Trabaja en grupo y conoce las Noticias en tiempo real
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¿Cómo coordinar el trabajo cuando éste depende de la colaboración de varios compañeros integrantes de un equipo?
¿Qué tal si además estos colegas tienen diversas ubicaciones u horarios distintos de trabajo?
Sumemos a esas posibilidades el hecho de que la organización personal de la jornada laboral depende de todas las responsabilidades que competen a cada rol dentro de la compañía.
Una gestión exitosa del tiempo consiste en crear un flujo de trabajo que permita organizar las múltiples tareas según su intensidad y grado de demanda física o intelectual a lo largo del día
Un resultado de la composición de lugar que hemos planteado, es que para desarrollar un trabajo en equipo serían necesarias varias jornadas de encuentro, un tiempo y horarios determinados y un mismo lugar físico para poder juntarse.
Sin dudas también sería imprescindible un eficiente esquema de comunicaciones para las conversaciones uno a uno y las grupales.
Imprevistos, bloqueos y cambios de planes son cosas de todos los días
Coordinar que todos estén notificados es un arte que requiere rapidez y un toque de malabares.
¿Cómo se coordina un grupo?
"Lo típico es ser parte de un grupo de Whatsapp, entre decenas de ellos, atestado de mensajes y voluminosos stickers con un scroll interminable de pantalla para enterarse tarde, de un anuncio que finalmente nadie leyó en tiempo y forma." Testimonio anónimo.
Para facilitar el trabajo colaborativo EGA Futura pone a disposición de todas las organizaciones, la herramienta más versátil y mejor rankeada en toda la industria del ERP.
Chatter permite formar grupos en segundos, trabaja de forma integrada en toda la plataforma y también en la aplicación móvil.
El espacio donde la información se comparte y la comunicación fluye es el Grupo de Chatter
Usando la pestaña Grupos accedemos a la página de grupos donde aparecen diferentes listas de grupos.
En la siguiente imagen vemos la página Grupos de la aplicación Habitat donde se ve la lista Grupos Activos con los distintos grupos que forman parte de la compañía:
En la Plataforma EGA Futura, un Grupo de Chatter es un lugar o espacio de trabajo.
Los grupos se administran desde la aplicación EGA Futura Habitat.
Creamos un Grupo de Chatter para poder reunir a las personas junto con todos los eventos y elementos necesarios para llevar a cabo una finalidad específica.
Asimismo, un grupo de Chatter permite reunir todos los artefactos que van a ser utilizados en el desarrollo de la misión que los agrupa
Algunos elementos son registros, contactos, activos, cuentas, archivos, documentos, gastos, instructivos, contratos, artículos de conocimiento, pólizas, etc.
Todos los elementos necesarios estarán siendo vinculados o relacionados al grupo para el exitoso desempeño de las tareas que permitan alcanzar la meta que motivó la formación del grupo.
Fundamentalmente el grupo previene toda posible pérdida de información y malos entendidos.
Para eso, en un grupo, gracias al componente Chatter, se centralizan todas las conversaciones relacionadas al trabajo que se llevan a cabo para la obtención del objetivo común.
La integración de las personas y de toda la base de datos es la potencia que permite que el trabajo fluya.
Así se logra que el ruido y caos de ayer, comience a sonar como música.
Las aplicaciones, sus objetos y elementos se van relacionando entre sí para aportar su funcionalidad y soporte para el trabajo de los grupos.
Entre lo más usado para el trabajo en grupo encontramos Proyectos, Tareas de proyectos, Eventos, Tareas, Calendario y muchos más.
La funcionalidad de Chatter facilita toda la comunicación de la compañía
Las estrategias para formar Grupos de Chatter, características particulares y funcionamiento específicos los desarrollamos en una unidad de un curso más avanzado de EGA Futura Habitat. 📚📖
Para los diferentes objetivos que pueden reunir a las personas también hay diferentes tipos de grupos de Chatter.
📚📖Existen diferentes tipos de grupos de Chatter y los vamos a conocer en la unidad dedicada a Grupos de Chatter.
A modo de adelanto sepamos que los nombres de los distintos tipos de grupos son:
Cada grupo tiene una página propia y en ella se distribuyen la información, las noticias y los diferentes componentes.
La ubicación de los componentes puede variar de acuerdo al diseño más usable para el mejor desempeño de cada compañía
Estos son algunos de los sectores que componen la página de un grupo:
Todos los puntos mencionados los vemos numerados en la siguiente imagen:
Los usuarios de la plataforma utilizan los grupos de Chatter para compartir información, publicar actualizaciones y formular preguntas sobre el tema del grupo.
El corazón del grupo son las Noticias en tiempo real
Las Noticias en tiempo real constituyen el lugar donde se centralizan las comunicaciones de todos los integrantes del grupo
Los distintos tipos de publicaciones con su funcionalidad, sus vínculos y adjuntos dinamizan la colaboración en tiempo real.
Para ver las noticias en tiempo real de un grupo hay que navegar hasta el grupo, se consigue yendo a la aplicación Habitat y una vez allí acceder a la pestaña Grupos.
En el sector central de la página están las noticias de tiempo real del grupo. (En la imagen de arriba lo habíamos señalado con el número 11)
📚📖Te invitamos a visitar este simple tutorial para aprender a crear un grupo de Chatter.
Para tener notificaciones de noticias en tiempo real acerca de un grupo hay que unirse al grupo.
Si el grupo es privado, para poder unirse hay que solicitar unirse en el grupo y el propietario o el gestor lo debe aprobar.
Cualquier persona tiene acceso a la visualización de las noticias de un grupo público.
Para poder ver, participar con publicaciones o comentarios o para recibir notificaciones de un grupo privado hay que ser miembro del grupo.
Las posibilidades de notificaciones sobre las novedades del grupo las encontramos en el menú señalado con un recuadro en la siguiente imagen:
Noticias en tiempo real es una funcionalidad de Chatter que permite al usuario estar informado sobre las novedades de toda la compañía.
Las noticias en tiempo real aparecen en:
📚📖Puedes utilizar cualquiera de las diferentes formas para ingresar a Chatter que te enseñamos en este tutorial.
En la siguiente imagen vemos al sector de las Noticias en tiempo real señalado dentro de un recuadro de color colorado en el centro de la página:
Según en la página donde las encontremos, las noticias en tiempo real incluyen distintas novedades sobre publicaciones o cambios en valores de campos.
Veamos lo que podemos encontrar en las Noticias en tiempo real lugar por lugar.
Noticias que se ven:
En la siguiente imagen veamos la página de un perfil de usuario.
Con el número (1) vemos la noticia de una actualización que hizo el usuario en un registro, en el ejemplo vemos que cambió el estado de un grupo pasándolo de público a privado.
Con el número (2) vemos que el botón de filtro de noticias en un perfil de usuario ofrece las opciones: Todas las actualizaciones o Publicaciones de este usuario:
Noticias que se ven:
Noticias que se ven:
Noticias que se ven:
En la siguiente imagen vemos las noticias en Tiempo real de un #Tema:
Para mantener la coherencia en la información que se presenta, las noticias en tiempo real se organizan de dos maneras diferentes:
Las noticias en tiempo real también cuentan con un campo buscador de noticias
A continuación vamos a ver cómo se usa el menú de categorías y la Funcionalidad de las Noticias en tiempo real como ordenador de noticias, buscador de noticias, filtro y algunos botones.
Clasifica las noticias según categorías que vamos a describir más adelante en esta unidad.
El menú es vertical y se encuentra en el borde izquierdo de la página de Chatter.
Las categorías en las que se clasifica las las noticias en tiempo real son:
En la siguiente imagen vemos señalado el menú de categorías de Noticias en tiempo real:
Es importante conocer cuál será nuestra audiencia para cada publicación y saber si los usuarios recibirán notificaciones sobre las mismas.
Según el lugar donde hagamos la publicación podrá tener distintos espectadores
📚📖En este tutorial te contamos a quiénes llegarán tus publicaciones dependiendo del lugar donde las publiques.
Dentro del muro de las Noticias en tiempo real existen los siguientes elementos para organizar y encontrar las noticias:
Es un campo tipo picklist o menú de opciones donde se debe elegir el criterio para ordenar las publicaciones.
Las noticias se pueden ordenar según los siguientes criterios:
Últimas publicaciones ordena ubicando más arriba a la publicación o actualización de registro más reciente. (sin importar si la actividad más reciente haya sido un comentario sobre una publicación más vieja, por ejemplo).
Actividad más reciente ordena cronológicamente el muro de acuerdo con toda clase de interacciones hechas sobre las publicaciones por ejemplo, Comentarios o Me gusta.
Publicaciones principales es el tercer criterio de ordenamiento que vemos entre las opciones que ofrece el campo ordenador de noticias.
La opción Publicaciones principales está presente en:
Campo que permite encontrar publicaciones y comentarios según palabras de su contenido.
Los resultados de Buscador de Noticias (2) mostrarán las publicaciones de toda la compañía que contengan coincidencias con los términos de búsqueda.
Los resultados de la búsqueda sólo incluyen las publicaciones a las que el usuario tiene acceso o permiso de visualizar
Los números mencionados se señalan en los elementos indicados en la siguiente imagen:
Funcionalidad exclusiva para grupos de Chatter.
Las opciones del filtro de Preguntas publicadas en Noticias en tiempo real de grupos de Chatter sirve para agilizar el monitoreo y respuesta de las preguntas que se hacen.
Se muestran solamente las preguntas publicadas mediante el publicador de preguntas.
Las opciones de filtrado para preguntas son:
Vemos el menú del filtro para preguntas de grupos (5) en la siguiente imagen:
Al final de esta unidad volveremos a hablar de las Noticias de Grupos y vamos a conocer en profundidad la funcionalidad del filtro de las Noticias en tiempo real para grupos.
En la página o ficha de Chatter vamos a encontrar en el margen izquierdo una lista de categorías en las cuales se agrupan las noticias de Chatter en tiempo real.
Las categorías en las que se clasifica la información en tiempo real son:
Vamos a recorrer cada categoría para poder conocer la clase de información que agrupa cada una.🎓
Muestra una combinación de todas las noticias en tiempo real de los usuarios, #Temas y registros que el usuario está siguiendo. (Siguiendo mediante la funcionalidad del botón Seguir).
De los usuarios o personas que sigo se recibirán las siguientes noticias:
De los registros que sigo:
De los #Temas que sigo se recibirán las siguientes noticias:
📚📖Aquí hay un tutorial para aprender cómo es el procedimiento para Seguir o hacer seguimiento de los elementos de la plataforma.
Para verificar cuántas personas estoy siguiendo actualmente, se puede consultar la lista: "Siguiendo" en mi perfil de usuario
Es posible seguir a un máximo de 500 elementos en total, incluyendo:
Las noticias aparecen siempre cronológicamente ubicándose la más reciente por arriba de las demás.
Para restringir el subconjunto de publicaciones que se muestran en Elementos que sigo se pueden utilizar las opciones de ordenamiento y filtrado que aparece en la parte superior de las Noticias en tiempo real .
En la imagen que sigue se señala el campo ordenador de noticias de Elementos que sigo con sus opciones:
Cómo me avisa el sistema las novedades sobre los elementos que sigo usando la funcionalidad Seguir?
Notificación por email:
Las notificaciones sobre las novedades y publicaciones llegarán a nuestro email.
Notificación dentro de la Plataforma:
Campana: Veremos las novedades señaladas con un número rojo sobre la campana que encontramos en el sector superior derecho de la interfaz de usuario.
Agrupación en la categoría Elementos que sigo:
Podemos seguir la toda la actividad actualizada sean publicaciones o comentarios, en las noticias en tiempo real, lo vemos en el sector izquierdo de la interfaz de usuario, en Elementos que sigo.
En la siguiente imagen vemos la campana de notificación de la plataforma que mostrará el número de notificaciones sin leer:
📚📖La habilitación de cada una de las distintas notificaciones se establecen según preferencias del usuario y te explicamos cómo configurarlas en este tutorial.
Todo lo más interesante sobre las notificaciones de Chatter lo explicamos en esta unidad en el curso de Habitat.
Agrupa las publicaciones dirigidas a mí.
Se visualizan todas las publicaciones hechas en mi página de perfil del usuario y aquellas donde fui mencionado.
Cuando vayas a esta categoría en tus noticias en tiempo real encontrarás:
Es necesario tener permisos suficientes de visualización para acceder a las publicaciones de otro usuario o grupo donde se publicó realizando la @mención.
Se visualizan todas las publicaciones marcadas como favoritas por mí y sus actualizaciones.
Estas noticias incluyen:
Las publicaciones de las que hablemos son aquellas que hayas señalado como favoritas con un marcador, bookmark o estrella como se ve en esta imagen:
No se deben confundir las publicaciones de Chatter marcadas como favoritas las cuales se visualizan en las Noticias en tiempo real, con los elementos Favoritos de la plataforma, que no incluyen publicaciones de Chatter.
Los elementos favoritos están relacionados con la navegación en la plataforma y el acceso directo a páginas determinadas
Tampoco se debe confundir lo que significa marcar una publicación como favorita con indicar que una publicación Me gusta.
Se muestra según relevancia de forma combinada:
Si un usuario todavía no esté siguiendo como mínimo a 10 elementos de la plataforma, cada vez que se ingrese a Chatter visualizará de forma predeterminada, las noticias de la categoría: Aspectos destacados de la compañía.
Cuando el usuario ya está siguiendo a 10 elementos o más, cada vez que ingrese a la página de Chatter aparecerán las noticias de: Elementos que sigo, en las noticias en tiempo real.
Permite conservar publicaciones en estado de edición hasta que el usuario las quiera publicar o decida eliminarlas.
Las Publicaciones pueden ser guardadas como borradores sin publicar, en cambio, las Preguntas o los Sondeos (encuestas) no
Las publicaciones que se están escribiendo tienen una función de autoguardado cada 7 segundos. Para que esto ocurra debe estar habilitada la funcionalidad Borradores.
Mis borradores es una funcionalidad que debe ser activada por un administrador de la plataforma.
Una transmisión es un conjunto de noticias en tiempo real pertenecientes a un grupo de elementos variados seleccionados por el usuario.
Una transmisión se crea combinando hasta 25 elementos que elige el usuario y que pueden ser personas, grupos y registros.
A veces una persona se está ocupando de un asunto que involucra diferentes elementos de la plataforma
Para que se pueda dar seguimiento en un sólo lugar a todas las novedades que surjan sobre cada uno de los elementos que lo integran se hace necesario crear una transmisión.
Cuando una nueva transmisión ha sido creada su nombre aparece en el menú de categorías de Noticias en tiempo real.
Podemos armar varios grupos de transmisiones para controlar diferentes conjuntos de elementos
Luego de creadas las transmisiones también pueden ser modificadas.
Una vez que la transmisión ha sido creada, el sistema nos va a informar (transmitir) las actualizaciones, noticias y cambios en tiempo real que sucedan en cada uno de esos elementos.
En la página de la transmisión vemos las noticias en tiempo real exclusivamente de los elementos que componen dicha transmisión o grupo de elementos.
La transmisión de actualizaciones será siempre en un único sentido: La información viene desde el sistema de la Plataforma EGA Futura hacia mí.
Si bien es posible comentar las publicaciones agrupadas en las noticias en tiempo real de la transmisión, no se podrá publicar nada nuevo desde la página de la transmisión.
Solamente vamos a recibir información del sistema a medida que se vayan produciendo cambios y novedades en alguno de los elementos incluidos en el grupo de transmisión.
En la siguiente imagen vamos a ver señalados con números los siguientes sectores del menú de categorías de noticias ne tiempo real:
Grupos recientes muestra una lista de los cinco grupos más visitados de los que eres miembro.
En la imagen de arriba vemos señalados:
Con el número (5) el vínculo para acceder a la lista completa de grupos y
Con el número (6) los 5 últimos grupos visitados con su nombre que contiene un vínculo para acceder a cada grupo.
Los grupos tienen publicaciones muy especiales llamadas Preguntas de Chatter.
Son importantes porque a medida que van siendo respondidas por los que más saben, se va nutriendo la base del conocimiento de la empresa.
En las noticias en tiempo real de un grupo aparecen todas las conversaciones y sus interacciones alcanzando longitudes difíciles de recorrer mediante un scroll de pantalla.
En las Noticias en tiempo real de los Grupos de Chatter hay diversas opciones de filtrado alguna de las cuales la pueden usar solamente los miembros.
Las opciones de filtrado aparecen en el menú que se despliega al presionar el botón con forma de filtro:
Hay 6 filtros diferentes para aplicar y uno de ellos es solamente para los integrantes del grupo.
Vamos a conocer el resultado que devuelve la aplicación de cada uno de los filtros de noticias.
Muestra todo el contenido de las noticias en tiempo real del grupo.
Cronológicamente se ordenan las publicaciones con sus comentarios, interacciones y todas las publicaciones y comentarios donde el grupo fue mencionado.
Solamente se van a mostrar las publicaciones que no han sido leídas.
Opción disponible solamente para miembros de grupo.
Muestra todas las preguntas hechas en el grupo publicadas mediante el publicador de preguntas.
Muestra solamente las preguntas publicadas mediante el publicador de preguntas que aún no han sido respondidas.
Muestra solamente las preguntas publicadas mediante el publicador de preguntas para las que aún no se seleccionó una respuesta como Mejor respuesta.
Muestra solamente las preguntas publicadas mediante el publicador de preguntas para las cuales ya se han seleccionado una Mejor respuesta.
📚📖Si quieres saber cómo se realiza una pregunta en un grupo utilizando el publicador de preguntas de Chatter te lo explicamos en este tutorial.
