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No es necesario estar trabajando, específicamente en equipo con un colega como para necesitar constantemente o periódicamente conocer si está ocupado en algún horario específico y eventualmente poder asignarle alguna tarea o evento. Existe la forma de visualizar calendarios de colaboradores para poder conocer su disponibilidad horaria? En este tutorial vamos a aprender cómo agregar el calendario de un colega a mi vista de calendario.

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Predeterminadamente, al ingresar a la página de calendario lo visualizamos en forma de rejilla con columnas que representan días de la semana y filas que indican las horas del día. Desde el selector de formatos de vista de calendario, también podemos elegir ver el calendario de solamente un día o de todo el mes. Para poder agregar el calendario de un colega, tenemos que desplegar la barra lateral. Para eso vamos a presionar el botón Mostrar barra lateral.

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Una vez que se abre la barra lateral, vemos el sector superior con el almanaque y en el sector inferior dos secciones. La primera sección es mis calendarios en esta sección, se agrupa los calendarios propios, es decir, el calendario de mis eventos y los calendarios de objetos creados por mí.

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Luego encontramos el sector de otros calendarios. En esta sección se agrupan los calendarios públicos, los de otros usuarios y los calendarios de recursos compartidos de la compañía.

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Cómo vamos a agregar el calendario de un colega? Vamos a la sección Otros calendarios. En esta sección vemos el menú Controles, vamos a presionar y del menú que se despliega vamos a elegir la opción Agregar calendarios.

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A continuación, se abre la ventana que nos permite agregar calendarios y en el campo seleccionar Tipo de calendario vemos en el borde izquierdo el botón que despliega un menú. Presionamos el botón y del menú que se despliega tenemos que elegir la opción personas, que nos permite agregar los calendarios de usuarios.

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Lo que vamos a hacer ahora es escribir el nombre del usuario de quien yo quiero visualizar su calendario y como este es un campo de búsqueda cuando empecemos a escribir el nombre de ese usuario, vamos a empezar a recibir sugerencias. De las sugerencias que aparecen vamos a seleccionar el usuario que queremos y a continuación debemos presionar el botón Agregar.

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De esta forma en el sector Otros calendarios vemos que se agregó el calendario de mi colega. Cuando se agrega al calendario lo hace de forma habilitada, es decir, vemos en la casilla de selección adelante del nombre del calendario que la casilla está seleccionada porque está coloreada y éste es el color que van a tener los eventos que corresponden a mi colega en la vista de calendario.

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Vamos a conocer las opciones que nos da el menú de acciones para este calendario que hemos agregado. El menú de acciones se despliega presionando este botón en forma de flecha que se encuentra a la derecha del nombre del calendario. El menú que se despliega nos ofrece varias opciones: La primera es mostrar únicamente este calendario que, si la seleccionamos, va a deshabilitar la totalidad de los calendarios que yo pueda tener a la vista y dejar solamente los eventos de este calendario.

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Una vez que seleccionamos esa opción solamente vemos los eventos del calendario de mi colega. La siguiente opción del menú de acciones es Agregar evento. Desde esta vista de calendario yo puedo agregar un evento al calendario de mi colega, pero tengo que saber que una vez que el evento queda guardado ya no podrá ser modificado ni eliminado por mí. La propiedad de ese evento pasa a ser de mi colega y es esa persona únicamente la que puede modificar los detalles del evento o eliminarlo de su calendario.

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Vamos a hacer una prueba. Vamos a ingresar un evento para el día 18, de 12 a 13[pm] se abre la ventana para agregar un evento y una vez que completamos todos los detalles del evento (recordando que no vamos a poder editarlo ni eliminarlo) vamos a presionar el botón Guardar.

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Vemos que se agregó el evento que hemos creado en el calendario de nuestro colega. La siguiente de las opciones del menú de acciones es Eliminar calendario. Presionamos esta opción y vamos a hablar de qué se trata eliminar calendario.

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Eliminar no significa eliminar el calendario de la plataforma o de toda la empresa. Eliminar significa que desaparezca de mi barra lateral, es decir, que yo ya no voy a tener disponible en el sector Otros calendarios el calendario de este colega.

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Si yo necesitará nuevamente agregarlo, voy a tener que volver al menú controles y volver a agregar al calendario. Tampoco tenemos que confundir la opción eliminar calendario desde la opción Menú de acciones con desactivar el calendario, que es una acción temporal y se realiza desde la checkbox que figura adelante del nombre de calendario, que cuando la vemos coloreada es que el calendario está habilitado y sus eventos se ven en mi vista de calendario y si está desactivada ya no se van a visualizar los eventos de ese calendario, pero el calendario sigue figurando en el sector otros calendarios.

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Se activa y desactiva el calendario solamente con un clic en la casilla de selección. Por último, tenemos la opción que nos permite cambiar el color para los eventos del calendario de mi colega, en este caso puedo elegir otro color también puedo elegir colores personalizados.

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Para hablar sobre la vista previa de los eventos en el calendario voy a habilitar de nuevo Mis eventos dentro de esta vista de calendario. Lo que necesitamos conocer sobre la vista previa de los eventos es lo siguiente: Cuando sobrevolamos uno de nuestros eventos aparece una tarjeta con la vista previa de los datos de este evento en la cual encontramos el asunto del evento y una serie de campos con mucha información y vínculos para poder ampliar esa información el vínculo Más detalles y los botones Modificar y Eliminar, porque como es un evento mío, puedo interactuar con este evento directamente desde el calendario.

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La diferencia que vamos a encontrar con la vista previa de los eventos de un colega es la siguiente: Cuando sobrevolamos el evento del calendario de un colega solamente vamos a encontrar en la vista previa el asunto del evento los campos de inicio y fin y un vínculo para más detalles que nos abre el evento en una forma de sólo lectura y solamente con los campos que nos es permitido visualizar, sabiendo que no podemos ni modificarlo ni eliminarlo.

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Por último, tenemos que saber que podemos utilizar la vista de disponibilidad para poder comparar los diferentes calendarios. La vista de disponibilidad se accede desde el botón formatos de vista de calendario, del menú que se despliega elegimos la opción disponibilidad y lo que vamos a encontrar en esta vista de disponibilidad es el calendario de un solo día con los horarios de cada uno de los recursos que están en pantalla, que son todos los calendarios que yo tenga habilitados en mi barra lateral.

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En este caso tenemos habilitado el calendario de mis eventos, el calendario de mi colega y cada uno de esos calendarios habilitados se muestran como una columna en esta vista de disponibilidad donde podemos ver los eventos y por lo tanto los horarios ocupados y los horarios disponibles.

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Si necesitamos desplazarnos hacia otro día tenemos las flechas día siguiente y día anterior y el almanaque que nos permite ir a un día puntual en un mes y en un año determinado.

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De esta forma hemos aprendido agregar el calendario de un colega en mi vista de calendario. Para aprender mucho más sobre eventos y calendarios los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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