Las leyes no determinan procedimientos especiales ni establecen requisitos obligatorios al respecto. Por este motivo, la elaboración de un Recordatorio queda a juicio de la empresa.
Puede ser realizado en forma oral mediante una llamada telefónica o haciendo acto de presencia ante el deudor. Pero lo más formal es hacerlo por escrito (carta) enviada por correo postal o electrónico.
La cantidad de Recordatorios también es opcional. Por lo general, se pueden realizar sólo 3, antes ejercer acciones legales.
Contenido de un Recordatorio
A medida que el pago se retrasa la intensidad de los recordatorios irá escalando. Esto quiere decir que se podrán hacer cada vez más fuertes.
En este sentido, el primer recordatorio suele ser amistoso y amable. El segundo puede incluir el pago de intereses de mora. Y un tercero el aviso de acciones legales.
Lo más importante es que los Recordatorios siempre sean respetuosos y se mantengan dentro de lo legal. Nunca deben dejar ser profesionales.
El contenido mínimo para un Recordatorio será:
- Indicar el nombre y la dirección de la empresa, junto con la fecha en que se está enviando el Recordatorio.
- Los datos del cliente y su dirección.
- Incluir el número, la fecha y descripción de la factura no pagada.
- Se invita en el recordatorio a ponerse al día con la deuda, indicando medios de pago y todo lo que ayude a hacer el pago lo más cómodo posible.
- No olvidar el monto total de la deuda a pagar o la cuota vencida.
Tiempo para el envío de un Recordatorio
El Recordatorio se envía siempre que la fecha de vencimiento de la factura se haya alcanzado. A partir de esta fecha se puede esperar un tiempo prudencial de 7 a 10 días.
Hay que recordar que para el Recordatorio todo queda a discreción de la empresa, no hay normas al respecto.
Tómese en cuenta lo siguiente:
- Si bien cada cliente es diferente, lo ideal es que la empresa evalúe sus registros históricos y utilice el tiempo promedio en que suelen liquidarse las deudas.
- Luego del primer recordatorio, se puede esperar menos tiempo para el segundo aviso. El cual podría realizarse en 5 a 7 días después del primero.
- Un tercer y último aviso puede emitirse de 3 a 5 días adicionales.
A medida que se realizan nuevos avisos se debe hacer más fuerte el Recordatorio, sin emplear ofensas ni maltrato
Siempre se debe procurar convencer de manera amistosa al cliente y disuadirlo de evitar la intervención judicial.
Consejos finales
Si bien a nadie le gusta recibir Recordatorios (de la naturaleza que sean), los clientes deben entender que el impago causa problemas a la empresa.
El cliente podría molestarse u ofenderse y seguir haciendo caso omiso de la solicitud de pago como forma de castigo a la empresa. Entonces:
- Utiliza el mismo idioma del deudor, de esa forma se asegura que el mensaje transmitido sea claro y preciso.
- Hay que actuar siempre de manera profesional, legal y mantener un ambiente de cordialidad en el cual se puede resolver cualquier problema.
- Evita indicar que se trata del primer Recordatorio porque ello hace pensar que existirá un segundo, y da tiempo al deudor para postergar el pago.
- El cobro de intereses de mora puede aplicarse considerando la inflación y gastos por extender el Recordatorio. Todo dependerá del país y las costumbres.
En casos extremos se puede recurrir a empresas dedicadas al cobro de deudas. Todo con tal de evitar un proceso monitorio que puede llevar más tiempo.
