Una Factura proforma no tiene ningún efecto en la contabilidad y por ello no es registrada en las cuentas. De forma que no genera ninguna clase de compromiso entre las partes, ni de vender, ni de comprar.
Otro elemento a destacar de una Factura proforma es que tampoco tiene ningún efecto fiscal. Por tal motivo, no crea obligación de pago de impuestos, ni su declaración.
Sus características son muy simples, pues son prácticamente iguales a una factura comercial.
Usos de una Factura proforma
Aunque carezca de validez, puede ser utilizada para:
- Suministrar información al cliente sobre las mercancías a la venta.
- Ofrecer detalles sobre las condiciones de una operación.
- Dar cuenta de transacciones que aún no se han concretado.
- Servir como presupuesto, o realizar una oferta.
- Obtener los datos del futuro cliente.
- Declarar ante las instancias aduanales el valor de los productos.
- Servir de comprobante cuando se envían muestras a ciertos clientes.
Cuando un cliente acepta los términos y condiciones informadas en la proforma, entonces puede procederse a realizar la transacción mercantil.
Diferencias con un presupuesto
La Factura proforma puede ser utilizada para brindar información y costos de un producto. Sin embargo, se pueden establecer algunas diferencias como:
- La Factura proforma implica un acuerdo con el cliente, mientras que el presupuesto no. Por esa razón, la primera busca asegurar la operación comercial.
- La Factura proforma es mucho más formal, mientras que el presupuesto no conlleva mayor garantía de concretar la transacción.
- La Factura proforma puede ofrecer mayor estabilidad con los precios. En cambio, el presupuesto sólo da una idea del valor de un producto sin la menor garantía.
Contenido de una Factura proforma
Considerando que es idéntica a una factura comercial, contiene lo siguiente:
- El encabezado debe decir proforma, ubicado de manera visible.
- La fecha en que se emite la Factura proforma.
- Los datos del vendedor (empresa) y del comprador (cliente). Esto incluye dirección, Número de Información Fiscal de ambas partes.
- La descripción de la mercancía y cantidades a vender.
- El precio o valor del producto por unidad y antes de la aplicación del impuesto.
- Indicación de la divisa en que se realizará la venta (si es una venta a cliente en el extranjero).
- Gastos relativos al envío o transporte si fuera necesario.
Nunca y, bajo ningún concepto, se podrá utilizar una Factura proforma como obligación de pago. No crea ningún compromiso firme de concretar la operación.
