EGA Futura » Capacitación y Soporte
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En este vídeo vamos a hacer un recorrido sobre el funcionamiento de EGA Futura, People, principalmente focalizandonos, en como esta parte del sistema realiza la administración de los registros de asistencia y de ausencia.
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Ustedes saben muy bien que EGA Futura People es una de todas las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura y que ustedes pueden elegir qué aplicaciones activar y desactivar para utilizar en la empresa ustedes, y también saben que cada aplicación puede ser personalizada y adaptada al máximo por cada empresa, no solamente modificando su funcionalidad, sino que también agregando, quitando campos, modificando el formato de las pantallas y de la interfaz de usuario.
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Esto que nosotros estamos viendo en este momento es el registro de un empleado, el registro de un empleado (o el legajo de un empleado), de la manera en la que ustedes quieran llamarlo. Lo que yo tengo aquí, por ejemplo, son los empleados que yo he ingresado a la base de datos (les aclaro que lo que estamos viendo aquí es una base de datos con información de prueba), a los efectos de que yo les pueda mostrar todo esto.
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Este es el legajo o el registro de un empleado en donde tengo toda la información que, si yo decido modificar lo voy a hacer desde este lugar. Si prestamos atención, tenemos varias fichas o solapas en donde me voy a centralizar en asistencia.
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Dentro de la asistencia tenemos este sector en donde registramos o administramos los registros de asistencia. Estos registros de asistencia pueden ser ingresados manualmente desde la interfaz de usuario, como ustedes lo están viendo ahora. Se pueden importar a través de archivos creados por distintos relojes de control de horarios o de control de acceso a personal. O pueden ser directamente los ingresos y los egresos o las fichadas de cada uno de sus empleados registrados en el portal de empleados de EGA Futura y con eso tener que prescindir de, por ejemplo, un reloj de acceso a personal.
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Si nosotros vemos aquí (clic en el botón nuevo), en este caso lo que voy a estar haciendo es especificar el tipo de registro de asistencia, si es una entrada o una salida, la fecha, el horario y los comentarios. Aquí yo voy a tomar como ejemplos los archivos provenientes de los relojes de acceso a personal y por ejemplo en este archivo en particular, como también como también este otro, lo que vamos a estar necesitando para poder importar cualquiera de estos archivos en la plataforma son principalmente dos cosas: la primera, el formato del archivo esté en CSV, y segundo, que con toda esta información también tengamos un valor más que la indicación si es una entrada o una salida.
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EGA Futura tiene una funcionalidad denominada asistente de importación de información, en donde estas fichadas, estos registros pueden ser importados sin ningún tipo de inconveniente, siempre y cuando cumplamos con esos dos requisitos. Que el formato sea CSV por un lado y por otro lado, que tengamos la disponibilidad del valor que indique si es una entrada o una salida.
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Al mismo tiempo, tengo la posibilidad de trabajar con registros de ausencia, en donde esto específicamente se usa para trackear dentro del sistema, cuando un empleado no concurre a trabajar o cuando estamos frente a un periodo de vacaciones. Las ausencias, los registros de ausencias también se pueden vincular al motor de aprobaciones de EGA Futura. En caso de que ustedes quieran que un empleado solicite permiso para ausentarse y que este permiso sea aprobado o rechazado, obviamente de forma automatizada y con registro dentro del sistema.
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Algo también sumamente interesante que ustedes pueden trackear, son todos los entrenamientos que ese empleado va realizando, como al mismo tiempo la educación formal de esa persona y obviamente funcionalidad que la pueden ver en EGAFutura.com/soporte... Acá lo que estoy haciendo es explorar principalmente esta funcionalidad, como observaciones, en donde en algún punto quieran registrar alguna observación puntual de un empleado, sus asignaciones de activos... cuando estoy hablando de activos, estoy hablando de activos fijos, beneficios, dependientes, contactos de emergencia y en caso de que estén utilizando y EGA Futura Ventas, en donde EGA Futura Ventas es la herramienta que permite vender dentro de la plataforma, y ese empleado es un empleado de venta, o vendedor, o ejecutivo de cuentas... También pueden vincularlo desde este lugar.
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Tenemos también el proceso de on-boarding y off-boarding, en donde el sistema permite definir procesos de ingreso o de incorporación a la empresa y de egreso o desvinculación de la empresa. En donde hay compañías, hay organizaciones que tienen procesos realmente complejos y en donde esos procesos no son iguales para todos los tipos de empleados.
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Un empleado del área técnica tiene un proceso de incorporación diferente a un empleado administrativo, por ejemplo. Entonces este es el lugar en donde tenemos la posibilidad de especificar cómo esos procesos van a funcionar.
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Qué es lo que voy a hacer ahora? Voy a ir al área de informes de la plataforma y lo que voy a hacer es crear un informe nuevo desde cero para que ustedes vean cuán fácil es crear un informe de registros de asistencias de un empleado.
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Voy a hacer clic en el botón nuevo y en este lugar voy a elegir la opción Empleados con registro de asistencia. Clic en el botón Continuar. Voy especificar que quiero ver todos los empleados de la compañía y a partir de ese momento lo que voy a hacer es elegir que campos quiero agregar y que Campos no.
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Lo que tenemos en este lugar son todos los campos disponibles en la base de datos y con el simple hecho de seleccionar un campo y arrastrarlo, ya lo tengo disponible. Puedo cambiar el orden de las columnas y especificar cuál es la información que yo quiero ver.
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Aquí voy a hacer clic en Guardar y Ejecutar para poder ver que lo que tenemos en este lugar son las fichadas. Como esta es una base de datos de prueba de todos estos empleados, solamente tengo estos registros de asistencia solamente de este empleado. Obviamente que aquí aparecerían todos y obviamente con la posibilidad de seguir agregando campos e incluso realizar agrupaciones.
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Por ejemplo, yo podría para informes más complejos, querer tener a todos los agrupados, a todos los empleados agrupados por puestos de trabajo. Entonces en ese caso querer elegir agrupar las filas. Dentro de EGA Futura.com/soporte, van a poder ver tutoriales que explican cómo crear informes, cómo modificarlos, cómo duplicarlos, crear gráficos para los informes y obviamente agruparlos en tableros de información.
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Y la manera de conectar toda esta información con otra herramienta que por ejemplo haga liquidación de sueldos y jornales, es obviamente exportar la información, en donde también en nuestro área de soporte tenemos más tutoriales que explican cómo exportar info, en donde tenemos dos maneras de hacer un informe con formato bastante elegante y después solamente detalles, que es la que recomiendo para hacer importaciones con otros tipos de sistemas.
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En este vídeo vamos a aprender cómo crear y administrar empleados dentro de EGA Futura People.
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Recordemos que la Plataforma EGA Futura está compuesta por más de 15 aplicaciones que interactúan entre sí y que cada empresa elige qué aplicaciones usar y cuáles no.
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EGA Futura People es el componente de EGA Futura Recruit. Todo el proceso de reclutamiento y selección de recursos humanos se realiza en esta aplicación y una vez que un candidato a empleado es contratado, se convierte en un empleado.
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Cómo accedemos a EGA Futura People? Desde el iniciador de aplicación hacemos clic en este lugar para luego poder ver las fichas de empleados, personas, entrenamientos, onboardings, offboardings y demás.
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Cómo hacemos para crear un empleado? Simplemente hacemos clic en esta ficha para posteriormente tener la posibilidad de seleccionar las diferentes vistas de listas.
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Como recordatorio sepamos que todas las vistas de listas son personalizables y que cada usuario puede crear sus listas, ya sean públicas o compartidas con el resto de la organización.
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Hacemos clic en Nuevo para posteriormente tener la posibilidad de crear este empleado completando sus campos. Lo que yo voy a hacer en este tutorial, junto con todos ustedes, es crear un empleado nuevo.
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Aquí voy a seleccionar el tipo de empleado, el estado, el origen, la fecha de ingreso, el lugar de trabajo y el área funcional al que pertenece. Una aclaración el contenido de los campos Tipo de empleado, estado, origen... Son todos absolutamente personalizables para cada empresa, tu organización puede decidir si va a utilizar los valores predeterminados que se distribuyen con EGA Futura o sí va a ser necesario que realicemos una personalización.
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Al mismo tiempo, los empleados se pueden ingresar manualmente como yo lo estoy haciendo en este momento, se pueden propagar desde Recruit a través de una conversión de candidato a empleado o pueden ser ingresados masivamente desde el asistente de importación información de EGA Futura.
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Por ejemplo, si en tu organización utilizan sitios de reclutamiento y por algún motivo realizan una contratación muy grande, se puede exportar desde un sitio reclutamiento toda esa información e importarla en EGA Futura.
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Pensándolo en voz alta, ya que estamos hablando de sitios de reclutamiento, tal vez sea más conveniente importar la información a EGA Futura Recruit, hacer todo el proceso de selección y luego a empleado.
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Ahora voy a elegir el usuario asignado y esto es opcional. Por qué es opcional? Porque el usuario dentro de la Plataforma EGA Futura y no necesariamente todos los empleados de tu organización, tengan usuario. Ejemplo, qué ocurre si en tu empresa trabajan 100 empleados, pero de esos 100 empleados solamente 60 utilizan EGA Futura para trabajar? Entonces si este empleado que estamos creando tiene un usuario de EGA Futura aquí lo vamos a vincular.
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Estoy eligiendo cualquier usuario que no se está correspondiendo con el nombre que le estoy dando al empleado, pero la idea se entiende. Y si por algún motivo el empleado que yo quiero administrar no tiene un usuario este campo lo dejo vacío. Ahora vamos a elegir el puesto de trabajo, la descripción de puesto, la jerarquía, la experiencia, los idiomas que habla (habla varios), los skills que son las habilidades.
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Un skill es el conjunto de habilidades de un empleado y por supuesto que todos puede ser absolutamente personalizado para tu empresa como todo en EGA Futura.
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Posteriormente, podemos ingresar información adicional, el nivel de educación, la fecha de nacimiento (en este caso va a ser un bebé! Así que vamos a elegir una fecha...Muy bien! aquí estamos. La nacionalidad, el sexo, el estado civil, el apodo. El apodo es un sobrenombre o nickname que representa una manera amistosa o informal acerca de cómo internamente en nuestra empresa nos referimos a ese empleado. Tipo y número de documento (no sé si esto es válido, estoy ingresando un número al azar), email de trabajo, teléfono de trabajo, domicilio, datos de la salud como grupo sanguíneo y redes sociales.
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Excelente! Qué es lo que tenemos aquí? Un empleado cargado en la base de datos, ingresado en la base de datos.
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Cómo modifico la información? Haciendo clic como cualquier registro, toda la interfaz de EGA Futura es consistente, funciona igual, por lo tanto, hago clic aquí y lo puedo modificar o directamente clic en el botón Modificar.
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Por ejemplo, yo voy a ir al móvil. El teléfono ya lo puedo dar en esta parte de la página de registro y lo que tengo en este lugar son las funcionalidades propias de un empleado, son los vínculos rápidos para acceder que son los mismos que yo puedo ver en este lugar, que son: Observaciones, asignaciones de activos, entrenamientos, educación, beneficios. Todo eso lo vamos a ver en el resto de los tutoriales e información que tenemos en EGAFutura.com/people por lo tanto, te recomiendo mucho que veas todos los vídeos que tenemos en EGA Futura.com/people para poder extraerle el máximo valor a esta aplicación de la plataforma.
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Qué también puedo hacer? Obviamente, clic en Informe para ver informes, clic en Actividad para registrar un evento, una nueva tarea, una llamada o enviar un correo electrónico. Por supuesto que los correos electrónicos se vinculan con las plantillas de correo electrónico para que todos los formatos de comunicación de tu empresa estén ordenados y que todos tengan la posibilidad de enviar correos salientes con el mismo texto.
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Lo más importante, o sumamente importante, es que la red social empresarial de EGA Futura también está dentro de EGA Futura People, por lo tanto, desde el publicador de Chatter podemos interactuar con otras personas de nuestra organización y con grupos, grupos de EGA Futura Habitat.
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A modo de paneo... Insisto en que te recomiendo ver EGAFutura.com/people todo el material que tenemos en ese lugar... te cuento que se pueden registrar observaciones, los activos fijos que están asignados a ese empleado, la educación, los beneficios, asistencia, inasistencia, los entrenamientos, el proceso de onboarding o de ingreso a tu empresa y de offboarding o desvinculación.
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Y voy hacer una aclaración: Aquí vemos empleados y personas. Qué diferencia hay entre empleados y personas? Las personas son los usuarios de EGA Futura. Aquí tengo pocos porque para la creación de este tutorial estoy utilizando una instancia de prueba. Personas son todos los usuarios de la plataforma, sean empleados o no. Empresas más compactas, los socios comerciales o los dueños de la empresa no van a tener un registro como empleados, pero van a estar aquí como personas.
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En otros esquemas de organización los contadores pueden tener un usuario de EGA Futura para ingresar a la plataforma y ver información a través de los diferentes informes y paneles de información, incluso el sistema y no necesariamente sean empleados.
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En otros casos puede haber también consultores externos o asesores comerciales que trabajen para la empresa de una manera muy activa, muy involucrada, pero que no sean empleados.
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Por lo tanto, una persona es un usuario de la plataforma y un empleado es un empleado de la empresa que utiliza la plataforma. En este tutorial hemos visto muy rápidamente cómo crear y administrar empleados y no te olvides de visitar EGAFutura.com/People para ver el resto de los vídeos con instrucciones paso a paso.
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