Tipo de registro

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Vamos a aprender qué es un tipo de registro y cómo tu empresa puede beneficiarse de esta característica clave para disminuir el estrés del trabajo cotidiano y trabajar de manera más ordenada.

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Tipo de registro o record type es una variante de un registro de los que podemos dar de alta en la base de datos de la plataforma. Puede haber distintos tipos de registros y cada uno puede tener una página de registro diferente con otra distribución de los elementos y campos también diferentes y específicos.

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Los tipos de registro se pueden aplicar a los diferentes perfiles de usuarios o directamente para todos los usuarios de la plataforma. Cada vez que van a dar de alta un registro primero seleccionan el tipo de registro y a continuación les aparecerá una versión diferente de campos para completar según el tipo de registro elegido.

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Este vídeo va a contener un poco más que una definición, vamos a dar una explicación breve pero integrativa que ubique al tipo de registro como funcionalidad para organizar de la manera más inteligente posible toda la información de la base de datos.

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Los tipos de registros son una de las claves de la organización de la información en la Plataforma EGA Futura porque la organización de los registros en tipos de registros va a repercutir en los informes y reportes, en las estadísticas y en la agilidad de trabajo para cada usuario.

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Usar tipos de registros ayuda a bajar las barreras de adopción de la plataforma de modo que cualquier usuario nuevo lo pueda sacar andando sin dificultades desde el primer día porque usar tipos de registros sirve para personalizar la experiencia de cada perfil de usuario y servirá para que nadie se ahogue en un mar de campos para completar, sino exclusivamente en los campos estrictamente necesarios para mantener simple y organizada la información de la base de datos.

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Para definir lo que es un tipo de registro, vamos a recordar lo que son los registros y los objetos. Un objeto define a un tipo de información particular que se almacena en la base de datos de la plataforma. Por ejemplo, el objeto cuentas permite almacenar los datos sobre todas las empresas que se relacionan con nuestra organización cada empresa nueva que ingresamos en el objeto Cuentas es un registro. Cuando damos de alta una nueva cuenta en la base de datos estamos creando un nuevo registro para el objeto Cuentas.

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Para cada objeto tendremos múltiples registros, cada uno de los cuales almacena la información sobre cada ejemplar específico de ese tipo de datos. Volviendo a la definición de tipos de registro, tipo de registro o record type es una variante de uno de esos registros que se ingresa en la base de datos, es decir, cuando lo voy a presionar el botón Nuevo primero voy elegir el tipo de registro y recién ahí se van a desplegar los campos que tengo que completar para darlo de alta en la base de datos.

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Siguiendo con el ejemplo para el objeto Cuentas, se puede tener diferentes tipos de registros según el distinto tipo de vínculo comercial que mantengamos con esas empresas. Se puede tener un tipo de registro para la cuenta de un cliente otro tipo de registro para la cuenta de un proveedor otro tipo para un socio estratégico y otro tipo de registro para un competidor, cada uno con campos específicos con información relevante para cada tipo.

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Los tipos de registros sirven para personalizar procesos de negocios para los distintos usuarios de la plataforma. Veamos el caso de las tareas del proyecto: Estamos en el objeto Tareas de proyecto. En la página de inicio encontramos las vistas de lista de tareas de proyectos. Cuando queremos crear una nueva tarea de proyecto presionamos el botón Nuevo y vemos que lo primero que aparece es una ventana que nos solicita que elijamos un tipo de registro. Como estamos en el objeto Tarea de proyecto nos pide que seleccionemos un tipo de tarea de proyecto y como estamos en una instancia de creación de contenido los tipos de registro disponibles para crear una nueva tarea de proyecto son los que tenemos en pantalla.

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Vamos a seleccionar el tipo de registro artículo para esta tarea de proyecto. Presionamos el botón Siguiente, se abre la ventana para crear un nuevo registro de tarea de proyecto tipo artículo y vemos que tiene una cantidad determinada de campos para poder guardar toda la información que corresponde a la registración de una tarea de proyecto donde se organiza la información para la creación de un artículo con determinados campos obligatorios.

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Y finalmente, una vez que está todo completo presionamos el botón Guardar y habremos ingresado un nuevo registro a la base de datos del objeto tareas de proyecto.

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Ahora vamos a presionar el botón Nuevo y vamos a elegir otro tipo de registro en este caso vamos a seleccionar Tarea simple. Presionamos el botón Siguiente y encontramos que la distribución de la página es totalmente diferente y los campos son otros distintos al tipo de registro que habíamos mirado anteriormente. Vamos a completar la carga de este registro para continuar con el ejemplo.

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Una vez que completamos los campos necesarios presionamos el botón Guardar vemos que el registro ha sido creado y vamos a la vista de lista y vemos que se agregó un registro a nuestra vista de lista que es un registro más del objeto Tareas de proyecto y la diferencia la vemos en la columna Tipo de registro donde figura en nuestro ejemplo que algunos registros son de tipo artículo y otros registros son del tipo tarea simple. Claro está que cuando entramos a cada uno de esos registros vamos a encontrar una distribución diferente de los campos y el contenido de cada tarea de proyecto será una información también distinta.

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Como son distintos tipos de registro para un mismo objeto se podrán agrupar como vistas de lista en la página de inicio de ese objeto como vemos en pantalla y también aplicando filtros a las vistas de lista se podrán crear listas específicas para cada tipo de registro.

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Por último, cabe destacar algunas consideraciones: Los tipos de registro son configurados por EGA Futura particularmente según las necesidades de cada empresa. Pueden tener diferentes campos cada tipo de registro y se pueden limitar y predeterminar según el perfil del usuario. Y de esta forma se ofrece un formato de página distinto para diferentes usuarios o campos distintos según el tipo de registro que se quiera dar de alta en la base de datos. También se pueden ofrecer valores de lista de selección diferentes para iguales campos en los distintos tipos de registro.

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Para aprender a usar los registros y objetos de la plataforma los invito a participar de nuestras capacitaciones en vivo ingresando a EGA Futura.com/vivo

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