Ninguna factura debe emitirse sin especificar claramente la fecha en que se expide, la cual refleja el momento mismo en que se realiza el comprobante.
Si la factura no contiene la fecha de emisión pierde su validez fiscal y podría ameritar una sanción de la agencia recaudadora de impuestos.
De producirse una inspección de Hacienda, la fecha de emisión de la factura es requisito indispensable para comprobar los pagos.
Por qué es importante la fecha de emisión en una factura?
Motivos de su relevancia y utilidad:
- Fija el periodo en que serán liquidados los impuestos correspondientes (IVA e impuesto sobre la renta).
- Expone la diferencia de tiempo existente entre el momento de la emisión y el de la operación reflejada en el comprobante. De diferir estas fechas entre sí, debe quedar constancia escrita en la factura de la fecha de operación o prestación del servicio documentado. Esto es útil cuando se presta servicios a un autónomo.
- Es el dato que otorga los derechos al vendedor o prestador del servicio para reclamar ante un impago de la factura. Si la factura contiene una fecha de vencimiento, será esta última la que active la posibilidad de iniciar el reclamo.
- Sirve como punto de referencia para el archivado y conservación de la factura durante el tiempo máximo que indique la ley.
Ejemplo de fecha de emisión de una factura
Un profesional independiente prestó un servicio a una compañía el día 5 de enero de 2019. Pero la factura fue emitida posteriormente el día 6 de enero y remitida.
Detalles del comprobante:
- 5 de enero de 2019 será la fecha de operación que da origen a la factura y deberá constar en el comprobante.
- 6 de enero de 2019 es la fecha de emisión de la factura.
- 6 de enero es la fecha que origina los plazos de rendición de impuestos. En el supuesto de una declaración trimestral de impuestos por fecha del calendario, ésta deberá ser realizada al término del primer trimestre. Es decir, entre el 1 y el 20 de abril. (dependiendo de lo regulado en cada país)
- Si el tiempo máximo de conservación en archivo de la factura es de 4 años, el 6 de enero de 2023 ya se puede descartar el documento.
Consideraciones sobre la fecha de emisión de una factura
Es necesario prestar mucha atención a todos los campos que contiene el documento y completarlos apropiadamente para que cobre valor legal.
Por eso:
- Es importante contar con plantillas de facturas que ayuden en su elaboración.
- En caso de emitirse a un cliente particular, que cancela el pago en el mismo acto de la confección del comprobante, la fecha de la transacción y la de emisión, es la misma.
- En caso de que la expida un profesional independiente, una vez terminada la prestación del servicio, la fecha de emisión puede ser días después. En este caso el plazo de emisión (en días) lo indica la ley respectiva.
Cómo corregir errores en la Fecha de emisión de una factura?
Por distintas circunstancias se pueden cometer errores en la confección de una factura.
Llegado el caso de haberse emitido una factura con algún error se debe emitir una factura rectificativa y tener en cuenta lo siguiente:
- Expedir lo más pronto posible una factura rectificativa.
- La factura rectificativa debe indicar número de factura que se está corrigiendo y su correspondiente fecha de emisión y cuál es el motivo.
- La factura rectificativa tendrá como su fecha de emisión el mismo día en que se está emitiendo. No la fecha de la factura que se está corrigiendo.
- Una vez que está emitida la factura rectificativa, esta cobra validez en reemplazo de la factura rectificada.
- Si lo que se necesita corregir es una factura electrónica lo que se deberá emitir es una nota de crédito para tal fin. La fecha de emisión será la que de por formalizado el acto de expedición de la nota de crédito y también deberá contener en la descripción número y fecha de emisión de la factura que se rectifica.
