Actualizado en
2020
Lee esto Antes de tu Próxima Reunión
Muchos de nosotros nos ganamos la vida atendiendo a las reuniones. Malas reuniones.
La tragedia del negocio de hoy es que mientras pasamos gran parte de nuestra jornada laboral en una sala de reunión o foro con otros colegas, y cada uno siente un beneficio convocando a una reunión, sólo unos pocos de nosotros realmente se ve beneficiado de participar de la mismas.
Al Pittampalli sugiere que la cultura de las reuniones está cambiando en cómo nos focalizamos y lo más importante qué decisiones tomamos.
Dicho esto, las reuniones son:
Lo que no necesitamos son reuniones mediocres, reuniones que realmente y de manera activa paralicen a nuestra empresa.
En un mundo con menos reuniones, tendremos más tiempo para nuestro trabajo y que realmente mueva a nuestra empresa hacia adelante.
Lo malo es que ahora somos adictos a las reuniones que nos aíslan del trabajo que deberíamos estar haciendo:
Pittampalli sugiere, que las reuniones tradicionales, a las cuales la mayoría de nosotros concurrimos en nuestros trabajos, generan dos tipos de grandes riesgos en los negocios:
Considera a Yahoo. En 2006 en su infame “Peanut Butter Manifesto”, Brad Garlinghouse, VP de Comunicaciones en e momento que se informó del dilema en Yahoo:
Debemos abrazar nuestros problemas y desafíos y tomar medidas decisivas. Tenemos la oportunidad, de hecho la invitación, para enviar un mensaje poderoso, claro y fuerte a nuestros accionistas y a Wall Street, a nuestros publicistas y nuestros socios, a nuestros empleados (actuales o futuros) y a nuestros usuarios. Todos están pidiendo una señal que reconozcamos y comprendamos nuestros problemas, y que estamos en camino hacia un cambio fundamental. Nuestro curso actual y velocidad no nos llevará a donde queremos ir. Las curitas de poca duración no nos conducirán a donde queremos ir. ¿Cuál era el problema?
Nuevamente según las palabras de Garlinghouse:
Nos hace falta una visión coherente y centrada de nuestra empresa. Queremos hacer todo y ser todo para todos. Hemos sabido esto durante años, hablado de esto pero nada se ha hecho al respecto
Todos hablan pero no hay acción:
¿Cuándo fue la última vez que tomamos una decisión de cambio de juego que hizo que tengamos palpitaciones?
En vez de una estructura de reuniones que demande que tenemos que tomar y defender decisiones fuertes, el sistema que rompe las regiones que hemos adoptado nos permite manejar la responsabilidad de forma muy fácil.
Las grandes decisiones:
El efecto del observador toma el control:
Esto es contagioso. Por ejemplo en British Broadcasting Company:
Es el trabajo real lo que nos mueve hacia adelante. El trabajo incluye:
David Heinemer Hansson cree que las reuniones son tóxicas porque dividen el día laboral en varios series de momentos de trabajo
Existen tres tipos de reuniones tóxicas
Estos tipos de sesiones son llamadas así porque es difícil capturar todo lo que queremos decir efectivamente en la escritura rápidamente.
¿Todos trataron de grabar el lenguaje corporal?
Estas reuniones son generalmente convocadas por los gerentes que piensan que es su trabajo llevarlas a cabo.
Aunque tengamos miembros que se reúnan para compartir consejo o informes de estado que de un beneficio incremental, esto se desvanece en comparación al costo de la interrupción.
Las reuniones sociales con el objetivo de la conexión:
Una conversación es un diálogo en tiempo real entre dos personas, no es una reunión.
Las conversaciones son:
A diferencia de las reuniones, las conversaciones no son armas de interrupción masiva. Tengamos una conversación
En una sesión de trabajo:
La sesión incluye solo miembros del equipo que interactúan entre sí de forma regular. Tengamos una sesión de trabajo grupal
Las tormentas de ideas (Brainstorming) son:
Este es el manifesto central de Pittampalli. La Reunión Moderna es un instrumento especial, una herramienta sagrada que existe solo por una razón: apoyar decisiones. Las decisiones han sido siempre lo que nos mueve a actuar. Preceden todo cambio. Las decisiones valientes conducen a una organización valiente, decisiones temerosas conducen a una organización temerosa.
Debemos estructurar a la Reunión Moderna de manera que las decisiones importantes suceden con frecuencia y rápidamente, y aquellas decisiones sean convertidas en movimiento que conduzca a una organización hacia adelante sin temor.
Debemos juntar solo el resultado y consejo de otros que sea necesario para tomar nuestra decisión.
No se necesita la sobrecarga de información.
Si necesitas la opinión de alguien antes de tomar la decisión:
Si la decisión es controversial, obtén la aprobación del grupo, uno a uno. En definitiva eres tú el que tomará la decisión
Las reuniones tradicionales parecen continuar por siempre, sin final a la vista. Cuando el reloj se acaba agregamos más tiempo o incluso peor más reuniones.
Los plazos fuertes presionan a las partes a resolver las decisiones difíciles necesarias para el progreso.
Con demasiado tiempo:
Cada minuto que estés sentado con 5 o siete personas fundamentales es un minuto que le está costando a la empresa una fortuna. Utiliza los minutos inteligentemente.
Cuando tratamos de llegar a un acuerdo en nuestras regiones:
Cuando existen demasiadas visiones conflictivas hay rara vez base para el acuerdo. Peor es tener gente que solo observe les hace perder su tiempo y disminuye su prestigio.
En la reunión moderna solo invita a quienes sean absolutamente necesarios para resolver la decisión que ha sido presentada. Desde ahora en adelante si eres invitado a una reunión donde no perteneces o no contribuyas por favor no asistas.
La Preparación comienza con un líder de reunión:
Preparar la agenda incluye:
La agenda debe claramente plantear el problema, las alternativas y la solución
Debe resaltar exactamente:
Si el participante:
En las reuniones tradicionales, se graban los minutos.
Lo que Todos necesitamos saber es:
El plan debe incluir al menos lo siguiente:
Después de la reunión, el líder debe asegurarse que los participantes hagan lo que acordaron hacer, y cuándo hacerlo. Procura que sean responsables. Si no lo haces, quien entonces. Los planes de acción completados demuestran a los participantes de las reuniones que el tiempo que dedican en la sala de conferencia no fue en vano y que la reunión tuvo éxito y funcionó.
Es obligatorio leer los memos. Las reuniones deben ser reservadas para las decisiones.
El único modo de hacerlo es:
El brainstorm es la anti reunión, la contraparte que se sienta del otro lado de la escala del otro lado de la reunión moderna que da equilibrio al sistema.
El objetivo del brainstorming es romper el miedo que por lo general limita la creatividad de la gente
Las Reglas Básicas:
Antes de organizar otra reunión, pregúntate lo siguiente:
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