Cuenta

Dentro de la Plataforma EGA Futura, en el Objeto Cuentas, el tipo de información que se almacena es la referente a empresas que mantienen relaciones comerciales con nuestra organización.

Cada Cuenta de ese Objeto se almacena en un registro específico dentro de la base de datos.

Cada Cuenta estará almacenada en un Registro.

El registro de una Cuenta contiene los datos de identificación de una persona individual, si fuera cuenta personal, o de una compañía.

Entre los datos básicos se guarda su dirección, teléfono de contacto, otros detalles acerca de la relación comercial que nos relaciona.

Las vías de contacto virtual o electrónico como por ejemplo email o mensajería instantánea, son datos que se almacenan en los Contactos, no en las Cuentas, ya que las comunicaciones se realizan con las personas que son integrantes de dichas compañías.

Si se trata de una Cuenta comercial, además puede agrupar a un conjunto de contactos (integrantes de esa compañía) que son quienes conversan con nuestra empresa.

Se pueden crear múltiples cuentas para una misma organización cuando ésta tiene diferentes ubicaciones.

Las cuentas permiten hacer un seguimiento de información de contacto y detalles sobre personas individuales, negocio, proveedor o cliente con el que se está trabajando.

Relaciones de las Cuentas

Las cuentas, ademas de contener la información necesaria y de interés sobre esa empresa pueden ser relacionadas con otros registros de la plataforma.

Relación de una Cuenta con Contactos

La relación principal de una Cuenta es con Contactos.

La cuenta siempre contiene uno o más contactos que son personas a quienes contactar.

Cuando queremos comunicarnos con una compañía no vamos a enviar un email a la cuenta sino al contacto relacionado con esa cuenta.

¿Qué sucede cuando se quiere hacer un envío de Correo electrónico de lista mediante el cual enviar un mismo email, pero personalizado, a un grupo de empresas?

La lista que se utiliza no es una lista de Cuentas sino una Lista de Contactos quienes son los referentes de cada empresa.

Vamos a ver un ejemplo práctico:

Una empresa que vende ciertos insumos usa la Plataforma EGA Futura para la gestión de su negocio.

En la aplicación EGA Futura 365 administra sus proveedores, clientes y otras cuentas.

En la Cuenta de cada uno de sus clientes tiene al menos dos contactos relacionados:

• El encargado de compras, quien realiza los pedidos a nuestra compañía.
• El encargado de depósito que es la persona con quien se acuerdan las entregas de mercadería.

Esta empresa quiere enviar un Correo electrónico de lista para hacer llegar a un grupo de clientes el catálogo de nuevos productos.

Lo que deberá hacer ejecutar una Lista (Vista de lista) de Contactos de esos clientes aplicando un filtro para seleccionar solamente a los encargados de compras.

Una vez confeccionada la lista de contactos solamente deberá presionar el botón Enviar correo electrónico de lista y escribir el email o aplicar una Plantilla y enviarlo.

Relación de una Cuenta con otros Registros

Así como una cuenta se relaciona con uno o más contactos también puede vincularse con otro tipo de registros.

Por ejemplo, Si la cuenta es de un proveedor de servicios que repara alguna maquinaria, se podrá relacionar esa cuenta con el registro de dicha máquina en la plataforma.

Las máquinas y otros bienes de la compañía se almacenan como registros dentro del Objeto Activos. en este caso será un registro de un Activo.

El registro de una máquina (Activo) podrá tener relacionado al proveedor que se ocupa del servicio técnico y a la vez, cada proveedor de servicio técnico tendrá asociadas a su Cuenta cada una de las máquinas a las que efectúa reparación.

Se podrá mantener historial de actividades tanto en el Activo como en la Cuenta, es decir, tanto en la Cuenta del proveedor como en el registro de cada máquina se podrá conservar historial de comunicaciones, reparaciones, garantías, facturas, etc.

Tipos de Cuentas 

Si bien el concepto Cuenta habitualmente refiere a una compañía con la que se hacen negocios se las clasifica en dos categorías.

Según la cantidad de contactos que pueden agrupar se clasifican en:

• Cuentas personales: Son aquellas que almacenan datos correspondientes a personas o individuos. En este caso, cada Cuenta está asociada con un solo y único contacto. 
• Cuentas comerciales: Son las que almacenan los datos relativos a una empresa u organización. Cada cuenta de negocios contiene uno o más contactos.

Los contactos son aquellas personas que trabajan dentro de esa empresa quienes son nuestros interlocutores o con quienes de gestiona el vínculo comercial.

Las Cuentas personales no incluyen contactos ni tienen jerarquías.

Las Cuentas personales vienen desactivadas de manera predeterminada en la Plataforma EGA Futura. Este servicio puede ser solicitado a EGA Futura.

Importancia de una Cuenta

Registrar a las empresas que se relacionan con nuestra compañía como Cuentas dentro de la plataforma brinda beneficios:

• Facilita las tareas contables y de facturación.
• Permite agrupar y organizar información otros datos de interés comercial y organizarlos.
• Permite llevar un registro o historial de las operaciones y comunicaciones llevadas a cabo con una persona o compañía.
• Facilita la tarea de ubicación o localización de contactos específicos.
• Ayuda a conocer mejor a las personas y empresas con las que se hacen negocios.

Cómo se administran Cuentas en la Plataforma EGA Futura?

En la Plataforma de EGA Futura se puede:

• Crear, administrar o eliminar Cuentas.
• Vincular Cuentas, marcar o etiquetarlas para darles seguimiento.
• Crear reglas de validación para automatizar la gestión de cuentas.
• Realizar búsquedas, filtrados y selección de cuentas para individualizar empresas, a sus miembros, desarrollar negocios o llevar a cabo procesos de facturación o pago.
• Visualizar las operaciones comerciales en desarrollo con las diferentes organizaciones, las solicitudes de servicio o cualquier documento cargado en el sistema (facturas, recibos).
• Compartir Cuentas con otras personas.
• Establecer jerarquías entre los miembros de una Cuenta comercial.
  

Buenas prácticas para la administración de Cuentas

No es suficiente crear Cuentas y almacenar datos. Es necesario gestionarlas eficientemente para obtener el mayor provecho de ellas.

Por esa razón, es conveniente establecer criterios y códigos para identificar cada Cuenta. Esto puede resultar de mucha utilidad para diferenciarlas y ubicarlas con rapidez.

Es importante que nunca existan contactos aislados, es decir, contactos que no estén asociados a una Cuenta de negocios.

Además, es conveniente realizar auditoría de las Cuentas y contactos para conocer si están inactivas o sin actividad reciente. 

Si una Cuenta o Contacto están inactivos se pueden implementar campañas de difusión que permitan generar nuevos negocios

Por último, es necesario mantener todos los registros actualizados con información de interés.

Cómo crear una Cuenta en la Plataforma EGA Futura?

Para crear una Cuenta debemos dar de alta un nuevo registro dentro del objeto Cuentas.

El procedimiento para crear una Cuenta es el siguiente:

• Desde el iniciador de aplicación de la plataforma, también llamado Waffle, accede a la aplicación EGA Futura 365.
• En la barra de navegación haz Clic en la pestaña Cuentas.
• Presiona el botón Nuevo.
• Completa los campos con los datos de la Cuenta.
• Por último, debes hacer Clic en Guardar para registrar toda la información en el sistema.

Qué es EGA Futura 365?

Para conocer qué es y aprender a usar la aplicación EGA Futura 365, te recomendamos ver el tutorial publicado aquí.