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Los que trabajamos habitualmente ocupando salas o utilizando recursos como equipos o artefactos de la empresa sabemos que rastrear el paradero de determinados objetos de uso común y conseguir la sala indicada justo para la reunión que la necesitamos a veces se convierte en una misión imposible y lo que es peor puede robar mucho, pero mucho, de nuestro valioso tiempo.

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Cuál es la forma posible de darle seguimiento a la ocupación de esos recursos fundamentales para que la organización del trabajo pueda llevarse adelante sin que falte ninguno de los detalles? En este tutorial vamos a aprender cómo agregar calendarios de recursos compartidos a nuestra vista de calendario.

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Los recursos compartidos son los objetos, instalaciones, vehículos, artefactos existentes en la empresa y que son de uso común para una área o para toda la compañía. La plataforma EGA Ftura ofrece un set de calendarios de recursos estándar para poder hacer uso inmediato de esos calendarios asignando cada uno de esos calendarios estándar a un recurso actual de la compañía.

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Cada recurso tiene un calendario propio. Se pueden activar uno, algunos o todos los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso para visualizar cada uno de los calendarios de recursos, primero hay que agregarlos a la sección otros calendarios de mi vista de calendario.

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Para editar los nombres de esos recursos estándar o solicitar nuevos, es necesario contactarse con EGA Futura y algunos de ellos los vemos habilitados aquí en la sección Otros calendarios.

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Para agregar el calendario de un recurso compartido a mi vista de calendario, debemos hacer lo siguiente: Primero desplegar la barra lateral del calendario. Para eso vamos a presionar el botón Mostrar barra lateral que permite desplegar y colapsar la barra lateral. Debemos ir a la sección otros calendarios en la parte inferior de la barra lateral y allí presionar el botón del menú Controles. Del menú que se despliega, debemos elegir la opción Agregar calendarios. Se abre la ventana que nos ofrece el campo Seleccionar tipo de calendario.

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En el borde izquierdo del campo aparece un botón que despliega un menú. Debemos elegir la opción Calendarios y recursos públicos. Una vez que seleccionamos el tipo de calendario que queremos agregar, es necesario que escribamos el nombre del calendario del recurso que vamos a agregar. En este caso vamos a agregar el calendario del recurso Sala 3. Una vez seleccionado el calendario que queremos agregar es necesario presionar el botón Agregar.

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Ahora lo vemos ubicado en la sección Otros calendarios de la barra lateral. Luego de haber conseguido la visualización del calendario del recurso elegido, vayamos al menú de acciones del calendario agregado que es el botón con forma de flecha que aparece a la derecha de su nombre.

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Presionamos el botón y del menú que se despliega se pueden elegir las siguientes opciones: Mostrar únicamente este calendario funciona ocultando los eventos de todos los otros calendarios que están activados. Vamos a darle clic y vemos que desactivó a todos los demás calendarios y para reactivarlos se deberá activar uno por uno seleccionando la casilla delante del nombre del calendario.

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Vamos a habilitar solamente el calendario Mis eventos. La siguiente opción del menú de acciones del calendario de recurso agregado es eliminar calendario. Si se decide eliminar este calendario será necesario reiterar todos los pasos nuevamente para agregarlo otra vez a la sección Otros calendarios, no eliminamos el calendario de toda la compañía, sino que simplemente lo eliminamos de nuestra vista de calendarios.

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Otra de las opciones del menú de acciones del calendario que hemos agregado es seleccionar color personalizado. Permite elegir un color propio para el calendario agregado. Una vez elegido el color para este calendario los eventos que corresponden al mismo se mostrarán coloreados todos con el color seleccionado.

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Vamos a hacer una prueba: Luego de seleccionar el color vamos a presionar el botón Guardar. De esta forma hemos agregado un nuevo calendario de recurso compartido a nuestra vista de calendarios.

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En este ejemplo hemos elegido el calendario del recurso Sala 3. Cada vez que activemos este calendario vamos a poder ver la ocupación para esta semana de la Sala 3. Si pasamos a una vista mensual, vamos a ver la ocupación de todo el mes para la Sala 3 y si necesitamos desactivar la visualización de la ocupación de este recurso, simplemente tenemos que desactivar el calendario desde la casilla de selección ubicada adelante del nombre del recurso.

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Por último, si queremos conocer la disponibilidad día por día de uno de los recursos o de todos los recursos, simplemente tenemos que elegir del selector de vista de calendarios, la vista de disponibilidad. Habilitemos para dar un ejemplo de vista de disponibilidad de recursos los calendarios de Sala 1, Sala 2 y Sala 3.

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Vemos que se agregó a nuestro calendario semanal el horario de ocupación de estos registros y pasando a la vista de disponibilidad de recursos la seleccionamos en el selector de formato de calendario y lo que obtuvimos es una vista diaria de la ocupación de cada uno de los recursos donde todos los calendarios que yo tenga activados, en la vista de mis calendarios, van a aparecer como columnas en la vista diaria de disponibilidad de recursos.

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Con las flechas anterior y siguiente podemos recorrer la disponibilidad de los recursos seleccionados día por día. Volviendo a la vista semanal vemos los eventos de todos los calendarios que tengo habilitados en mi vista de calendarios.

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Si necesito ocultar para seguir trabajando el panel lateral, simplemente debo presionar nuevamente el botón para ocultar la barra lateral.

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De esta forma hemos aprendido a agregar un calendario de recursos a mi vista de calendario. Para aprender mucho más sobre calendarios y eventos Los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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