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En este vídeo voy a hacer una introducción a pedidos.

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Para realizar un pedido lo que estamos teniendo es un cliente que nos está solicitando productos. Entonces, le vamos a generar un pedido. Un pedido es un comprobante de una gestión comercial que involucra muchos objetos de la aplicación Inventory, ya que vamos a usar productos, listas de precios.

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Y ahora vamos a ver cómo se interrelaciona todo eso. Primero, vamos a mirar un producto, que sería la unidad más pequeña que va a formar parte de un pedido. Un pedido va a estar compuesto de productos.

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Bueno, acá tenemos la lista de lista de todos los productos. Y lo que vamos a mirar ahora dentro de cada uno de los productos que vamos a tomar como ejemplo, es la divisa del producto. Lo primero que vamos a tener en cuenta de los productos es lo que ya podemos visualizar en esta vista de lista de todos los productos. En esta columna que contiene la información del campo Activo, vamos a ver que en esta checkbox, cuando está seleccionada la casilla, significa que el producto está activo.

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Cuando la casilla está sin seleccionar, como estos casos, significa que los productos están inactivos, es decir, que esos productos no se pueden agregar a las listas de precios. En principio, luego hay más interrelaciones y tenemos un tutorial para cada una de las casillas Activo que encontramos en toda la aplicación EGA Futura Inventory.

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Entonces, un producto primero tiene que estar activo. Los productos vamos a mirar ahora sí, tres ejemplos, ingresemos a esta que se llama Pentax. Tienen una divisa propia del producto. Lo vamos a encontrar aquí en el sector  detalles del producto en el campo Divisa del producto. Este producto está en dólares. Es posible modificar este dato? La divisa del producto, presionando el botón Modificar, podemos cambiar la divisa si fuera necesario, pero este es un paso que uno lo dio de alta a conciencia cuando cargó el producto. No es de frecuente cambio, este dato que figura en el campo divisa del producto, pero si se necesita cambiar, sí se puede cambiar.

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Vamos a ingresar a este otro producto. La divisa de este producto es pesos argentinos y vamos a un tercer producto. Vamos a revisar este producto y este producto tiene como divisa peso mexicano. Una vez que entendimos que para poder usar un producto en una lista de precios y en un pedido, tiene que estar activo con la casilla Activo seleccionada y una vez que conocimos que un dato muy importante de cada producto es la divisa, ahora vamos a pasar a las listas de precios.

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Como este es un tutorial sobre pedidos, vamos a descubrir en un ratito que cuando creamos un pedido, lo primero que vamos a elegir es una lista de precios. Y nuevamente nos encontramos que las listas de precios también pueden estar activas o inactivas y para eso encontramos la casilla Activo. En esta vista de lista podemos observar en la columna Activo que algunas listas de precios están con la casilla seleccionada, es decir, están activas. Las que tienen la casilla de selección vacías están inactivas. Eso quiere decir que no se pueden usar esas listas de precios para iniciar ningún comprobante de venta, ni pedido, ni cotización, ni presupuesto, ni contrato. Esa lista de precios no se puede usar hasta que vuelva a estar activa.

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Por qué una lista de precios puede estar inactiva? Bueno, una lista de precios puesta inactiva porque yo pongo una promoción, por ejemplo, sobre el precio estándar de los productos del 1 al 5 de febrero, los clientes que me ingresen un pedido van a tener un descuento del 10 por ciento. Entonces puedo crear una lista de precios que se llamen 10 porciento de descuento del 1 al 10 de febrero. Creo la lista de precios, le agrego los productos y cuando llega el día 11 de febrero desactivo la casilla y esta lista de precios no va a estar más disponible para generar nuevos pedidos. Pero aquellos pedidos que fueron creados con esta lista de precios, cuando esta lista de precios estaba activa, es decir, del 1 al 10 de febrero, siguen teniendo esa lista de precios relacionada y pueden seguir agregando productos con ese beneficio , si es parte de la promoción que puedan seguir agregando producto, porque la consigna era que abrieran un pedido, que iniciaran un pedido en esa fecha.

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Quizás yo tengo que cerrar la facturación y necesito aumentar el volumen de venta y hago una promoción para que agreguen pedidos con un beneficio. Lo corto, la fecha indicada desactivando la casilla. Aquellos quienes ingresaron del 1 al 10 de febrero pueden seguir agregando productos con ese beneficio, con esa lista de precios y al desactivar la casilla, la lista de precios no figura más disponible para nuevos pedidos, cotizaciones y otros comprobantes.

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Bueno, entonces. Lista de precios. Vamos a mirar que puede estar activa o inactiva. La lista de precios está compuesta por productos.

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Vamos a crear una lista de precios. Vamos a usar el mismo criterio que señalamos recién en el ejemplo. Hagamos la lista de precios y le pusimos como nombre a la lista de precios. Siempre hay que tratar de ser muy descriptivo:  10 por ciento de descuento a pedidos del 1 al 10 de febrero. Aclaremos en la descripción que es un 10 por ciento de descuento a los pedidos iniciados del 1 al 10 de febrero y luego podrán seguir agregando productos.

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Vamos a activar esta lista de precios y presionando el botón Guardar ya hemos ingresado esta lista de precios. Voy a hacer un cambio en la descripción: Le voy a agregar unos datos. Voy a editar la descripción, vamos a escribir en esta descripción que sea la promoción solamente para clientes mayoristas del Distrito Federal de México. Entonces, simplemente me voy a ampliar esta descripción poniendo 'Es para clientes mayoristas de DF un 10 por ciento de descuento para los pedidos que inician del 1 al 10 de febrero' y luego podrán seguir agregando productos hasta la fecha de cierre del pedido.

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Presionemos el botón Guardar. Ahora sí quedó la lista de precios para el ejemplo que vamos a usar. Vamos a agregarle productos, pestaña, productos y en la lista relacionada Entradas de listas de precios, cada entrada es un producto que entra a la lista de precios. Cada producto que agreguemos es una entrada a esta lista de precios.

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Vamos a hacer un ejemplo muy sencillo entonces. Vamos a elegir productos, presionando el botón Agregar productos. Van a aparecer todos los productos de la base de datos que estén activos, que en su registro tengan la casilla de selección Activo seleccionada.

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Si a mi me falta algún producto aquí es porque no está activado el producto. Tengo que ir al registro del producto y activar la casilla. Entonces, aquí aparecen todos los productos de la base de datos que están disponibles para ser agregados a una lista de precios. Vamos a poner tres productos, vamos a elegir esta máquina Pentax, vamos a elegir estas zapatillas y esta cámara. Presionamos el botón Siguiente, vamos a asignarle el precio con descuento y ahora encontramos los tres productos agregados a la lista de precios.

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Los tres productos, en este caso, están activos para esta lista de precios. Si yo quiero desactivar algún producto para que no sea visto en esta lista de precios, no definitivamente de la base de datos que no se ha visto el producto (eso es en el registro del producto) esto es, en la lista de precios. Aquí yo puedo activar/desactivar este producto para esta lista de precios porque acá son entradas a listas de precios. Yo puedo desactivar la visualización y el uso de alguno de estos productos cuando elijamos esta lista de precios.

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Antes de crear un pedido para poder hacer el ejemplo, vamos a elegir algún producto que tenga su precio expresado en pesos mexicanos. Elijamos esta cámara Cannon EOS Mark IV, vamos a aplicarle un descuento y ahora sí tenemos los cuatro productos que vamos a usar en este ejemplo. Acá vamos a detallar lo siguiente: La divisa predeterminada de mi sistema, en este momento está en pesos mexicanos, por eso los productos que aparecen con el precio en dólares, porque la divisa del producto es dólares, a continuación, entre paréntesis, aparece una conversión a pesos mexicanos porque es la moneda que yo tengo configurada en el sistema como moneda del sistema.

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Este es un producto que tiene expresado el precio en pesos mexicanos. Por lo tanto, no me hace ninguna conversión. En el registro de producto figura el precio en pesos mexicanos. Ahora sí, vamos a crear un pedido: Estamos en la pestaña Pedidos, en la página de inicio del objeto Pedidos. Para crear un nuevo pedido, presionamos el botón Nuevo o usamos el menú que figura en la pestaña y elegimos la opción Nuevo pedido.

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Vamos a completar solamente los campos obligatorios para poder seguir con el ejemplo y así vamos a poner la fecha inicial del pedido. Acá para hacerlo coincidir con nuestra promoción, vamos a ponerle 9 de febrero. Luego, tenemos un campo que no es obligatorio, que será completado en su momento, cuando se termine de realizar el pedido, vamos a completar la fecha de finalización del pedido.

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Ahora, vamos a elegir la divisa del pedido: En este campo elegimos la divisa, dejemos peso mexicano para este pedido porque dijimos que en nuestra promoción entraban los mayoristas de DF, entonces vamos a hacerle el pedido en pesos mexicanos. Vamos a elegir un empleado de ventas (ya son campos que no son obligatorios), vamos a elegir un canal de venta (otro campo que no es obligatorio), descripción del pedido,  podemos escribir lo que sea necesario, el nombre de la cuenta (vamos a completar con la empresa que nos está solicitando estos productos mediante este pedido). En este campo, que se llama cliente autorizado por, podemos elegir un contacto dentro de esa compañía que sea el que autorizó este pedido y podemos completar todos estos datos, o puede ser luego, los campos que no son obligatorios pueden ser completados más adelante.

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En el sector Detalles, donde dice Empresa autorizada por, ahí vamos a elegir un usuario de la plataforma, uno de nuestros colegas, que haya sido quien autorizó la realización de este pedido: Un gerente, un ejecutivo de cuentas u otra persona que haya autorizado este pedido. Podemos completar más datos, fecha de autorización, algún número de pedidos, número de referencia, fecha de pedido de compra. Todo esto lo vamos a ver en un vídeo que se va a dedicar a conocer campo por campo, el registro de un nuevo pedido.

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Y toda este recorrido hacia abajo que hicimos es para llegar a este campo obligatorio. El campo Estado es una pick list o una lista de selección que nos permite indicar en qué estado se encuentra. Puede estar en el estado de Borrador porque estamos conversando, todavía no se definió que se vaya a concretar el pedido. Es un borrador nuevo, es porque estoy creando ya el pedido formalmente. En progreso puede ser una instancia donde se están cargando productos o se puede cambiar alguno de los productos o definir lugares de envío, fechas, acordando cláusulas para lo que luego será la venta y por último, el estado Activado. Luego vamos a hablar del estado Activado. Éste es un estado definitivo, una vez que le ponemos Activado, se cierra la posibilidad de ingresar productos a este pedido y queda como un acuerdo formal y ya pasamos a la etapa de venta.

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Como estamos creando un nuevo pedido, vamos a ponerle Nuevo. Guardamos los cambios presionando el botón Guardar y ahora sí ingresamos al registro del pedido. Lo primero que vemos en el registro del pedido es esta ruta o barra de estado. Vemos que la etapa Borrador está cumplida, que nos encontramos en la etapa Nuevo. Cuando avance el pedido lo vamos a pasar a En progreso y cuando ya sea un trato formal vamos a presionar Activado. Si presionamos este botón pasa directamente al estado completado, es decir, el estado Activado.

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Si se necesita cambiar algún dato, presionamos el botón Modificar y vamos a poder cambiar cualquier dato de los que encontramos en este sector del pedido y también recorriendo los campos que tienen la posibilidad de ser editados. Son estos que tienen un lapicito. También podemos modificar desde aquí.

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Bien, tenemos creado el pedido. Todo lo que necesitemos conversar con nuestros colegas sobre este pedido lo vamos a hacer aquí en Chatter. Toda la actividad que necesitemos registrar con referencia a este pedido lo vamos a hacer aquí. En la solapa Actividad podemos generar eventos, una nueva tarea, registrar un llamado telefónico o enviar un correo electrónico. Todo esto, si lo generamos desde adentro de este pedido, va a quedar vinculado a este pedido y va a figurar en el historial que quedará aquí abajo. Y luego tendremos en la pestaña Informes las estadísticas sobre este pedido.

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Ahora sí, para que este pedido cobre vida tenemos que agregarle productos. El paso número uno para agregar productos a un pedido es elegir la lista de precios. Cómo se hace? Vamos a la lista relacionada Productos de pedido. Este número nos indica que no tenemos ningún producto agregado al pedido y para agregar productos vamos a presionar el botón Agregar productos. Una vez que presionamos este botón, lo primero que nos pide es elegir la lista de precios que vamos a usar para este pedido.

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Es una única lista de precios. Este es el momento de elegirla y luego no la vamos a poder cambiar, obviamente para que no se haga lío de precios de productos. Primero vamos a definir una lista de precios. Tenemos para elegir todas las listas de precios que figuren activas. Nosotros vamos a seleccionar la que queremos usar para este ejemplo. Presionamos el botón Guardar y ahora sí se abre la lista de precios.

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Cuál es la particularidad que nosotros encontramos en todos los productos de la lista de precios que están disponibles para ser ingresados en este pedido? Solamente aparecen los productos cuyo precio está expresado en la misma divisa de este pedido. Si este pedido tiene como divisa el peso mexicano, solamente van a aparecer los productos que en su registro tengan el precio expresado en pesos mexicanos.

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Entonces, para poder agregar productos a un pedido, la divisa de los productos que quiero agregar tiene que ser la misma que la divisa del pedido y vamos a cambiar la divisa del pedido para ver lo que pasa. Aquí habíamos elegido divisa del pedido: pesos mexicanos. Por eso nos apareció el único producto de esta lista de precios que tiene su precio expresado en pesos mexicanos en el registro del producto.

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Así que vamos a cambiarle la divisa al pedido. Retrocedamos, con el botón Cancelar vamos a modificar este pedido directamente en el campo Divisa del pedido, vamos a cambiar: Elijamos dólar, presionamos el botón Guardar para establecer la nueva divisa de ese pedido. Y ahora sí, presionamos el botón Agregar productos. Van a aparecer todos los productos de la lista de precios que ya elegimos que estén disponibles. Presionamos el botón y ahora sí, aparecen solamente los productos que integran la lista de precios que hemos seleccionado, cuya divisa coincide con la divisa del pedido.

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Es solamente que acordarse que si falta algún producto en esta lista es porque la divisa del producto no coincide con la divisa del pedido. Teniendo esto en cuenta, vamos a elegir Productos para agregar a este pedido. Presionamos el botón Siguiente. Tenemos en esta instancia la posibilidad de cambiar el precio de cada producto si fuera necesario y tenemos que agregar en el siguiente campo la cantidad de cada uno de los productos que van a formar parte de este pedido. Presionamos el botón Guardar y ahora sí encontramos en la lista relacionada Productos de pedido todos los productos que forman parte de este pedido.

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Si necesitamos agregar productos, presionamos este botón. Si necesitamos modificar productos, presionamos el botón Modificar productos. Y lo que conseguimos con este botón es nuevamente acceder a la pantalla donde podemos modificar el precio de cada uno de los productos y la cantidad de producto incluida en este pedido. Guardamos los cambios presionando el botón Guardar y continuamos en el registro del pedido.

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Como habíamos comentado, este pedido puede cambiar de estado. En este caso estamos en la etapa Nuevo. Podemos pasar el pedido a En progreso, que es la siguiente etapa de esta ruta. Cuando presionamos el botón, las distintas empresas pueden solicitar que aparezcan o desaparezcan algunos campos, así como también pueden solicitar que se agreguen más pasos o más etapas en este progreso de un pedido. Desde el momento en que se inicia hasta el momento en que queda definitivamente completado o activado.

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Vamos a ver que cuando se llega a esa etapa final, donde el producto ha quedado activado, se va a producir un cambio en los campos y en las secciones y en las listas relacionadas que observamos en el registro de este pedido. Presionamos el botón Activado y confirmamos con el botón de la derecha que dice Marcar como estado actual y vamos a confirmar que el estado actual de nuestro pedido es Activado. Vamos a ver como cambia la interfaz del registro del pedido.

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Lo que acabamos de comprobar es que mi usuario no tiene autorización para activar pedidos, así que para poder ver como cambia la interfaz, voy a ir a un pedido que ya está activado para ver cómo luce el registro de un pedido activado. Vamos a los pedidos y elijamos uno que en la columna de Estado aparezca como activado. Este pedido 107 figura activado. Vamos a ingresar al registro de este pedido y ahora sí podemos ver cómo es la interfaz de usuario de un pedido que está activado, vemos que en la barra de estado ya no se pueden generar cambios a menos que alguien tenga permisos de administrador, podría retroceder alguno de los pasos, pero habitualmente, una vez que se marca como Activado, aquellas personas que tienen permiso para activar pedidos lo dejan definitivamente activado.

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Entonces aparece una nueva lista relacionada que se llama Ventas. Esta lista relacionada va a contener información a medida que se continúe con el proceso en el que ingresó este pedido y se transforme en una venta. Nuevamente encontramos la lista relacionada a productos de pedido. En este caso ya no existen los botones. Agregar productos o modificar productos porque el pedido está cerrado, ya ha quedado definitivamente activado.

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Más abajo conservamos el sector de Chatter, Actividad o Informes para poder seguir interactuando con este registro de pedido. Antes de irnos del registro de pedido, recordemos que el único dato que no podemos modificar cuando creamos un pedido es la lista de precios. Se elige al principio y no se puede cambiar. Luego, una vez que está activado el pedido, ya no vamos a poder cambiar los productos que lo integran y tampoco agregar nuevos productos.

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Ahora sí, para terminar vamos a ver como luce un pedido en el registro de un producto y en el registro de una cuenta, por ejemplo, de la cuenta de nuestro cliente.

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Vamos a ingresar y en la cuenta del cliente vamos a encontrar en la pestaña Relacionado, que es la pestaña que incluye la actividad comercial con este cliente, donde encontramos que no tiene ticket de servicio todavía, tiene una cotización y tiene 6 pedidos. El pedido que estuvimos mirando que figura activado es este pedido. Aquí están sus datos, vemos que figura Activado. Desde esta lista relacionada se puede interactuar con estos pedidos.

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Veamos que cuando un pedido figura por ejemplo como este 108 en estado Borrador presionando el menú de acciones rápidas para este registro, encontramos dos opciones: Modificar o Eliminar. Podemos modificar el pedido, pero en el caso del pedido número 107, que en este caso se encuentra activado, encontramos que en el menú de acciones solamente la opción Modificar. Este pedido ya no se puede eliminar porque ha quedado confirmado.

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Los datos que podemos modificar de este pedido son los detalles del mismo. Como dijimos, la lista de precios no se puede cambiar, pero sí podemos, por ejemplo, completar los campos que nos quedaron vacíos, modificar alguna información o definir direcciones de envío y otro detalle que sea de importancia, para que luego, cuando pase a la venta, el pedido haya sido formalizado con todos los datos completos.

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Para finalizar, vamos a ver cómo luce este pedido en el registro de un producto. Ingresemos a este producto. Los datos que podemos visualizar ingresando desde la lista relacionada son los de la entrada del producto al pedido. Para ingresar al registro tenemos que presionar el vínculo que figura en el nombre, vamos a hacerlo,  ingresamos al producto y una vez que estamos en el registro del producto, vamos a encontrar en el sector derecho, en la pestaña Precios, todas las listas de precios de las cuales forma parte este producto.

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Y en el sector izquierdo, en este caso en la pestaña Pedidos, vamos a encontrar las estadísticas referente a los pedidos de los que forma parte este producto. Aquí encontramos los pedidos de los que forma parte este producto y luego encontramos un gráfico que puede ser cambiado según la preferencia y también podemos acceder usando este vínculo al informe o reporte que da origen a los datos de estas estadísticas.

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Por último, volviendo a la vista de lista que encontramos en la página de inicio del objeto Pedidos, vamos a observar que predeterminadamente disponemos de varias vistas de lista y algunas ya están con los filtros aplicados para ver todos los pedidos activados y los pedidos que están en progreso.

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Para aprender mucho más sobre pedidos, sobre productos, sobre listas de precios, los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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