Optimiza tu manera de trabajar utilizando Kanban

Qué es Kanban?

Es una palabra del idioma japonés que significa cartel o señal.

En la plataforma se usa también para nombrar al panel donde los registros de una lista están organizados como tarjetas en columnas donde cada columna representa una etapa de progreso, facilitando que podamos realizar un seguimiento visual y actualizar el trabajo.

Para qué sirve la vista Kanban?

La disposición de los registros al estilo tablero Kanban sirve para que podamos realizar un seguimiento de nuestro trabajo gracias a esta distribución tan visual.

Gracias a la funcionalidad de pincha y arrastra tarjetas de registros para hacer el cambio de estado de progreso también se simplifica la interacción.

Dónde encuentro la vista de lista tipo Kanban?

La vista Kanban está habitualmente disponible para objetos que tienen vistas de lista estándar también llamadas de tipo Tabla o grilla, como Cuentas, Contactos o Tareas. 

Existe infinidad de posibilidades para realizar un seguimiento de su trabajo de esta forma. 

Para acceder al formato Kanban, desde una lista tipo tabla debemos hacer clic en el botón que tiene forma de grilla o cuadrícula y cuando lo presionemos se abrirá el menú Mostrar como, y cuando elijamos la opción Kanban vamos a ver que cambia el botón a un dibujo con  forma de tres columnas.

Cómo configuro un Kanban por primera vez?

Para ver los datos organizados en el tablero Kanban vayamos al botón Controles de vista de lista que tiene forma de engranaje y del menú que se despliega elijamos la opción Configuración de Kanban.

Se abrirá la ventana configuración de Kanban y allí debemos elegir un Campo por el cual agrupar los datos.

Kanban organiza los registros de la lista en columnas. 

Debemos decidir los campos que se utilizarán para crear estas columnas la primera vez que cambiemos una vista de lista tipo tabla a vista de Kanban.

En la ventana configuración de Kanban  hay dos campos:

• Resumir o sumarizar por: Se debe elegir un campo numérico o de divisa. Sirve para totalizar los datos de cada columna por ejemplo: totalizar valores o cantidades de la columna. Según configuración por administrador tiene las opciones: sumarizar, totalizar, intervalo de tarea y Ninguno. (Ninguno para no tomar en cuenta este campo de la vista de Kanban)
• Agrupado por: Es un campo obligatorio y aquí se mostrarán los campos elegibles para generar las columnas en las que se agruparán los registros. Los campos elegibles deben ser campos tipo picklist o lista de selección.

Se sugiere usar campos que representan estados de avance o progreso como por ejemplo el campo Estado de una tarea.

Se visualizarán resultados de acuerdo a filtros que hayan sido aplicados a la lista de tabla. Si algún filtro hiciera incompatibles los datos con la vista de kanban, podemos ajustar el filtro.

Si la compañía utiliza múltiples tipos de registro para algunos o todos los objetos, la vista de Kanban tiene fichas separadas para cada tipo de registro.

Cómo se usa un Tablero Kanban?

Cuando llegue el momento de actualizar el estado de un registro, deslizarlo en el tablero Kanban es tan simple como arrastrar la tarjeta del registro a la columna correcta y soltarlo allí.