El inventario está conformado por todos los materiales necesarios para la producción, pero también por todo lo producido. Esta totalidad de cosas es almacenada y requiere de una gestión eficiente.
Toda esa materia almacenada es conocida también como stock.
Éste sirve para satisfacer la demanda externa de productos, así como la interna de insumos que mantengan las actividades.
La Gestión de inventarios forma parte de la contabilidad de costos, la cual calcula, analiza y controla todos los costos relacionados con la empresa.
Finalidad de la Gestión de inventarios
Los objetivos que orientan este proceso administrativo son:
- Alcanzar el nivel óptimo de mercancías almacenadas.
- Mantener la existencia de unidades o productos necesarios para cada actividad protegiendo a la empresa de las fluctuaciones.
- Asegurar la continuidad productiva de la compañía.
- Mejorar las operaciones de compra y venta de insumos sacando provecho de las ofertas en la adquisición por grandes cantidades.
Hay que tener presente que lo ideal es siempre encontrar un punto de equilibrio entre las existencias y los costos asociados a su almacenamiento.
Tipos de inventarios
Existen diversas formas de clasificar los inventarios:
- Según el grado de terminación.
- Según la localización.
- Según su funcionalidad.
De acuerdo al grado de terminación, se dividen en inventarios de:
- Materia prima: Compuesto por los materiales que sufrirán un proceso de transformación hasta convertirse en productos.
- Insumos: Incluye todos los materiales empleados para la producción de mercancías.
- Productos en proceso: Aquellos que están siendo modificados y se utilizarán, a su vez, para terminar otros productos.
- Productos terminados: Todos los que ya atravesaron una transformación total y definitiva.
- Productos para embalar: Los que están siendo empacados para su distribución.
Según la localización de las mercancías, los inventarios se clasifican en:
- Aquellos que están en tránsito: Todos los materiales que no están ubicados en la empresa, pero pertenecen a ésta.
- Aquellos que están en planta: Todos los materiales que ya se encuentran en poder de la compañía.
Y de acuerdo a su funcionalidad, los inventarios son:
- Operativos: Compuesto por todos los insumos que forman parte del reabastecimiento para la venta o producción.
- De aseguramiento: Empleado para subsanar variaciones en la demanda o demoras con el reabastecimiento.
Métodos de Gestión de inventarios
En primer lugar, se encuentra el método ABC. Éste identifica las mercancías más importantes para la determinación del valor total del inventario.
Y, en segundo lugar, se encuentra el método de la cantidad económica de pedido. Este último busca un punto de equilibrio entre los costos de solicitar un material y los que se generan por almacenarlos.
Requerimientos para la realización de inventarios
Un paso previo a la gestión eficiente de inventarios es crearlos y organizarlos para poder llevar una correcta administración de los mismos. En líneas generales estas etapas son:
- Identificación de todos los materiales, determinando cuáles formarán parte del inventario y cuáles no.
- Identificación de todos los lugares donde se encuentran materiales, insumos o productos propiedad de la empresa.
- Conformar el grupo de personas encargadas del almacenaje y de las tareas de inventario.
- Realización del inventario propiamente dicho, empleando planillas que luego deberán ser procesadas digitalmente. De esta forma se podrá obtener información valiosa y útil.
Costos de los inventarios
Mantener mercancías, materiales o productos en stock cuesta dinero. El costo de esto variará según el tipo de organización.
Los tipos de costos asociados son:
- Costos por ordenar.
- Costos por mantenimiento.
- Costos de quiebre de Stock.
Los costos por ordenar son aquellos que se desprenden de la emisión de un pedido. Pero también hay otros que se derivan de la formación de listas de corridas de producción.
Por otra parte, los costos por mantenimiento están vinculados al almacenamiento de los productos. Éstos permanecerán durante un tiempo en stock y su manipulación genera costos para la empresa. Así como corren riesgo de obsolescencia.
Finalmente, el costo de quiebre de stock busca un equilibrio entre los costos operativos de los inventarios.
