En la Plataforma EGA Futura, una Actividad se llama a la registración en el sistema de una tarea por hacer o to-do (un pendiente), de una tarea finalizada, de un llamado telefónico, de un correo electrónico enviado o por enviar, o de un evento que se ha efectuado o se programa realizar, con el objeto de cumplir con los negocios de la empresa. Cada una de las Actividades se puede relacionar a registros de la base de datos, tales como las cuentas o contactos o los otros usuarios de la plataforma o colaboradores de la compañía. Por tanto, al registrar las actividades en el historial de los distintos registros relacionados es posible realizar seguimiento, permitir la visualización del trabajo para los distintos equipos o para la gerencia, promover la colaboración y el trabajo coordinado.
Además se podrán desencadenar acciones automáticas o procesos de aprobación si estuvieran establecidos para determinada acción relacionada con actividades registradas en la plataforma.
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Cuando los usuarios emplean la Plataforma EGA Futura para el desarrollo de funciones de la organización gestionan diferentes Actividades.
Cada una de esas Actividades son pequeños pasos que se dan día a día para lograr los objetivos y metas empresariales.
De manera que en una Actividad puede ser llevada a cabo por uno o más usuarios en la plataforma hasta alcanzar los resultados esperados.
Cada una de las actividades registradas podrán verse ordenadas dentro de la Cronología de actividades de la plataforma.
Gracias a la registración de actividades se puede mantener un prolijo seguimiento del trabajo, de clientes, contactos, candidatos y proyectos.
En todos los registros de la plataforma hay un espacio reservado para registrar las actividades relacionadas
Características de una Actividad
Se pueden caracterizar las Actividades en la Plataforma EGA Futura de la siguiente manera:
Son tareas u otras acciones que se realizan en el momento actual o futuro.
Están relacionadas a la naturaleza y funcionamiento de la empresa.
Pueden ser realizadas por uno o más usuarios.
Son simples o compuestas, pudiendo requerirse varias actividades para lograr un objetivo.
Pueden asociarse a registros específicos facilitando el trabajo compartido.
Es posible hacerles seguimiento para determinar su cumplimiento o avance.
Pueden ser registradas y consultadas en cualquier momento en el historial.
Tipos de Actividades
En la Plataforma EGA Futura se pueden registrar cuatro tipos diferentes de Actividades. Éstas son esos pequeños pasos que se dan a diario para alcanzar unos objetivos.
Tipos de actividades que se pueden registrar en la plataforma EGA Futura
De forma que las Actividades se clasifican en:
Tareas: Son acciones por ejecutar para cumplir con una meta u objetivo. Su ejecución puede requerir un orden específico.
Registros de llamada: Son las anotaciones realizadas a propósito de los resultados de una llamada telefónica. Si la llamada se concretó o no, es importante dejar constancia escrita de ello.
Correos electrónicos: Los mensajes que se pueden enviar en el momento o de manera automática en una fecha determinada.
Eventos: Son los acontecimientos o reuniones que están programados para el futuro o que van a suceder. Puede anotarse su hora de inicio y finalización y vincularse con registros y contactos de la plataforma. Serán agendados de forma automática en el Calendario de la plataforma con fecha, hora, duración, estado de ocupación, participantes, lugar de realización y otros datos de relevancia..
Cada uno de los eventos quedan registrados en la plataforma y están vinculadas al Calendario donde los usuarios podrán verlas.
Hay que destacar que, al registrar una Actividad, quedará constancia en la plataforma del asunto, el tiempo en que será ejecutada, su estado y los usuarios involucrados.
Una vez que se programa una Actividad se pueden generar alarmas o notificaciones para recordarle al usuario su cumplimiento.
Además, tal como sucede con las actividades comunes del día a día en la compañía, es posible generar informes con los resultados alcanzados. En estos informes queda reflejado el lapso de tiempo y todos los datos de interés que la conformaron.
En este tutorial aprenderás a usar y configurar el recordatorio de actividades que son las notificaciones que aparecen como tarjetas emergentes para eventos y tareas debajo de la campana de notificaciones.
Aprende a activar y desactivar notificaciones con tarjetas de notificación emergentes y correos electrónicos para tus actividades, tareas y eventos dentro de la plataforma.
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