Cada una de las operaciones se registran o escriben en el Libro diario conformando asientos. Por cada transacción debe existir un asiento.
Mantener un orden en los registros contables es de suma importancia porque permite el funcionamiento adecuado de la organización.
Algunas características del Libro diario
Entre los elementos que lo componen y características generales están:
- Debe estar empastado y con cada uno de sus folios sellados.
- Los asientos también son conocidos como partidas. En el Libro diario se crean partidas dobles con entradas de crédito (haber) y débito (debe).
- La sumatoria de las partidas de crédito debe ser igual a las de débito.
- Las grandes compañías crearán asientos a diario, mientras que las pequeñas lo pueden hacer de forma mensual (como máximo).
- Los cálculos se pueden realizar de manera automática mediante software especializado.
En cada país las disposiciones legales pueden cambiar, pero la estructura del libro es la misma. El Código de Comercio será el que regule lo concerniente al Libro diario. Y su legalización se realiza ante el Registro Mercantil.
Importancia del Libro diario
Su valor dentro de las organizaciones se debe a que:
- Permite ordenar los datos y asientos en el tiempo, destacando las ganancias o las pérdidas.
- Permite analizar las operaciones realizadas, con lo cual se puede mejorar la gestión y actividades comerciales.
Partes que componen un Libro diario
Este libro contiene diversos elementos que permiten identificarlo:
- Identificación de la empresa, con su nombre y logotipo.
- Un número asignado a la cuenta que consta en el libro mayor.
- Dos columnas, una para el Debe (débitos) y otra para el Haber (créditos).
- La fecha de cada transacción, que permite ver el día exacto de la operación comercial.
- Una descripción detallada de la operación con datos de la cuenta donde fue acreditada o debitada.
Es necesario que cada cuenta incluya un asiento de firma del encargado de las operaciones. Igualmente, se incluye un código de cuenta por cada cliente.
Distribución de los asientos en el Libro diario
Cada partida puede ser clasificada de la siguiente forma:
- Asientos de apertura: Empleados para destacar los aportes de los asociados. Se codifican con una “A”.
- Asientos de saldo inicial: Se representan con las letras “SI”. Consisten de las operaciones hechas de un mes a otro. Siempre se expresa el saldo inicial de cada periodo.
- Asientos de cierre: Hechos al término de cada periodo y reflejan el saldo. Se codifican con una “C”.
- Asientos simples: Disponen de una cuenta de cargo, además de una de abono.
- Asientos compuestos: Contienen varias cuentas simples.
