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Habitualmente usamos vistas de lista, pero a veces no todos los datos que contienen las listas públicas son de utilidad específica para alguno de nuestros trabajos, de modo que lo que nos conviene es crear una lista propia y que aparezcan en ella sólo los registros que necesitamos. En este tutorial vamos a aprender cómo aplicar un filtro a una vista de lista y atención porque lo que aprendamos hoy también sirve para informes o reportes.

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Empecemos. Recordemos, antes que todo, que no conviene para nada, es más, está contraindicado y diría yo prohibido aplicar filtros sobre vistas de lista públicas o compartidas, porque son vistas de lista que usan otros usuarios para trabajar y está bueno que las dejemos así como las encontramos, con sus columnas y con sus filtros.

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Para tener nuestra propia vista de lista haremos lo siguiente: Estamos en el objeto Cuentas, esta es la lista Vistos recientemente que tiene restringidos la posibilidad de aplicar gráficos filtros y modificar, por eso vamos a elegir otra lista, todas las cuentas. Una vez que elegimos la vista de lista la vamos a duplicar. Para eso, vamos al menú Controles y elegimos la opción Duplicar.

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Cuando elegimos duplicar una vista de lista en la misma ventana nos aparece el campo para ponerle un nombre a esta lista, que estoy creando y en la parte inferior de la ventana me permite elegir la configuración de la colaboración, es decir, quiénes tendrán acceso a la lista que estoy creando.

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Vamos a escribir un nombre... Para nuestro ejemplo, supongamos que vamos a hacer un evento en la ciudad de Salta y quiero conocer todas las empresas que reciben en esa ciudad para poder interactuar con ellos a los fines de que puedan asistir a nuestro evento. En la configuración de colaboración, vamos a poner 'Sólo yo puedo ver esta vista de lista'. Si elegimos esta opción será una lista privada. Presionamos el botón Guardar y aparece nuestra nueva vista de lista con el nombre que le asignamos y los mismos datos filtros y columnas que contenía la lista original.

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Ahora sí estamos listos para aplicar un filtro a nuestra vista de lista. Conviene destacar, como habíamos dicho al principio, que lo que aprendamos a partir de ahora también nos va a servir para aplicar filtros en los reportes o informes de la plataforma.

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Cuando duplicamos una vista de lista, se abre automáticamente el panel de filtros, pero en el caso de que no se abriera el panel o que necesitáramos modificar el filtro de una lista existente, podemos hacerlo desde 2 ubicaciones diferentes: Podemos usar el botón con el icono de un embudo (abre el panel de filtros),  la otra posibilidad es desde el menú Controles todas las opciones del menú controles se aplican sobre la vista de lista.

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Vamos a elegir Modificar filtros de lista. Presionemos el vínculo Agregar filtro. Qué queremos lograr con este filtro? Que de todas las cuentas que integran esta lista que duplicamos solamente queden incluidas aquellas cuentas que están radicadas en la provincia de Salta. Para eso vamos a elegir en el primer campo de criterio la provincia, presionamos la flecha, se extiende el menú que nos muestra todos los campos del registro y vamos a elegir Estado o provincia.

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Luego el operador nos pregunta... Con ese campo Provincia qué queremos hacer, qué clase de contenido estamos buscando en ese campo y lo que estamos buscando entre todos los operadores que tenemos acá disponibles, es que el dato que contiene el campo sea Salta. Podríamos elegir el operador 'igual a' y en ese caso escribiríamos Salta, pero por ejemplo, podemos elegir otro operador que se llama Contiene. Contiene significa que dentro de este campo seleccionado provincia el valor tiene que contener los caracteres que voy a ingresar en este segundo campo de criterio y no hace falta que sea exactamente lo que contiene el campo.

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Yo voy a escribir un fragmento que sí o sí tiene que figurar en el campo, provincia de todos los registros que quiero incluir en la vista de lista. Puedo escribir, por ejemplo, una parte del nombre o el nombre completo y aquellos campos provincia que contengan este valor van a quedar incluidos en la vista de lista. Para guardar el filtro que acabamos de diseñar, vamos a presionar el botón Listo.

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Vemos, con esta etiqueta amarilla, que ha sido creado un filtro con el criterio de que en el campo Provincia esté contenida la palabra Salta. Nuestra lista no cambió porque para aplicar el filtro es necesario presionar el botón Guardar. Con el filtro aplicado conseguimos que todas las cuentas que forman parte de mi vista de lista sean las que en el campo Estado o provincia contienen la palabra Salta.

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Para dar otro ejemplo, vamos a aplicar un filtro nuevo: Vamos nuevamente a presionar el vínculo Agregar filtro y supongamos que nuestro ejemplo yo solamente quiero incluir en esta vista de lista a quiénes son clientes, no potenciales clientes.

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En este caso voy a hacer un filtro por el campo Tipo. Es el tipo de cuenta dentro de mi organización. Para aplicar este filtro que incluye en nuestra vista de lista solamente a los clientes vamos a aplicar el primer criterio eligiendo el campo Tipo. Están ordenados alfabéticamente y una vez que encontramos en el campo que queremos aplicar en el primer criterio lo seleccionamos.

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Luego vamos a descubrir cuando apliquemos el segundo criterio que este campo tipo no es dentro del registro un campo de llenado libre, no es un campo que se completa tipeando. Vamos a mirar en la edición de la vista de lista podemos comprobar el tipo de campo que era y éste es un campo tipo picklist, esto quiere decir que es una lista de selección.

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Cuando yo quiero clasificar a una de estas cuentas que integran mi base de datos al momento de completar el campo Tipo voy a tener que seleccionar una de las opciones de esta lista. Entonces, también cuando confeccione el filtro para elegir el segundo criterio en vez de tipear y escribir voy a tener que seleccionar el valor que quiero encontrar en ese campo de una picklist o lista de selección.

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Volvamos al filtro. Elijamos de nuevo el primer criterio que es el campo Tipo y ahora sí vamos a elegir el operador 'igual a'. Queremos que en el campo Tipo el valor que encontremos sea el que vamos a elegir de la siguiente lista de selección. Cuando presionamos sobre el campo valor vemos que lo que encontramos es una lista de selección, no podemos escribir nada, tenemos que elegir y en este caso vamos a elegir Cliente.

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Así quedan incluidos en la lista solamente los que son clientes. Como nota al margen, que no sería el caso de nuestro ejemplo, vamos a verificar que también podríamos elegir dos o más valores, en este caso es una lista de selección múltiple, vamos a poder elegir, por ejemplo, que sean cliente, proveedor, distribuidor y socios.

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Si hiciéramos un gran evento, podemos elegir todas las categorías que sean necesarias. Esto quiere decir que nuestra vista de lista va a estar compuesta por los tipos de cuentas que sean cliente, proveedor, distribuidor y socio. No estamos limitados a crear un filtro para cada categoría del campo Tipo.

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Vamos elegir como habíamos dicho, solamente clientes. Les dejo esta nota para que sepan que se puede elegir más de una opción cuando en el segundo criterio es aplicable a un campo tipo picklist o lista de selección.

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Terminamos de confeccionar nuestro filtro, vamos a presionar el botón listo y en el panel de filtros vamos a presionar el botón Guardar para que se apliquen todos los filtros que tenemos configurados y se va actualizar la lista.

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Con esto hemos aprendido a aplicar filtros en una vista de lista. Tenemos muchos más tutoriales donde podrán encontrar lo necesario para aprender a ordenar las vistas de lista, todo sobre los operadores de filtro y muchos tutoriales más en EGAFutura.com/tutoriales

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