Asocia Tareas de proyecto con otros objetos de la plataforma

Relacionar da como resultado vincular dos objetos

Relacionar una Tarea de proyecto es vincularla a otro objeto por medio de un registro que forma parte integrante de dicha tarea y que va a estar ubicado en uno de sus campos de relación.

La ventaja de trabajar en plataforma es que la información proviene de una única base de datos y se integra en Objetos y Registros relacionando sus datos y simplificando el acceso a las fuentes de información en el tiempo que tarda un clic.

La información que tomamos desde otros objetos de la plataforma no es únicamente un dato estático que se aloja en un campo sino que además es un vínculo al registro que da origen a ese dato y la actualidad de la información es en tiempo real.

Entonces resulta imposible que en nuestros campos de relación figuren datos desactualizados ya que la información proviene de la base de datos única, central y en la nube sincronizada al instante.

El concepto multidimensión o acceso multidimensional a la información hace referencia a que podemos navegar de objeto en objeto desde cada punto de la plataforma donde encontremos un campo relacionado o un vínculo a sus registros.

Conozcamos los campos que relacionan la Tarea de proyecto

Como un proyecto está compuesto por múltiples tareas de todo tipo, necesitamos cierta información vital para el logro de cada tarea y conseguir el orden y la armonía en el trabajo en equipo.

Sobre cada tarea como mínimo necesitamos saber: 

1. Quién la va a realizar. 
2. Quién la va a supervisar. 
3. A qué proyecto pertenece. 
4. En qué ubicación física se va a desarrollar. 
5. Si hay alguna clase de bienes o activos involucrados en la misma.

Para qué queremos toda esta info? 

Para interrelacionar toda la información en listas, informes y reportes, para poder generar historiales de actividad en el registro de cada componente mencionado.

Así, cada movimiento de trabajo de personas, lugares y objetos dentro de un proyecto mantiene su correspondiente registro y estado de avance ordenado y detallado cronológicamente en la plataforma.

Asimismo todas las comunicaciones entre colaboradores relacionadas con la tarea de proyecto quedarán agrupadas y organizadas para simplificar el trabajo.

Campos de la sección Personas

En una Tarea de proyecto hay dos personas responsables.

Ambas personas deben ser un usuarios de la plataforma, es decir un integrantes de la compañía.

Además los dos deben ser parte del proyecto, esto quiere decir que deben contar con privilegios suficientes como para ver ciertos datos del proyecto que le permitan trabajar en él y tener la capacidad de interactuar con Tareas de proyecto en la plataforma.

Estos son los campos de personas:

• Usuario asignado: Es la persona encargada de realizar la tarea. 
• Supervisor: Es el colaborador que va a ocuparse de que la tarea esté cumplida en tiempo y forma según lo estipulado para el progreso favorable del proyecto

Los dos campos mencionados son de tipo búsqueda de registros y los identificamos porque poseen la imagen de una lupa en el interior del campo. 

Al ser campos de tipo búsqueda una vez que posicionamos el puntero del mouse dentro del campo se habilita la búsqueda, luego podemos ajustar la misma si escribimos algunos caracteres del nombre de la persona que queremos que figure en el campo. 

Una vez que identificamos el nombre de la persona que buscamos lo debemos seleccionar para que ese dato se integre al campo.

Si estamos intentando ingresar a un colaborador y no encontramos disponible su nombre para agregarlo a la tarea, posiblemente sea necesario que le habiliten permisos para poder participar de este proyecto.

Así lucen los campos de la sección Personas:

Campos de la sección Relaciones

En una Tarea de proyecto hay otros objetos relacionados, y como explicamos, vincular registros de otros objetos es fundamental para que la tarea quede interrelacionada con los otros elementos necesarios para que se lleve adelante y todo, en conjunto, quede integrado dentro del proyecto al cual pertenecen y con el resto de la plataforma.

Veamos cuáles son estos campos del sector Relaciones:

• Proyecto: Es el dato principal de todos, el nombre del Proyecto del cual forma parte esta tarea. Es el único campo obligatorio de esta sección.
• Ubicación: Es la locación o lugar físico donde se va a llevar a cabo la tarea.
• Activo físico: es el objeto, elemento o bien que se relaciona con esta tarea.

Para ingresar los datos en estos tres campos los debemos buscar dentro de la plataforma, ya que forman parte de la base de datos y nosotros simplemente debemos rellenar el dato con el nombre del registro existente en base de datos que corresponde a cada campo.

Igual que en la sección detalles, estos son campos de tipo búsqueda y funcionan de la misma manera que explicamos, habilitando la búsqueda con el puntero del mouse dentro del campo y seleccionando el dato de la lista que aparece o escribiendo algunos caracteres del nombre del registro para acotar la búsqueda.

Siempre la búsqueda estará limitada a la información contenida en el objeto al cual pertenece cada campo, es decir: si el campo es Ubicación, solamente buscará en la base de datos de ubicaciones.

Por ejemplo, en el campo Proyecto, solamente buscará entre los proyectos existentes en base de datos y además nos mostrará exclusivamente aquellos sobre los cuales tengamos permiso de visualización.

Si al realizar la búsqueda, no estamos encontrando algún registro para completar un campo, tal vez debemos solicitar acceso a nuestro supervisor.

Veamos en la siguiente imagen la sección relaciones:

Botones de la ventana Crear Tarea de proyecto

Una vez que hemos completado la información necesaria para ejecutar esta Tarea de proyecto debemos dirigirnos al sector inferior derecho de la ventana y allí veremos tres botones.

Estos botones sirven para realizar las siguientes funciones:

Cancelar

Sirve para descartar la Tarea de proyecto que estábamos creando. Presionando este botón perderemos todos los datos cargados y volveremos a la lista de tareas de proyecto.

Guardar y nuevo

Al presionar este botón se realizan dos acciones a la vez: 

• La Tarea de proyecto quedará creada y guardada con los datos que hayamos ingresado en sus campos y además, inmediatamente después: 
• Se abrirá una nueva ventana para crear una nueva Tarea de proyecto con todos los campos vacíos para poder ingresar otra tarea de proyecto a la plataforma.

Guardar

Al presionar este botón la Tarea de proyecto quedará guardada en la base de datos lista para trabajar cuando corresponda.

Cada Tarea de proyecto creada se guardará en la base de datos de la plataforma con una nomenclatura alfanumérica propia, única e irrepetible llamada EGA Futura ID que, en el caso de las Tareas de proyectos iniciará con la codificación TAP para indicar que es un registro del Objeto Tareas de proyecto y a continuación seguirá un número que se asigna de forma automática e incremental según el último registro creado en el Objeto Tareas de proyecto, por ejemplo: TAP-00019.

Encontraremos la Tarea de proyecto recién creada en la Lista de Tareas de proyecto en el Objeto Tareas de Proyecto en la barra de navegación de la aplicación EGA Futura Project. 

Siempre podremos acceder a una Tarea o un proyecto usando el buscador principal de la Plataforma ubicado en el sector superior central de la Plataforma EGA Futura.

También podemos encontrar la tarea dentro del Proyecto al cual pertenece esta Tarea de proyecto, accedemos a los proyectos desde la barra de navegación de la aplicación EGA Futura Project.

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Glosario: 

• Campo relacionado o de relación.
• Ubicación.
• EGA Futura ID
• Multidimensión o acceso multidimensional a la información

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