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En este vídeo vamos a aprender cómo controlar la privacidad de una nota en EGA Futura.

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A pequeña o gran escala en el contexto de la labor cotidiana manejamos información confidencial. Es necesario registrar ciertas anotaciones, pero no queremos que todos puedan verla.

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Vamos a generar una nueva nota y hablar sobre la privacidad. Para crear una nota tenemos muchas opciones: Puede ser desde dentro de un registro, desde la página de inicio de notas presionando el botón nuevo o desde el botón de acciones globales de la plataforma.

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En este caso vamos a crear una nota desde la pestaña Notas que encontramos en la barra de navegación en todas las aplicaciones de EGA futura.

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Si no visualizamos la pestaña Notas, editamos la barra de navegación y la agregamos para poder tenerla a la vista. Desde el menú de la pestaña Notas elegimos la opción Nueva nota, y ya podemos crear una nota.

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Vamos a maximizar la pantalla para poder trabajar más cómodamente. Lo primero que podemos apreciar es que, aún sin haberle agregado algún contenido, aparece una leyenda que dice "Privada" y tiene un candado cerrado.La nota inicialmente es privada.

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Entonces vamos a aprender cómo podemos generar o mantener notas totalmente privadas. Generamos un contenido para la nota y para mantener la nota completamente privada debemos guardar esta nota sin seleccionar ninguna opción de las que tenemos como botones en el sector inferior de la nota: Ni compartir, ni agregar registros.

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Cuando creamos una nota y no la compartimos ni la agregamos a algún registro, esta nota es completamente privada.

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¿Qué pasa con la privacidad de las notas asociadas a registros? Vamos a crear una nota asociada a un registro. Cuando agregamos la nota a un registro, lo hacemos usando el botón Agregar a registros, seleccionamos un registro de la plataforma y debemos recordar que las notas asociadas a registros son siempre visibles.

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Cualquiera que tenga acceso de lectura al registro relacionado, podrá ver la nota. Las notas relacionadas con registros no son privadas porque heredan los mismos permisos de acceso que el registro relacionado, es decir, pueden visualizar la nota las mismas personas que pueden acceder al registro.

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Cuando relacionamos una nota a un registro vemos que en la nota aparecerá el icono de un candado abierto y la frase "visibilidad establecida por registro".

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Lo que habíamos comentado... Aquellas personas que pueden acceder al registro también van a poder leer esta nota.

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Si necesitamos relacionar una nota a ciertos registros y además queremos que la nota sea privada, tenemos que hacer lo siguiente: Presionar el botón agregar a registros, aquí vamos a encontrar una sección donde dice registros asociados con esta nota. Vamos a encontrar los que ya fueron asociados a esta nota y también para cualquier registro que asociemos en este momento podemos lograr que la nota siga siendo privada seleccionando esta casilla.

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Es la casilla que permite evitar que la nota sea vista por otros usuarios con acceso a este registro. Aquellas personas que pueden visualizar estos registros no van a poder ver la nota en la lista relacionada Notas y archivos dentro del registro, es decir, los usuarios que tienen acceso a estos registros no van a poder visualizar la nota.

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Y ahora podemos ver que nuevamente la nota pasó a ser privada y el icono del candado nuevamente está cerrado.

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Veamos Ahora qué pasa con la privacidad de las notas compartidas con usuario con grupos de Chatter. Bien... Sabemos que se puede compartir una nota con otros usuarios de la plataforma y también con grupos de Chatter, con la aclaración de que si el grupo es publico, la nota será accesible a toda la empresa.

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Para compartir, debemos presionar el botón Compartir. Aquí seleccionamos persona o grupos de Chatter y vamos a aprender ahora cómo podemos compartir selectivamente las notas privadas, es decir, necesitamos compartir la nota, pero no queremos que sea visible para todo el público, sino para quienes yo decida.

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Veamos, entonces, cómo se crean las notas compartidas de forma privada: Elijamos usuarios de la plataforma para compartir esta nota. Solamente quiero compartir la nota con estos dos usuarios. A continuación vamos a abrir la sección, quién puede acceder. Para habilitar que solamente estos usuarios puedan acceder a la nota debo seleccionar la casilla denominada Evitar que los demás usuarios compartan o dejen de compartir.

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De esta forma solamente tendrán acceso a la nota aquellas personas, con quienes la hemos compartido. Así habremos generado una nota compartida de forma privada con permiso de lectura para los usuarios indicados en la sección Quién puede acceder.

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Vamos a compartir la nota. Veremos, en este caso, que la etiqueta de la nota cambió. Dice "nota compartida de forma privada" y el icono además de tener un candado cerrado tiene la indicación de que ha sido compartido con personas.

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Y el botón Compartir ahora tiene el número dos. Si volvemos a presionar el botón Compartir en la sección ¿Quién puede acceder? vemos que están los usuarios que agregamos recientemente con el permiso solamente de lectura, ya que sabemos que las notas sólo se pueden compartir con el permiso de visualización, no se puede ni colaborar ni modificar una nota por otro usuario que no sea el propietario de la nota.

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Entonces, a modo de repaso: Para conseguir una nota totalmente privada o personal debemos crear una nota que no se relacione a algún registro y de forma predeterminada la nota será siempre privada.

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Si no seleccionamos ninguno de estos dos botones, la nota siempre será privada, pero si necesitamos relacionar una nota con un registro o con algunos registros, como la nota naturalmente será visible para las personas que tienen acceso al registro entonces para que siga siendo una nota totalmente privada debemos presionar el botón Agregar nota a registros y seleccionar la casilla Evitar que la nota sea vista por otros usuarios con acceso a este registro.

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Los registros asociados los vemos en la sección Registros con esta nota. La privacidad de la nota siempre la vamos a ver informada en el ángulo superior derecho de la nota.

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De esta forma hemos aprendido a establecer la privacidad de las notas.

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