Proceso de aprobación

Intro

En EGA Futura, los procesos de aprobación son una forma de automatizar el proceso de aprobación de registros, como cotizaciones de venta, contratos, solicitudes de vacaciones y mucho más.

Un proceso de aprobación se compone de varios elementos, incluyendo criterios de entrada, acciones de aprobación y rechazo, y acciones de salida.

Criterios de entrada

Los criterios de entrada son las condiciones que deben cumplirse para que un registro entre en el proceso de aprobación.

Estos criterios pueden basarse en cualquier campo del registro, como el estado, la fecha de creación, el importe total, etc.

Acciones de aprobación y rechazo

Las acciones de aprobación y rechazo son las acciones que se realizan cuando un registro entra en el proceso de aprobación.

Por ejemplo, una acción de aprobación podría ser enviar un correo electrónico al gerente de ventas para notificarle que se ha aprobado una oportunidad de venta

Una acción de rechazo podría ser enviar un correo electrónico al vendedor para informarle que la cotización ha sido rechazada.

Acciones de salida

Las acciones de salida son las acciones que se realizan cuando se completa el proceso de aprobación.

Por ejemplo, una acción de salida podría ser actualizar el estado del registro a "Aprobado" o "Rechazado".

Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia y la consistencia del proceso de aprobación, y también puede proporcionar una mejor visibilidad y control sobre el proceso.

Ventajas para tu Empresa

Alguna de las ventajas de implementar procesos de aprobación en una empresa utilizando EGA Futura, son las que detallamos a continuación.

Mayor eficiencia

Al automatizar el proceso de aprobación, se eliminan los cuellos de botella y se aceleran los tiempos de respuesta, lo que puede ayudar a reducir el tiempo de ciclo para aprobar un registro.

Mayor visibilidad

Al utilizar procesos de aprobación, se puede tener una mejor visibilidad de los registros que están siendo aprobados, así como del estado de los mismos en todo momento.

Mejor control

Los procesos de aprobación de EGA Futura permiten establecer reglas y criterios claros para la aprobación de registros, lo que puede ayudar a garantizar que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.

Más calidad

Al establecer un proceso de aprobación, se pueden establecer reglas de negocio que aseguren la calidad de los registros, lo que puede reducir errores y aumentar la precisión de la información almacenada en EGA Futura.

Menos errores humanos

Al automatizar el proceso de aprobación, se pueden reducir errores humanos, lo que a su vez puede ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

Facilita la toma de decisiones

Al utilizar procesos de aprobación, se pueden tomar decisiones informadas y consistentes, lo que puede aumentar la confianza en los registros aprobados y reducir los riesgos asociados con la toma de decisiones basadas en información incompleta o errónea.

La implementación de procesos de aprobación en una empresa utilizando EGA Futura puede proporcionar una serie de ventajas, incluyendo mayor eficiencia, visibilidad, control y calidad, así como la capacidad de tomar decisiones informadas y consistentes.

Ejemplos

Proceso de aprobación de cotizaciones de venta

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de las cotizaciones de venta de una empresa:

• Las cotizaciones de venta pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
• El proceso de aprobación puede requerir que la cotización de venta cumpla con ciertos criterios, como una fecha de cierre prevista, un descuento máximo y la aprobación del gerente de ventas antes de avanzar al siguiente estado.
• Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico a los gerentes de ventas y a los vendedores.

Proceso de aprobación de contratos

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de los contratos de una empresa:

• Los contratos pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
• El proceso de aprobación puede requerir que el contrato cumpla con ciertos criterios, como una fecha de inicio y finalización, un importe mínimo y la aprobación del departamento jurídico antes de avanzar al siguiente estado.
• Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico a los departamentos jurídico y de finanzas.

Proceso de aprobación de solicitudes de vacaciones

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de las solicitudes de vacaciones de los empleados:

• Las solicitudes de vacaciones pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
• El proceso de aprobación puede requerir que la solicitud cumpla con ciertos criterios, como una fecha de inicio y finalización, la disponibilidad del empleado y la aprobación del gerente de RRHH antes de avanzar al siguiente estado.
• Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico al gerente y al empleado.

Proceso de aprobación de gastos

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de los gastos de los empleados:

• Los gastos pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
• El proceso de aprobación puede requerir que el gasto cumpla con ciertos criterios, como una categoría de gasto, un importe máximo y la aprobación del gerente antes de avanzar al siguiente estado.
• Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico al gerente y al empleado.

Un proceso de aprobación de EGA Futura, es una forma de automatizar la aprobación de cambios en un registro mediante la definición de criterios de entrada, acciones de aprobación y rechazo, y acciones de salida.