La pista de auditoría debe suministrar información que permita comprobar un movimiento en cuentas a partir de un documento o archivo. Estos documentos pueden ser los recibos o facturas que maneja la empresa, por ejemplo.
Mientras existan en la compañía pistas de auditoría en cantidad y calidad apropiada, existirá un buen control interno.
Una pista de auditoría suficiente garantiza que no haya actividades sospechosas o fraudulentas que comprometan las actividades de la organización.
Importancia en la gestión
Como parte fundamental del control que debe llevarse a cabo internamente y asegurar cualquier proceso de auditoría externa, las pistas son útiles porque:
- Aseguran rápidos y buenos procesos de supervisión sobre las cuentas y finanzas de una compañía.
- Permiten conocer cualquier problema con las operaciones o la contabilidad dentro de la organización. Además de mostrar si representan fielmente a la empresa.
La falta documentación que sustente o permita comparar las diferentes operaciones realizadas es un problema grave.
Sin embargo, es muy común que se cometan errores humanos en las labores de archivo y registro. De manera que, mientras existan las pruebas se pueden solucionar los problemas.
Elementos de una pista de auditoría
Para que los procesos realizados puedan ser eficaces, claros y llevarse a cabo rápidamente, es necesario lo siguiente:
- La pista de auditoría debe tener muy claro el procedimiento y los canales que sigue cada operación. Por ello es necesario realizar esquemas de funcionamiento de cada proceso.
- La cantidad de pasos necesarios para obtener la información es lo que da una idea sobre la complejidad del proceso.
- El seguimiento a la pista de auditoría se origina en documentos como las facturas, recibos, bonos o títulos a partir de los cuales se justifican ciertos movimientos.
Cuando se realiza el trabajo de auditoría se comienza por ubicar los libros y documentos donde constan los resultados o la situación final de la empresa.
A partir de allí, la empresa debe presentar cada uno de los documentos que demuestran esos resultados.
Así se puede descomponer la información más general en sus pequeñas partes.
Este procedimiento, entonces, va desde adelante hacia atrás, desde lo más grande hasta lo más pequeño (por ejemplo, las facturas y deudas por cobrar).
Cada movimiento debe estar justificado por:
- Una factura u otro.
- Mostrar la fecha de la operación.
- Y el medio empleado para el pago.
Si se realiza la auditoría a través de medios digitales, éstos deben cumplir con todas las normas contables y de seguridad.
