Intro
La utilidad principal de las Cuentas contables es ofrecer información detallada de la empresa a nivel cronológico especificando origen y destino de las partidas monetarias.
Muy relacionado:
El plan de cuentas es propio de cada empresa y consiste en una nómina codificada de las cuentas que utiliza la empresa, de acuerdo con las necesidades de información y control que esta tenga.
El plan de cuentas se define al momento de estructurar el sistema contable
Por lo tanto, las cuentas a utilizar se establecen al momento de estructurarla empresa y no a medida que van surgiendo las transacciones.
No obstante, lo anterior y en virtud de la dinámica de los negocios, el plan de cuentas debe ser lo suficientemente flexible, por eso la Plataforma EGA Futura permite la incorporación de nuevas cuentas en caso de ser necesario, el orden y codificación del plan de cuentas se realiza sobre la base del balance y estado de resultados.
Es por ello que lo habitual en su definición es separar las cuentas en los distintos grupos ya analizados, es decir, activos, pasivo, patrimonio, resultados (pérdida y ganancia).
La cuenta está compuesta mínimamente por los siguientes elementos:
- Código de la cuenta: es la representación numérica (código) que identifica un concepto o hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra o venta de un producto, un pago a un tercero, ola consignación de dinero en el banco, entre otros.
- Nombre de la cuenta: Es el nombre o concepto que identifica el hecho económico codificado, por ejemplo caja en pesos, bancos, proveedores por pagar, clientes por cobrar, maquinarias etc.
Estructura del el Plan de cuentas de EGA Futura
En el Plan de cuentas de EGA Futura, la estructura del código se compone de tres o cuatro pares de número separados por puntos: 01.01.01.01 (Clase, Grupo, Cuenta, Subcuenta):
- Los dos primeros dígitos indican el denominado Título, Mayor o Clase principal de la cuenta compuesto por activo, pasivo, patrimonio neto, resultados (que son los gastos e ingresos) y movimientos internos.
- Los dos segundos dígitos indican el denominado Grupo, Rubro o Subtítulo de la respectiva clase principal. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos dependiendo del Tipo de cuenta contable.
- El tercer par de dígitos identifican la Cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho económico.
- El cuarto par de dígitos, son la Subcuenta y especifican todavía más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “Caja y Bancos” es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta “Moneda extranjera” para indicar la cuenta donde se registran los aumentos y disminuciones del dinero en efectivo en moneda distinta a la local.
¿Qué es un Plan de cuentas?
El Plan de cuentas es un instrumento mediante el cual las empresas se ocupan de detallar, a través de números o letras, las cuentas finales del periodo. A través de un Plan de cuentas, las empresas lograr registrar de manera real los diferentes hechos contables que se fueron generando durante el ejercicio.
Este sistema, facilita el análisis de la contabilidad de la empresa.
Es muy importante que las empresas cuenten con un Plan de cuentas. De utilizar uno, podrán elaborar estados financieros más sinceros y reales, y que permitirán reflejar de manera más precisa la situación económica de la empresa.
¿Cómo confeccionar un Plan de cuentas sólido?
Muchos creen que confeccionar un Plan de cuentas, es sumamente complejo. Esto no es así.
Para poder confeccionar un Plan de cuentas, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Un marco conceptual: En este punto se deben incluir todos los criterios y principios contables, a través de los cuales se rige la empresa. Estos son los que se van a someter a evaluación.
- Las normas de registro y valoración: En este paso se deben tomar todos los parámetros necesarios para evaluar de manera exitosa el registro de la empresa.
- El listado de cuentas anuales: Este paso es muy importante ya que se deben detallar todas las transacciones que haya realizado la empresa, correspondientes al ejercicio y a lo largo del año.
- Un cuadro de cuentas: Confeccionar un cuadro de cuentas es importante para lograr organizar de la mejor manera, las cuentas de la empresa. Las mismas se organizan utilizando diferentes criterios.
- Crear definiciones y relaciones contables: Luego de haber creado el cuadro de cuentas, es necesario confeccionar diferentes definiciones para cada una de las cuentas. No todas son iguales ni todas se rigen por los mismos criterios.
Como mencionamos anteriormente, el cuadro de cuentas es fundamental dentro de este proceso.
A través del mismo, la empresa logra separar y agrupar de manera correcta, los diferentes bienes o servicios de la empresa. De esta forma, termina de determinar si los mismos forman parte del activo o del pasivo de la empresa.
El primer paso que se debe realizar, es seleccionar aquellas cuentas que conforman el patrimonio neto de la empresa, y separarlas del balance de resultados.
Una vez hecho esto, se deberán delimitar todas las cuentas a través de series de números y de la siguiente manera:
- Activo.
- Caja.
- Banco.
- Cuenta de ahorro.
- Pasivos.
- Cuenta corriente.
- Deudas comerciales.
- Proveedores.
- Capital.
- Ingresos.
- Ganancias.
- Sobrantes.
- Pérdidas.
La secuencia numérica deberá continuar hasta haber contemplado y organizados todas las cuentas de la empresa.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Para lograr confeccionar informes completos y eficientes, las empresas pueden seguir una serie de reglas denominadas, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Son catorce en total y son los detallados a continuación.
- El principio de equidad: Este principio apunta a que las empresas brinden información contable que sea confiable y real. Tiene como bases a la imparcialidad y la justicia.
- El principio de entidad: A través de este principio se busca que el patrimonio perteneciente a la empresa, se independice y pase a ser de un tercero. De esta forma, el tercero pasa a ser quien debe rendir las cuentas.
- El principio de bienes económicos: Este principio establece que, dentro de una empresa, cualquier bien del cual dispongan deberá tener una tasación real de su valor. No importa de qué bien estemos hablando.
- El principio de moneda de cuenta: Este principio permite comparar de manera más sencilla los datos de la empresa. Además, establece una moneda preferencial para la tasación de los bienes.
- El principio de empresa en marcha: Este principio se basa en que todas las empresas deben estar vigentes y tener en mente una proyección y plan a futuro. Esto permite asegurar la continuidad de la empresa a lo largo de los años.
- El principio de valuación al costo: A través de este principio, se podrá detallar de manera más precisa el valor del patrimonio de la empresa. Es el criterio más importante dentro de la evaluación.
- El principio de ejercicio: A través de este principio, la empresa va dividiendo sus ejercicios en el afán de medir de manera más precisa, la situación económica de la misma.
- El principio de devengado: Es el principio que permite determinar con precisión, en donde deberán registrarse los ingresos y egresos de dinero. Toma en cuenta todas las transacciones realizadas al día de la fecha.
- El principio de objetividad: Este principio le otorga a la empresa, la posibilidad de determinar los activos, pasivos y patrimonio neto dentro del registro, de la manera más objetiva posible. Se deberá definir una moneda determinada para los registros.
- El principio de realización: Establece que solamente cuando se dispongan de todos los resultados económicos, se podrá proceder al análisis de los mismos. Si no se realiza de esta manera, el efecto no será el mismo.
- El principio de prudencia: Este principio establece que, ante dos tipos de montos, se deberá elegir aquel que sea de menor valor o que presenten una rentabilidad menor.
- El principio de uniformidad: Este principio establece que, aquellos criterios que ya hayan sido elaborados, deberán permanecer siempre y cuando las circunstancias que dieron lugar a estos, se mantengan igual.
- El principio de materialidad: Establece que las empresas deben ser lo más prácticas posibles cuando cuantifiquen el patrimonio neto y detallen sus estados contables.
- El principio de exposición: Este principio indica que todos los estados financieros confeccionados, deben ser de fácil comprensión para el usuario que vaya a interpretarlos.
¿Qué beneficios puede aportar un plan de cuentas a una empresa?
El hecho de contar con un Plan de cuentas preciso y efectivo, puede aportar una gran cantidad de beneficios a la misma:
- La empresa podrá lograr un mayor control y seguimiento, sobre todos los ingresos y egresos de dinero.
- Reduce considerablemente los errores que se puedan cometer.
- Permite una confección más sencilla y real, de los estados contables.
- Permite comprender con mayor simpleza, las cuentas contables.
Mantiene en orden, todos los impuestos con los que debe cumplir la empresa.
