Implementa un plan de comunicación para el éxito
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Para que la implementación de la red social empresarial de EGA Futura sea una experiencia motivadora y exitosa necesitamos desarrollar un plan de comunicación consistente.
Armemos un plan con variadas estrategias para animar a nuestros usuarios a que conozcan Chatter y se interesen por los avances de la implementación.
Sin duda debemos realizar una comunicación rimbombante sobre el lanzamiento de Habitat.
Será motivo de gran alegría si decoramos el salón con guirnaldas y globos para destacar el clima de festejo y como tal no podrán faltar algunas delicias y bebidas para compartir.
Es un acontecimiento relevante!
Conozcamos algunos métodos.
Es el método más veloz, barato y eficaz.
Llega a todos estén donde estén.
Puede contener vínculos a recursos que permitan adicionar información.
Puede contener un video.
Es una forma convincente de generar interés.
Un video donde un ejecutivo nos invite a usar las nuevas herramientas, dará una confirmación a nuestros nuevos usuarios que el incentivo para la adopción y la puesta en marcha viene directo de los altos mandos de la compañía.
Demos una fiesta en la oficina,
Incluyamos el anuncio en una reunión de la compañía, ya sea por videoconferencia o en persona.
Si logramos sincronizarlo con un evento importante de la organización, como cuando se realiza el lanzamiento de la temporada de ventas, podremos beneficiarnos de ese interés generado para fomentar la adopción y promocionando exitosos casos de uso.
Podemos facilitar la promoción y explicación de Chatter a nuestros usuarios de una forma lúdica.
Por ejemplo podemos realizar la instalación de un pequeño escenario o rincón temático decorado referente al lanzamiento de Habitat.
Agreguemos una barra de refrescos también decorada.
Y ahora sí, jugando jugando demos la bienvenida al día de la fotografía!
Toda la escena que hemos preparado para la sesión fotográfica brindará momentos de entretenimiento durante todo un día para que los empleados se diviertan, tomen sus fotos y luego puedan compartir sus imágenes.
Una sugerencia genial es animar a los participantes a que usen la mejor de sus fotografías como foto de perfil de usuario en la plataforma.
Indiquemos con toda claridad a nuestros usuarios que nuestra compañía empezará a desplegar sus actividades en la Plataforma EGA Futura.
Expliquemos a todos los usuarios de nuestra organización con un lenguaje sencillo y concreto, de qué se trata la plataforma, las aplicaciones que incluye y para qué sirven.
La comunicación no debe contener ningún lenguaje de jerga, siglas, terminología académica ni tecnológica que puedan representar una barrera para la comprensión de la herramienta.
Por ejemplo, en simples palabras, la descripción de la plataforma podría ser: Es un sistema que mantiene centralizada la información de nuestros clientes, de tal forma que en la empresa podamos gestionar el contacto con nuestros clientes teniendo a la vista el historial completo de actividades y comunicaciones realizada con cada uno de ellos.
En qué nos va a ayudar la Plataforma EGA Futura para ser mejores en el trabajo cotidiano?
Sin dudarlo debemos enumerar una buena lista de beneficios.
Promocionemos las capacitaciones en vivo, con lugar, día y hora de asistencia.
Brindemos inmediatamente los vínculos a los recursos disponibles.
Material escrito, cursos, videos todo debe ser plenamente accesible desde cualquier dispositivo móvil y los links deben estar al alcance de la mano ahora mismo.
Tal como hemos mencionado será de gran impacto recibir un mensaje de apoyo en video de algún referente delos líderes dela compañía.
La entusiasta motivación directa del responsable de la gerencia de ventas o de algún director, va a poner los motores en marcha.
Una nota del gerente general destacando la importancia del uso de la Plataforma y la confianza que toda la organización tiene depositada en la implementación exitosa de Habitat y todas las herramientas y aplicaciones de EGA Futura será un incentivo irresistible.
Todos los colaboradores, los campeones de cada rol, han detectado durante los períodos de capacitación inicial los beneficios concretos de usar las herramientas de la plataforma para solucionar problemas reales del trabajo cotidiano.
Será mucho más agradable escuchar historias reales de nuestra compañía y será más fácil comprender los beneficios cuando se usan ejemplos concretos de problema y su solución, que otras explicaciones técnicas.
Debemos elegir la fecha más conveniente para el lanzamiento y para todas las comunicaciones:
Debemos hacer una comunicación escalonada, es decir por etapas.
Todas las etapas deben estar planificadas de antemano.
Podría ser une muy buena práctica al principio activar Chatter luego del horario de trabajo para iniciar las interacciones de período inicial.
Chatter es una herramienta totalmente intuitiva para todo usuario de redes sociales.
Habitualmente requiere mínima capacitación para ser un usuario activo.
Será imprescindible que establezcamos desde el principio una serie de buenas prácticas para el uso de Habitat,tema que nos vamos a encargar de desarrollar en detalle en otros capítulos más adelante en esta capacitación.
El protocolo debe contener desde las normas básicas de comportamiento, reglas que parecerán muy obvias tal vez pero no por eso deben dejar de ser mencionadas para la buena convivencia en la red social.
Si bien la intuición y el uso diario de redes sociales pueden ayudarnos a manejarnos bien en Chatter, no debemos omitir detalles.
Si elaboramos un listado de buenas prácticas para conseguir la eficiencia en la comunicación será de gran utilidad tanto para el que recién inicia como para el usuario experto.
Publiquemos la lista en una ubicación pública como por ejemplo en un grupo público para toda la empresa.
Compartamos la lista con todos los usuarios.
A modo de ejemplo vamos a considerar las siguientes buenas prácticas referentes a la @menciones en Chatter
Por qué poner menciones en un comentario y no en la publicación principal es una buena práctica?
Esto evita que personas o algún grupo mencionados reciban notificaciones reiteradas cada vez que se producen interacciones en la publicación.
No tengamos miedo de volvernos una molestia para los mencionados ya que, si ponemos @menciones solamente en los comentarios no se envían notificaciones indeseadas a ellos cuando compartimos la publicación.
Si bien podemos mencionar cada vez que lo deseemos o convertir cada nombre que escribamos en una publicación en una mención tengamos en cuenta lo siguiente:
No todos los que @mencionemos en una publicación o comentario podrán visualizar la misma.
Y tampoco las @menciones quedarán restringidas exclusivamente a los mencionados o a los dueños del perfil o del grupo.
Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso al perfil de dicha persona.
Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso a ese grupo público.
Podremos mencionar a los miembros de ese grupo solamente pero debemos saber que las personas que cuentan con privilegios suficientes para acceder a ese grupo, como son quienes tienen derechos de modificación o de administración de grupos invisibles o sin registrar, también podrán ver esas publicaciones o comentarios.
Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso a ese registro.
Aprenderemos muchas buenas prácticas y sugerencias a lo largo de las unidades de capacitación de Habitat.
No descuidemos los detalles, pidamos al community manager o gestor de la comunidad que identifique a los usuarios que necesitan asesoramiento personalizado.
