Documento contable

Un Documento contable es un comprobante de una actividad comercial llevada a cabo por la empresa y que tiene validez legal. 

Por tanto, debe contener todo lo previsto por la ley, así como lo contemplado en las normas contables de acuerdo a cada país. 

Se diferencia del documento no contable en que este último sólo ofrece información de una operación mercantil. Por ejemplo, una cotización u orden de compra.

Entre algunos Documentos contables se pueden mencionar: Las facturas de compra/venta, los recibos de pago y los cheques. 

Sin embargo, existen otros con poco uso en la actualidad como:

• Las letras de cambio, y
• Los pagarés.
  

Cómo se clasifica un Documento contable? 

Se pueden clasificar de dos maneras diferentes.

Atendiendo a su registro y archivo son:

• Documentos para archivo y registro: Todos los que dan cuenta de una operación mercantil en donde se produce un intercambio de bienes o valores.
• Documentos para archivo: Los que no tienen naturaleza contable y sólo ofrecen información.

Ahora, también es posible clasificar un Documento contable desde el punto de vista de quien lo emite o recibe.

De acuerdo a esta clasificación son:

• Documentos externos: Aquellos que son emitidos por alguien vende un bien o presta un servicio a la empresa. Por ejemplo, las facturas de compras.
• Documentos internos: Son aquellos que emite la propia empresa. Por ejemplo, las facturas de ventas y los presupuestos.
  

Utilidad de un Documento contable

Un Documento contable puede tener muchas funciones, pudiendo servir sólo para la empresa, o para personas u organizaciones fuera de ella.

Por lo tanto un Documento contable sirve para:

• Dejar constancia de las operaciones mercantiles.
• Calcular los ingresos, egresos o reflejar el patrimonio de la empresa.
• Reflejar movimientos internos que no tengan que ver con lo mercantil.
• Respaldar datos y emitir presupuestos.
• Llevar un registro completo que permita el cálculo de impuestos o faciliten procesos de fiscalización o auditoría.

De modo que estos documentos acreditan un asiento contable o lo justifican. En ellos se registra una relación jurídica entre dos partes.

Un Documento contable en la era digital

Es evidente que un Documento contable es un registro escrito, en físico y que se puede archivar. 

Pero los procesos de conversión digital requieren llevar registros en nuevos formatos que faciliten su manejo y hagan más rápida la comunicación.

Por esta razón, los diferentes Estados ya han flexibilizado sus políticas fiscales, aceptando soportes digitales. 

E incluso, hoy en día hay una tendencia a preferir el formato digital. Su uso depende de las leyes locales y normativas legales.