Potencia y mejora tu trabajo en equipo utilizando grupos
Los grupos son el principal espacio de colaboración en Chatter.
Un grupo es un conjunto de personas dentro de una empresa, unidas por un proyecto una causa o un interés común, un área funcional, personas de varias áreas que se agrupan por algún motivo.
El objetivo de la creación de un grupo de Chatter es ofrecer a las personas un espacio para conversar sobre un asunto específico, con otras que también estén interesadas o implicadas en el tema.
En un grupo se ofrece además de la posibilidad de conversar, la de compartir material y vincular, en las publicaciones y comentarios, otros elementos de la Plataforma.
Se pueden crear grupos de colaboración vinculando personas de distintos sectores que deben llevar adelante unas actividades, desarrollar un tema en conjunto o trabajar en equipo.
Cada grupo debe ser creado para un propósito específico.
Veamos algunos ejemplos de grupos:
Grupo de Marketing: Para la creación de gráficos para producción gráfica
Grupo de Marketing y Publicidad: Para definir estrategias de comunicación
Grupo de Ventas: Ventas mayoristas estrategias
Grupo técnico
Grupo para una campaña: Que vinculen a diversos departamentos, por ejemplo, Gráficos y Marketing.
Qué son los grupos técnicos?
Grupos técnicos: es habitual que se creen Grupos técnicos para agrupar preguntas y respuestas técnicas sobre cada área o tema técnico en particular para la construcción de conocimiento dentro de la organización.
Por ejemplo: Grupos técnicos del área contable, del área administrativa, de legales, de maquinarias, etc.
Cuál sería el objetivo de crear un grupo técnico?
Cada grupo debe ser creado para un propósito específico y especialmente en un grupo técnico, todos los miembros deben aportar en cada intervención, su técnica, su saber y su talento a dicho objetivo, evitando desviarse del objetivo original.
Con estas indicaciones se podremos aprovechar la herramienta como una base de conocimiento, que luego será una nutrida fuente de conocimiento que beneficiará a toda la organización.
Podemos crear grupos que no sean técnicos?
Por supuesto que sí.
También es necesario agruparse para fines de entretenimiento o decisiones de conjunto.
Siempre es bueno organizarse para preparar un festejo, una salida o algún plan.
La condición sugerida para la creación de un grupo es que tenga un objetivo o propósito claro, para que toda la información y publicaciones que se compartan vayan en ese sentido.
Hay alguna cantidad máxima de grupos que podemos crear?
Se pueden crear ilimitada cantidad de grupos en la plataforma.
Lo conveniente es acotar a la cantidad de grupo que permita ser más productivos en la organización.
Hay una cantidad limitante de participantes de un grupo?
Lo interesante es que los grupos tengan más de 4 personas para que tengan una actividad interesante y nutrida.
Por otro lado los grupos extremadamente numerosos podrían volverse caóticos e improductivos, además suelen perder el foco del objetivo que se persiguió con la creación del grupo.
Qué tipos de grupos podemos crear?
Podemos crear grupos de diversos tipos, con funcionalidad diferente, orientados a usuarios, integrados con clientes, grupos secretos o visibles.
A continuación vamos a hablar de cada uno de ellos.
Tipos de grupos
Públicos:
Todos en la organización pueden ver la existencia del grupo, pueden unirse y pueden participar.
Cualquiera puede sumarse como usuario participante al grupo, publicar, compartir material y comentar publicaciones.
Privados:
Sólo pueden interactuar los miembros del grupo.
ingresar en ellos se requiere una invitación
Aparece en las búsquedas, es decir, su existencia está a la vista de toda la organización.
Los grupos privados también pueden incluir clientes.
Invisibles:
También son conocidos como Grupos sin registrar.
Son grupos privados.
Para ingresar en ellos se requiere una invitación.
Estos grupos no aparecen en las búsquedas.
Sólo pueden verlo los miembros del grupo.
Se crean por motivos de confidencialidad.
Los grupos invisibles también pueden incluir clientes.
Grupos de Noticias:
Se identifican también como Grupos de sólo difusión.
Son como canales de información, es decir, las publicaciones fluyen en un solo sentido, desde el emisor que en este caso son los propietarios de grupos y gestores, hacia los miembros del grupo.
Los miembros del grupo, en este tipo de grupo son como espectadores que no pueden crear publicaciones pero sí pueden comentar.
Grupos con Clientes:
Se denominan clientes a personas que no pertenecen a nuestra organización y estos pueden ser: Clientes, proveedores, socios estratégicos y otras categorías de personas externas a la empresa.
Desde el Portal de clientes, podrán participar con nuestra empresa a través del grupo y será la forma de que esas interacciones queden registradas en la Plataforma EGA Futura.
Para activar la posibilidad de agregar clientes al grupo hay que seleccionar la casilla Permitir clientes.
Cuál es el sector de Noticias en Tiempo real de Chatter?
Yendo al sector izquierdo de la interfaz de usuario denominado: Noticias en tiempo real, donde veremos una lista de categorías de noticias, por ejemplo: Elementos que sigo, Transmisiones, Grupos recientes.
Dónde vemos las publicaciones y actualizaciones de un grupo?
Cada grupo tiene sus propias noticias en tiempo real donde los miembros colaboran con el fin para el que el grupo ha sido creado.
En Noticias en tiempo real de grupos, las personas comparten información, publican actualizaciones y formulan preguntas.
En la ficha Chatter, en el sector Noticias en tiempo real, podemos ver vínculos de hasta cinco de los grupos visitados recientemente.
Estos vínculos nos dan acceso rápido a nuestros grupos más activos de forma rápida.
Encontramos acceso a los Grupos de Chatter visitados recientemente en Noticias en tiempo real
Qué tipo de publicaciones podemos hacer en un grupo?
Podemos publicar según todas las opciones que nos brinda Chatter:
Preguntas
Preguntemos a los expertos del equipo para conseguir las mejores respuestas y aumentar nuestra base del conocimiento. Preguntas de Chatter.
Compartamos noticias, material, conocimiento haciendo las tradicionales publicaciones de Chatter para darle actividad al grupo.
Anuncios
El anuncio es una publicación exclusiva para grupos. Tienen algunas características especiales, una de ellas es: La fecha de caducidad del anuncio, la cual debe especificarse antes de compartir el anuncio.
El anuncio es un tipo de publicación especial para Grupos de Chatter.
Se usa un anuncio para destacar una noticia de gran importancia para todos los miembros del grupo.
Tiene algunas características especiales:
Cuando compartimos un Anuncio, se ubicará en la cabecera del grupo, es decir, quedará fijado en el sector superior por encima de toda la actividad reciente del grupo.
Tiene una fecha de caducidad en la cual desaparecerá como publicación destacada en la cabecera del grupo.
Cuando el anuncio es publicado también se ubica cronológicamente en el sector de publicaciones del grupo de la misma forma que las publicaciones de otra categoría, pudiendo en esta ubicación, recibir comentarios e interacciones de los miembros del grupo y personas habilitadas para interactuar con el grupo.
Cómo crear un grupo nuevo dentro de EGA Futura Habitat?
Para crear un grupo debemos ir a la pestaña Grupos en la barra de navegación.
Si no encontramos la pestaña, vayamos a dar clic al Waffle o Iniciador de aplicación y luego debemos escrolear hacia abajo hasta que veamos, debajo de las tarjetas de aplicaciones, la palabra Grupos con un vínculo embebido que nos llevará directo a Grupos. La alternativa es ir al buscador del iniciador de aplicación y escribir: grupos.
En este video te mostramos paso a paso cómo crear un grupo dentro de Habitat:
En la siguiente imagen veremos la ventana para crear un grupo nuevo. Los tres primeros son campos de texto es decir, de escritura libre:
En esta imagen vemos los tres primeros campos de creación de nuevo Grupo de Chatter
Mencionemos algunos campos interesantes:
Nombre:
Campo de texto. Debemos escribir el nombre del grupo tratando de ser claros y descriptivos pero breves.
Descripción:
Campo de texto.
Podemos escribir información que ayude a comprender el motivo de la creación del grupo y el objetivo para el cual este grupo fue creado.
Información:
Campo de texto enriquecido.
Podemos escribir, las normas del grupo, resaltar el objetivo que se persigue, brindar instrucciones de participación material necesario y agregar todas las aclaraciones necesarias que los integrantes del grupo deban conocer.
También podremos compartir archivos y vincular personas, grupos o registros.
Propietario o gestor del grupo:
Campo para agregar usuarios de la Plataforma.
Admite más de un administrador o gestor.
El gestor o es el que tiene privilegios para modificar el grupo.
Desactivar archivado automático:
Es una casilla de chequeo.
Seleccionarla sirve para desactivar una función de mantenimiento de la Plataforma que hace una limpieza de grupos que no han mostrado actividad durante un tiempo considerable. Los inactiva y desaparecen.
Si el grupo es para crear base de conocimiento o sobre algún tema que no queremos que sea archivado por inactividad, es necesario seleccionar esta casilla para evitar el archivo.
De ser necesario también podemos desarchivar un grupo, es decir, volver a darle actividad luego de que había sido archivado de forma automática.
Tipo de acceso:
Es un menú desplegable para seleccionar una opción.
Es el campo donde se define el Tipo de Grupo.
Puede ser: Público, Privado o Invisible (Sin registrar). Debemos seleccionar una de las opciones del menú.
Las opciones del menú estarán disponibles según la configuración solicitada por cada organización a EGA Futura.
Permitir Clientes:
Es una casilla de chequeo.
Seleccionarla sirve para relacionar al grupo con Clientes del Portal de Clientes, esto funciona para las organizaciones que tengan esta funcionalidad activa.
Sólo Difusión:
Es una casilla de chequeo.
Es la que convierte al grupo en un canal de noticias.
En la siguiente imagen veremos los campos de creación de nuevo grupo que no son de escritura. En ellos debemos seleccionar personas, elegir opciones de menú o seleccionar casilla de chequeo o checkboxes:
Los restantes campos para crear un Grupo nuevo de Chatter son para seleccionar o chequear
Podemos modificar un grupo que hemos creado?
Sí. Modificar un grupo, luego de que ha sido creado, es posible.
Suele haber un botón en el sector derecho del grupo llamado Modificar grupo.
Si no aparece el botón por el diseño de la interfaz sigue estas indicaciones:
En el sector superior derecho de la interfaz de usuario en la vista del grupo, hay una botón con una flecha hacia abajo, presionando se despliega un menú.
En ese menú vamos a encontrar, entre otras, la opción:
Modificar grupo: nos permite editar todas las características y descripciones del grupo que hemos creado. (1)
Cuáles otras opciones ofrece el menú desplegable en Grupos?
Si dentro de un grupo que tenemos autorización para modificar, desplegamos el menú que encontramos en el sector superior derecho de la interfaz de usuario, vamos a encontrar también estas opciones:
Gestionar miembros: nos habilita el motor de búsqueda para buscar personas y agregarlas al grupo. Desde esta opción es posible agregar administradores al grupo también llamados gestores de grupo. (2)
Eliminar grupo: sirve para borrar definitivamente al grupo. (3)
Gestión de notificaciones: Permite definir el esquema de notificaciones hay varias posibilidades: Una notificación por cada publicación, una notificación por día, Una notificación por semana con un resumen semanal de actividad o Notificación limitada: Ésta es la opción recomendada. (4)
En la siguiente imagen vemos las opciones del menú de Grupos señaladas con los mismos números que fueron indicados en la explicación que dimos recién:
Vemos señaladas las distintas opciones de edición de un grupo de Chatter
Qué diferencia hay entre un miembro de grupo y un gestor de grupo?
Un gestor de grupo tiene los mismos derechos y privilegios del propietario del grupo.
En un mismo grupo puede haber varios gestores de grupo.
Los gestores pueden compartir la administración y gestión de un grupo.
Reglas generales del uso de la red social empresarial de EGA Futura
Sugerimos una serie de recomendaciones para optimizar las interacciones en Chatter y que el resultado de las mismas sea potenciar el uso de la Plataforma para beneficio de toda la organización.
Todos los Sí
Podemos participar preguntando, respondiendo, y compartiendo información:
Es necesario que solamente hagamos publicaciones relacionadas con el trabajo
Es fundamental que seamos breves en publicaciones como en comentarios
Notaremos rápidamente los beneficios de utilizar Chatter en reemplazo del email
Utilicemos Chatter para llegar a más personas (y obtener feedback) gracias a los grupos y @menciones entre otra funcionalidad.
Usemos grupos en lugar de WhatsApp o emails en cadena, de esta forma, entre otros beneficios, nunca se eliminarán mensajes, imágenes, archivos ni historial.
Las publicaciones tienen la capacidad de segmentar al público que puede acceder e interactuar con ellas. (Recuerda quien puede ver tus publicaciones -cualquier seguidor de personas o registros puede ver)
Todos los No
Estos consejos son claves para agilizar la comunicación y obtener las mejores interacciones en nuestras publicaciones:
No escribamos mensajes muy largos
No utilicemos Chatter para reemplazar conversaciones en persona
No publiquemos información confidencial en grupos públicos o en perfiles
No publiquemos lo mismo a diferentes personas, es decir, no hacer spam. Sugerencia: una sola publicación y @mencionar a todos los involucrados.
