de consultorías al proveedor

o programación específica, que todo eso se pueda hacer, que tengamos herramientas de

comunicación interna dentro del sistema de gestión Sistema de mensajería que funcionen como

funciona Facebook, en donde si un primo mío en Facebook publica una foto, yo puedo comentar una

foto y ese comentario queda debajo de la foto, que yo puedo interactuar de esa misma manera con

mis compañeros de trabajo, con mi jefe, con mi gerente, con el dueño de la empresa,

haciendo un comentario debajo de una factura o debajo de una orden de compra o debajo de un pedido de e-

commerce, y que toda esa conversación quede en ese lugar. Hoy todo es más inteligente y como

resultado de los últimos cambios, el comportamiento de los clientes, de nuestros clientes y de los

empleados nuestros, podríamos decir que tenemos dos grandes tipos de clientes, que es el cliente

externo, que es el cliente que nos compra y el cliente interno, que es el empleado de nuestra empresa,

La forma en la que ellos se comportan cambió para siempre y todo esto cambió por la modernidad

de tener aplicaciones como Instagram, por ejemplo, que son fáciles de usar y agregan mucho valor

Hoy la gente espera ese nivel de comodidad, ese nivel de velocidad a la hora de comprar, en el caso

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[00:18:53.04]

de los clientes, y a la hora de trabajar, en el caso de los empleados. Y todos hemos adoptado el uso

de redes sociales como forma cotidiana y ya todos estamos esperando esto que les estoy

comentando, porque estamos viviendo en la era de la inteligencia, en donde cada interacción es

inteligente y está conectada. En la era de la inteligencia, las empresas potencian a sus empleados

con nuevas herramientas para hacer las cosas. 

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Y cuando estoy hablando de nuevas herramientas,

principalmente estoy hablando de software de headcount, de software ERP, del software que

administra el inventario, las compras, las ventas, el que se conecta con comercio electrónico y el que

factura. Estoy hablando de eso. Y podemos hacer como dos grandes distinciones entre software de

la era anterior proveedor, complejo, rígido, lento, aislado de todo. Y software de la era de la

inteligencia, que es fácil de usar, flexible y configurable, rápido, todo el tiempo conectado. El objetivo

de esta charla no es hablar del software de EGA Futura. Mi objetivo principal es que ustedes sepan

elegir el proveedor y sepan qué es lo que el el mercado tiene para darles hoy. De paso, les comento,

en EGA Futura tenemos cuatro ERPs, cuatro sistemas de gestión, generación uno, dos, tres, cuatro.

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[00:20:44.04]

Esto que están viendo acá es el software de gestión en la nube, generación 4, que tiene todo esto que

vengo diciendo, pero no vamos a hablar del producto. Concéntrense en saber que necesitan un

producto que tenga CRM, que tenga contabilidad y tesorería, que tenga recursos humanos, que tenga

compras y proveedores, que tenga inventarios y ventas, que tenga servicios, reparaciones, RMA, que

tenga la administración de proyectos y activo fijo y que tenga esta red empresarial de cual les hablo.

Las organizaciones que no se han modernizado para esas empresas, es difícil avanzar hoy de forma

ágil con tantas prioridades simultáneas. Piensen conmigo, reducción de costos, eficiencia en la

operativa en el día a día, fidelización de los empleados, la satisfacción al cliente, el aumento de las

ventas, que además de aumentar las ventas, tengo que tener mejor rentabilidad, por lo tanto tengo

que fabricar mejor o más eficiente o comprar mejor, son un montón de cosas las que para sobrevivir

son necesarias hoy. Con software viejo, con software que no se actualiza, con software que no tiene

soporte, con software que fue programado hace 20 años atrás, eso no es posible. Pensemos que hoy

el punto principal es el cliente, que está en el centro, y nosotros tenemos que poder lograr tener una

vista de 360 grados con ese cliente para que todas las interacciones estén focalizadas en él.

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[00:22:42.02]

Ahora, me quiero... Me salté un par de slides. No quiero quedarme fuera de tiempo, no quiero

quedarme sin poder responder preguntas, no quiero quedarme sin poderles explicar cómo van a

acceder a aquellos que lo que quieran, a tres licencias gratis por participante. Una de las cosas que

también les comento es que un software de la era de la inteligencia, un software moderno, permite

que la aplicación móvil se pueda usar con o sin internet. Nos vamos a ir a los factores claves para la

elección de un software ERP. ¿Qué es lo que tengo que tener en cuenta? ¿Cuál es el mejor proveedor

de software para mi empresa? Pensemos juntos y miremos toda esta serie de circulitos y nos vamos

a focalizar en el círculo de funcionalidad y proveedor. Lo primero que tenemos que tener en cuenta es

la funcionalidad presente en el sistema. ¿Tiene lo que mi empresa necesita? ¿Tiene funcionalidad

propia de mi mercado vertical? Sí o no? Una vez que eso está, el proveedor, ¿qué onda el proveedor?

Ustedes cada vez que... Esta es una forma de pensarlo. Cada vez que vayan a elegir un producto de

software, ustedes tienen que saber que no está eligiendo un producto.

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[00:24:16.02]

Ustedes están eligiendo una relación a largo plazo con el fabricante de ese producto, porque el

producto todo el tiempo cambia. De hecho, un software de gestión empresarial, idealmente,

debería tener dar tres actualizaciones al año, es decir, que tres veces al año, un promedio, cada cuatro meses,

tiene que haber algo nuevo. Por lo tanto, ustedes siempre tienen que poner más énfasis en el

proveedor que en el producto en sí, porque van a estar buscando esa relación. Después,

personalización. 

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Este sistema, ¿hasta dónde se puede personalizar? ¿Puedo modificar la base de

datos? ¿Puedo agregar campos? ¿Puedo perfiles de usuario y que dependiendo del perfil se puedan

especificar qué campos se ven, qué campos no, cuáles campos son de solo lectura, qué campos no?

Tengo procesos de aprobación o todo ocurre porque sí y nadie tiene la posibilidad de aprobar nada.

Tiene un motor de automatización que automatice cosas atrás, como el envío de un correo

electrónico programable a un cliente o a un proveedor. Y del lado del proveedor, obviamente, lo que

vamos a ver es, primero los costos. Obviamente, costos en la realidad económica de cualquier

empresa es determinante. Un software de 100 000 dólares al año, por más de que cumpla con todos

los requisitos que tiene que cumplir, probablemente quede fuera del alcance de muchísimas

Empresas.

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[00:26:01.02]

Entonces, el costo es un factor importante. Pero el segundo factor importante, y del lado del

proveedor, es el soporte. Es el soporte porque... Yo quiero saber, como cliente, ¿el proveedor tiene un

sitio en donde haya una base de conocimiento, en donde va a hacer consultas? ¿Tiene una

comunidad de usuario similar a un fórum donde se puedan hacer preguntas y respuestas y yo puedo

interactuar con otros clientes de la herramienta? ¿Tiene manuales de usuario actualizados, tiene

tutoriales en videos, ofrecen capacitación gratuita de manera grupal, por ejemplo, una vez al mes. Ya

son un montón de cosas a tener en cuenta. Y ahora me gustaría focalizarme en preguntas, preguntas

que tenga Flor, preguntas de ustedes que me quieran hacer. Y luego de las preguntas, ustedes van a

ver un código QR, que yo les voy a mostrar, van a escanear ese código QR con el teléfono celular. Al

escanearlo, van a ir a mi perfil de LinkedIn, me contactan por LinkedIn y ahí les doy las licencias y

aquellos que quieran hacerme cualquier pregunta de cualquier índole me la pueden hacer. Flor,

vamos con las preguntas.

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[00:27:30.02]

Impecable, Juanma. Bueno, muchas gracias por toda la información valiosa que nos acabas de traer.

Bueno, tú tenías una pregunta, pero primero leamos las del chat, ¿te parece? Vamos. Nos preguntan

por acá: Hola, ¿cuáles son los errores comunes que debo evitar al elegir un proveedor de software

ERP?

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[00:27:48.23]

Buena pregunta sería evitar todo lo que acabo de comentar recién. Por ejemplo, no chequear cuántas

actualizaciones al año tiene el producto de no chequear si hay buenos recursos de soporte y

capacitación en línea por parte del proveedor. Otro error, ¿el proveedor está en Argentina o es un

producto que viene de Europa y tiene una localización hacia esta parte del mundo precaria y que no

va a ser mantenida? Principalmente eso.

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[00:28:29.15]

Bien, genial. Después tenemos, preguntan Juan Manuel: ¿Cómo se maneja la formación y la

transición de los empleados a la nueva plataforma?. Muy buena esta pregunta.

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[00:28:42.00]

Esa es crítica. En estos 30 años que llevo en la empresa, yo veo que uno de los riesgos más grandes

que una empresa afronta en el momento o a la hora de implementar una herramienta de tecnología

es el por parte de los usuarios, en donde ustedes van a ver resistencia al cambio por muchos

motivos. ¿Motivos en dónde? Hay empresas en donde hay resistencia al cambio porque saben que

con una herramienta van a ser los empleados más monitoreados. Hay situaciones, y me tocó ver, de

robo interno, que eso queda expuesto, entonces, ahí hay una resistencia al cambio. También me tocó

ver áreas de compra de una empresa, negociando precios con proveedores, con un buen sistema, eso

queda expuesto. Entonces, por un lado, tenemos la resistencia al cambio por la transparencia que

todo esto le da a la gestión empresarial. Y después tenemos la resistencia al cambio propia que

todos los seres humanos tenemos ante lo nuevo, en donde tal vez tenés, Flor, un área de

administración en una empresa que hace ocho años están acostumbrados a manejar las cuentas corrientes con Excel

y están hiper familiarizados con el Excel y de golpe les venís a meter un sistema

y eso le genera un montón de miedo o eso le genera un montón de inseguridad.

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[00:30:19.24]

Y hasta es posible que empleados sientan en su foro interno que no son lo suficientemente

inteligentes para entenderlo. Entonces, Entonces, acá la clave es tener un líder de proyecto interno en

donde sea el jefe de toda la implementación dentro de la empresa con planes de capacitación.

La capacitación acá es determinante, personalizados para cada uno de los recursos. Y el bajado de

línea a nivel gerencial o de la dirección del muchacho es esto o es esto. El Excel va a coexistir un

tiempo con la herramienta, pero después, bueno.

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[00:31:06.12]

Bien, fantástico. Juanma, después por acá nos pregunta Mariano si podrías darnos cinco tips

importantes a tener en cuenta que debería tener un software de control de producción. Okey.

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[00:31:22.07]

Actualizaciones frecuentes. Acceso desde la nube, envío de alertas, buena integración, este tal vez

sea uno de los más importantes, buena integración con todo el mecanismo de compra, es lo que

comentaba recién, desde la solicitud de compra, la orden de compra, el seguimiento de todo el

proceso de compra, porque un proceso de producción queda trabado cuando no hay producto,

cuando no hay materia prima. Y volvería Voy a hacer tal vez énfasis también en las alertas, en las

alertas que tengan que ver con un aumento del consumo, ya sea o por parte de venta directa o por

parte de distribución, para que de alguna manera el proceso comience antes.