Gestión de proyectos

Un proyecto cobra vida con la intención de cambiar una situación, alcanzar objetivos y resolver problemas. Por este motivo, se asocia a emprender acciones en el tiempo para generar un producto final.

Características de la Gestión de proyectos 

En relación a los proyectos y su gestión, hay que tomar en cuenta que:

• Todo proyecto tiene un inicio y llega a un final. El inicio está relacionado a la situación problema y el final es la nueva situación que tendrá valor agregado. 
• Concluido un proyecto, se tienen que haber alcanzado cambios positivos.
• La Gestión de proyectos integra todas las acciones y estrategias necesarias para conducir el emprendimiento al éxito. 
• Una buena Gestión hace uso de todos los recursos necesarios y disponibles en un periodo de tiempo.
• Con la Gestión de proyectos se analizan los costos, actividades y tiempos asociados al emprendimiento.
  

El ciclo de vida del proyecto

Todos los proyectos tienen un ciclo de vida en el cual se inicia el emprendimiento, se desarrolla y llega a su fin.

Para realizar el seguimiento al ciclo de vida y controlarlo, se emplean metodologías y técnicas. 

Con esto se estudia su viabilidad, se monitorea su ejecución y se evalúan sus resultados.

Como en todo emprendimiento se encuentran obstáculos (tiempo, presupuesto). Y también amenazas (factores externos que no son controlados por el proyecto) que pueden comprometer el logro de los objetivos.

Pero también existen fortalezas (recursos humanos, materiales, técnicos) que deben explotarse y oportunidades para aprovechar al máximo (ciertas leyes). 

Lo ideal siempre será aprovechar en la mayor medida los recursos asignados e integrar coordinadamente las acciones para lograr los objetivos.

De esa forma, el éxito se mide no sólo por el logro de objetivos, sino también por la correcta administración de cada recurso empleado (personal, tiempo, costos, insumos).

Importancia de la Gestión de proyectos

Entre los beneficios y puntos positivos se pueden destacar:

• Permite hacer un uso eficiente del tiempo y de todos los materiales dispuestos, evitando gastos innecesarios. 
• Incrementa el dominio de la empresa sobre su propio destino. 
• Facilita la organización, jerarquización y priorización de todo lo que se quiere poner en marcha.
• Asegura mayores posibilidades de lograr lo que se quiere. 
• Capitaliza conocimiento de suma importancia para la organización toda vez que produce información y se gana experiencia. 

En la actualidad, la Gestión de proyectos se realiza con la ayuda de sistemas informáticos que registran y procesan la información.

Con ello, se generan informes, paneles de información y tableros de comando en base a distintos indicadores.

Además, el software facilita las auditorías que atienden a garantizar que se cumpla todo lo planificado y el nivel de riesgos asumidos

La Gestión de proyectos mediante software especializado

Todo proyecto debe manejar y controlar un conjunto de variables que se nutren a partir de los datos de campo.

El software de administración de proyectos puede registrar variables como trabajadores, costos, inventarios y horas de trabajo. 

Manejando cada variable se puede llevar la contabilidad del proyecto de manera eficiente. Así, se generan con rapidez facturas y se evalúa la rentabilidad del proyecto.

Algunas de las herramientas que pueden utilizarse con este tipo de tecnología son:

• Estudios de tendencia e inversión.
• Los análisis de la relación costo/beneficio.
• Elaboración de instrumentos o planillas de medición.
• Determinación del cumplimiento de tareas o metas.

Por otra parte, sus beneficios se pueden resumir en:

• Ofrecen la posibilidad de brindar información actualizada y de valor para la toma de decisiones.
• Permiten construir estadísticas sobre indicadores clave de gestión y cualquier variable de interés en las distintas fases del proyecto.
• Pueden generar alertas sobre posibles desviaciones del proyecto con respecto a lo planificado. 
• Facilitan el monitoreo y evaluación de cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.

Considerando lo anterior, las herramientas informáticas deben asegurar el control total de cada una de las variables, etapas, actividades y recursos.

Así, se debe crear la infraestructura necesaria para recoger datos y construir la información. Además de definir canales apropiados para comunicar eventos importantes.

Los grandes aliados son los métodos y técnicas, los cuales deben estar involucrados en los planes y estrategias para alcanzar el éxito. 

No hay que olvidar que siempre se debe generar un equilibrio en el control del proyecto. Controlar demasiado acapara tiempo valioso. Pero controles muy débiles incrementan los riesgos.