¿Tienes el Control de tu Empresa? ¿O tu Empresa te Controla a Ti?

El Sistema Operativo Empresarial (en inglés EOS® Entrepreneurial Operating System), creado por Gino Wickman y descripto en su libro Traction es el sistema de gestión más potente y, a la vez, más simple para equipos gerenciales y empresas que ya han pasado la etapa de startup o inicio, que buscan consolidarse en el mercado y proyectarse hacia el largo plazo.

Ser empresario no es fácil. 

Pero predecir las cinco frustraciones más comunes que enfrentarás como empresario si lo es.

Y ellas son:

1. Falta de control en tu tiempo, el mercado o tu empresa.
2. Frustración con tu gente si son tus empleados clientes o socios: No parecen escucharte o comprender tus frustraciones. 
3. No hay suficiente ganancia.
4. Golpear el techo en tu crecimiento: Parece que no importa lo que hagas no puedes ir al próximo nivel. l
5. Nada está funcionando: Has tratado muchas estrategias que tu staff está negado a nuevas iniciativas. 

El Sistema Operativo Empresarial (EOS) identifica Seis Componentes Claves de cualquier organización, en los que toda empresa debe enfocarse para lograr crecimiento y desarrollo:

• Visión, 
• Personas, 
• Datos, 
• Asuntos, 
• Procesos, y
• Tracción.

Es un sistema que puedes utilizar para cambiar a tu empresa pasar al próximo nivel y finalmente tener el control de tu negocio.

EOS® incluye:

• Todos los elementos centrales incorporados en los sistemas más sofisticados de gestión de las grandes empresas, pero
• Simplificados para que sean fáciles de implementar y sostener en compañías de mucho menor tamaño.

A través de herramientas sencillas, pero muy poderosas, EOS® provee:

• Disciplina,
• Estructura,
• Predictibilidad a los resultados de las empresas, y
• Asegurando que todos sus stakeholders (clientes, inversionistas, empleados, proveedores, etc.) y, especialmente, el propio emprendedor, obtengan el máximo valor de manera sostenida y sostenible.

Cubriremos los 6 elementos del EOS a la vez.

Componente 1: Visión

Los empresarios exitosos tienen visiones convincentes para sus empresas y saben cómo comunicarlas a sus equipos. 

La parte que la mayoría de los empresarios fracasan es la comunicación:

• Ellos asumen que los demás ven la visión tan claramente como lo hacen ellosy
• Por lo tanto no la comunican lo suficiente. 

La solución es simple:

• Saca la visión de tu cabeza, y
• Escríbela en un papel,
• Luego, compártela con alguien en tu empresa y asegúrate que cada stakeholders (clientes, inversionistas, empleados, proveedores, etc.) lo comprenda.
• Desde alli, tu equipo puede decir si es una visión que ellos pueden dejar atrás.

Solo este paso clarifica una cantidad sorprendente de confusión en una empresa. Mantiene a todos en una misma página, y encontrarás que los problemas se resuelven mucho más rápido como un resultado. 

Estas son 8 preguntas importantes que necesitas responder para armar tu visión.

1. ¿Cuáles son tus valores centrales?

Tus valores centrales son un conjunto de principios guía atemporales para tu empresa:

• ‍‍Si los utilizas en tu proceso de contratación despido y recompensa,
• Estos valores centrales se convertirán en tu cultura,
• Elige cuidadosamente. 

2. ¿Cuál es tu foco central?

Otras personas lo han llamado a esto tu misión o declaraciones de visión, pero la idea aquí es que debes definir exactamente en lo que tu equipo se focalizará mientras construyes tu negocio. 

3. ¿Cuál es tu objetivo de aca a 10 años?

¿Dónde quieres que esté tu empresa en 10 años?

Esto le permitirá a tu equipo saber exactamente hacia dónde se dirige tu empresa. 

4. ¿Cuál es tu estrategia de marketing?

Tu estrategia de marketing en EOS está construida sobre 4 elementos.

Primero, necesitas comprender tus "3 únicos":

• Estos son lo que hace diferente en el mercado,
• Puedes compartir uno o dos de ellos con tus competidores, pero
• Debes ser el único que haga las tres. 

Segundo, necesitas una garantía que determine con precisión un problema en la industria y lo solucione.

Por ejemplo:

• Domonio tenía sus famosos garantía de 30 minutos o es gratis para el delivery de pizza,
• Esto tiene un efecto secundario de reunir a tu equipo hacia ese punto específico que tus clientes quieren apuntar.

Tercero, debería haber un proceso probado que utilices para entregar tu producto o servicio.

Deberías ser capaz de:

• Capturar el proceso visualmente,  
• Explicarlo en un simple pedazo de papel, y
• Debe tener un nombre que puedas poseer en el mercado. 

Finalmente, tu estrategia de marketing necesita tu mercado objetivo. Debe definir su:

• Geografía demográfica, y
• Características psicográficas. 

5.Cuál es tu foco a 3 años? 

Cualquier cosa más allá de un documento de planificación estratégico detallado de tres años para tu empresa es esfuerzo desperdiciado. 

6. ¿Cuál es tu plan a 1 año?

Tu plan a un año trata sobre:

• ‍Traer tu visión a largo plazo para tu negocio a la realidad,
• No cometas el error que hacen las mayorías de las empresas de tratar de cumplir demasiados objetivos. 

7. ¿Cuáles son tus rocas trimestrales?

Luego del año de tu plan, es hora de crear tus prioridades para los próximos 90 días. En EOS  estos se llaman Rocas.

8. ¿Cuáles son tus asuntos?

Finalmente, necesitas identificar los obstáculos que están en tu camino que te impidan alcanzar tus objetivos:

• Ser‍ abierto, y
• Ser honesto aquí es la clave. 

Ahora tienes que tener una visión escrita en un papel, es hora de comunicarla a la empresa en tres eventos: 

1. Arma una reunión de la empresa para revelar la visión,
2. Cada trimestre establece las Rocas para cada departamento/ equipo en tu empresa.
3. Cada trimestre debes tener un estado de la unión con tu empresa, y
4. Revisar la visión y comunicar el nuevo conjunto de rocas de la empresa para el trimestre.

Componente 2: Personas

Esta sección es simple pero increíblemente dura.

Los grandes líderes:

• Se rodean con grandes personas, y
• Se aseguran que tienen a las personas correctas para los trabajos correctos. 

Las personas correctas comparten los valores centrales de la empresa y se desarrollan en tu cultura

Una vez que estés seguro que has seleccionado a las personas correctas, es importante que los pongas en el lugar correcto. Esos significa que todas las personas están operando en sus capacidades únicas, y que aquellas capacidades estén claramente en línea con sus roles y responsabilidades

El EOS tiene opiniones fuertes sobre cómo los roles principales en tu organización deben ser estructurados.

Primero existen tres funciones principales en tu negocio: 

• Ventas y marketing (que genera negocio), 
• Operaciones (que brinda servicio y cuidado al cliente), y 
• Finanza y administración (que maneja el flujo de dinero como también la infraestructura). Cada una de aquellas funciones debe ser fuerte.

Segundo, en toda empresa:

• Necesita haber alguien que integre las mayores funciones de la empresa,
• Esto no es sorprendentemente llamado un Integrador,
• Tienen una capacidad única para manejar la empresa y los temas diarios.

Tercero, en la mayoría de las organizaciones dirigidas por un empresario:

• Existe un rol final del Visionario,
• Esto es generalmente el fundador de la empresa,
• Son muy creativos,
• Tienen muchas ideas, y
• Resuelven grandes problemas. 

Cuando una empresa es pequeña, está bien tener las mismas personas en más de uno de los roles arriba mencionados, pero por lo general una empresa no pasa al próximo nivel hasta antes encontrar la gente que únicamente se encargará de cada uno de los 5 roles que hemos discutido.

Son únicamente aptos para el rol si pasan el filtro GWC, que significa:

• Obtenerlo,
• Quererlo,  
• Tener la capacidad de hacerlo (en inglés GWC: get it, want it, and capacity to do i).
• Es crítico que estos tres filtros se cumplan.

Componente 3: Información

Los mejores líderes confían en métricas para saber cómo manejar su negocio.

Wickman sugiere que:

• Seamos capaces de mirar a aquellos números, y
• Tener un pulso absoluto en nuestro negocio y cómo está operando. 

Debe incluir cosas como:

• Recursos semanales,
• Saldos de cajas,
• Cuentas por cobrar, y
• Cuentas por pagar y así sucesivamente.

Cada empresa va a tener un sistema de puntuación diferente pero existen tres reglas generales a seguir:

1. Los números en el sistema de puntuación deben ser números basados en la actividad semanal, no números de alto nivel que verás en un P & L.
2. Está diseñado para ser utilizado como una herramienta proactiva que te ayuda a anticipar los problemas antes que sucedan. Debes categorías de bandera roja (red-flag) que están fuera del camino para mantener a los equipos concentrados.
3. Todos tienen que tener un número.

Componente 4: Asuntos

Los empresarios exitosos construyen empresas que tengan la disciplina de enfrentar y resolver asuntos a medida que surjan, no permiten que estén allí sin resolver por semanas o meses.

Para poder hacer esto bien necesitas asegurarte que estés construyendo una cultura donde la gente se sienta cómodo en posponer los asuntos que estén en el camino de tu visión.

Debe haber 3 tipos de listas en tu empresa:

• Lista de Asuntos en tu visión,
• Lista de Asuntos de Equipo de Liderazgo, y
• Lista de Asuntos Departamentales.

La Lista de Asuntos en tu Visión/ Organizador de Tracción (tu documento de visión de una página)

Estos son asuntos que:

• Pueden dilatar resolverse durante más de 90 días, y
• Serán abordados en futuras reuniones trimestrales,
• Incluyen cosas como ideas de nuevos productos necesidades de tecnología y la necesidad de políticas de RRHH,

La Lista de Asuntos de Equipo de Liderazgo Semanal

Estos son los asuntos que necesitan ser resueltos rápidamente. Pueden incluir temas como:

• Una Roca que hay que sacar del camino,
• Un mal número en el sistema de puntaje,
• Dificultades con un gran cliente, o
• Temas de empleados.

La Lista de Asuntos Departamentales

Estos son los asuntos que deben ser tratados y resueltos por los equipos de los departamentos de manera semanal.

Quizás tu equipo de venta:

• Está teniendo problemas en alcanzar números de llamada,  
• Tu equipo de operación está teniendo problemas con quejas de los clientes. y
• Ahora que tienes los asuntos identificados necesitas resolverlos.

La mayoría de las empresas sufren en hablar de ciertos temas. Para resolver esto, Wickman sugiere que utilices el Tramo de Resolución de Asuntos que consta de tres pasos.

Paso 1: Identificar

Aquí necesitas claramente identificar el asunto real que te está deteniendo.

La mayor parte del tiempo, el problema definido es solo un problema superficial y algo más profundo está sucediendo que necesita ser resuelto.

Esto es el paso más importante y se debe dedicar gran parte del tiempo aquí.

PAso 2: Debatir

Esta es la oportunidad de todos de decir algo que tenga que decir sobre el asunto desde su raíz. Nada debe ser quedar fuera ya que garantizará que todas las cartas sean echadas.

Paso 3: Solucionar

Este es el ítem de acción que resuelve el asunto. Es fundamental que:

• Cualquier resolución se incluya en una lista por hacer en algún lado con fecha asignada,
• De lo contrario el tema nunca será tratado.

Componente 5: Proceso

Tus procesos son como diriges a tu empresa. Este es el componente más rechazado de la EOS.

El asunto es que en la mayoría de las empresas, la mayor parte de las personas, hacen su tarea sin importar lo que quieren, lo que crea grandes inconsistencias e ineficiencias.

Cada empresa:

• Tendrá entre 6 a 10 procesos centrales, y
• Cómo trabajan juntos crea tu único modo de hacer negocios. 

Clarificar y perfeccionar estos procesos centrales puedes dirigir tu empresa en vez de hacer que la dirijan

Existen tres etapas aquí.

1. Identificar tus Procesos Centrales

Primero, necesitas identificar tus procesos centrales. Debes hacer esto como un equipo de liderazgo de manera que puedas acordar lo que ellos son y cómo los denominan.

La mayoría de las empresas incluirán procesos para:

• El Proceso de Recursos Humanos: Es como encuentras contratas, lideras y despides a tu gente. 
• El Proceso de Marketing: Es como obtienes tu mensaje a tu mercado objetivo y generar potenciales clientes  (leads).
• El Proceso de Ventas: Es como conviertes a un potencial cliente en un cliente.
• Los Procesos de Operaciones: Son el modo que haces tu producto o servicio para tus clientes. 
• El Proceso Contable: Es el dinero que ingresa y que sale de tu empresa.
• El Proceso de Retención al Cliente: Es el modo en el que cuidas a tus clientes para que sigan comprando y te recomienden a los demás. 

2. Documento de los Procesos Centrales

Luego, necesitas documentar el proceso. Esto se hará por la persona que sea responsable de esto:

• Cada proceso debe ser documentado en un alto nivel con diferentes ítems de cada paso que son los procedimientos,
• Cuanto más específico eres mejor porque
• Sin los detalles, no serás capaz de hacer que la gente sea responsable de seguirlo. 

3. Envuélvelo

Este es el paso más fácil, Tus títulos de los procesos centrales ahora se transforman en la tabla de contenidos, y los ponen en un carpeta o en la red interna de la empresa. 

Cuando todos sigan al proceso es mucho más fácil para todos en la empresa:

• Identificar y resolver los asuntos, y
• Por lo tanto hacer crecer el negocio.

Componente 6: Tracción:

Esto es donde la rueda encuentra el camino. Cambiar la visión a resultados es el enlace más débil en la mayoría de las empresas. 

Los fracasos generalmente suceden respecto a la responsabilidad y disciplina porque esto hace que la gente se sienta incómoda.

Las solución es directa e incluye dos prácticas simples:

1. Primero, todos deben establecer prioridades medibles y específicas, y
2. Segundo, debes establecer y seguir un pulso de reunión.

Este segundo punto debe garantizar que:

• Tu visión sea constantemente monitoreada, y
• Se tomen acciones que te lleven de nuevo al camino cuando sea necesario.

Wickman llama al pulso de la reunión el latido de corazón de tu empresa.

Las reuniones son una pérdida de tiempo cuando se realizan pobremente. Pero cuando son bien realizas cosas mágicas suceden

Por ejemplo:

• Si el trabajo es asignado para ser revisado en una reunión,
• Mágicamente se realiza correctamente antes de aquella región,
• Por lo tanto, cuanto más reuniones tengas, más sera el trabajo que se hará.

Existen dos tipos de reuniones:

1. Reuniones Trimestrales, y
2. Reuniones Semanales.

Reuniones trimestrales

La primera clase de reuniones que harás son trimestrales.

Aquí:

• Revisas tu progreso en base a tu visión,
• Estableces tus prioridades (Rocas) para el próximo trimestre (La mayoría de las empresas encuentran entre 10 a 20 cosas que les gustaría resolver) 
• Debe esculpir esa lista entre 3 a 7, y
• Asegurar que con las que terminas sean las que debes resolver para alcanzar tu visión.

Luego:

• Establece fechas para cuando cada uno de las Rocas sean vencidas,
• Esto típicamente será al final de trimestre,
• Asegúrate de que cada Roca pertenezca a una persona,
• Cada persona en el equipo de liderazgo crea su propia lista de entre 3 a 7 rocas para el trimestre,
• Comparte las rocas de la empresa con toda la organización, y
• Haz que cada departamento siga el mismo procedimiento como el equipo de liderazgo.

Reuniones semanales 

El segundo tipo de reunión que harás es el semanal.

Esto hará que:

• La gente esté concentrada, y
• Garantiza que se cumplan las prioridades trimestrales.

Estas reuniones se denominan reuniones de Nivel 10 y siguen un organigrama específico:

• Una transición para comenzar cada reunión con buenas noticias (5 minutos),
• Una revisión del cuadro de mando. los números que están fuera de camino presionan los temas de la reunión. (5 minutos),
• Una revisión de la roca donde todos repostan una roca fuera y dentro del camino Las rocas fuera del camino son dejadas a los asuntos parte de la reunión (5 minutos), y
• Títulos son las novedades de los clientes y empleados buenas y malas (5 minutos).

Además:

• Revisión de la lista de tareas pendientes son los asuntos que los miembros del equipo se comprometieron a hacer para esta semana (5 minutos),
• Lista de Asuntos es donde resuelves los asuntos de presión en una semana promedio tendrás entre 5 a 15 asuntos en la lista. Determina cuales son los 3 prioritarios y comienza procesándolos allí. Trabaja el asunto primero hasta que termines. Luego sigue con el próximo y continúa hasta que alcances los 60 minutos de este paso, y
• Conclusión que es donde enmarcamos la reunión y aseguras que no hay cabo suelto.

Recuerda que aprendiendo estos secretos fortalecerás los seis componentes clave de tu negocio y descubrirás una forma sencilla pero poderosa para dirigir tu empresa que te dará un mayor crecimiento para luego poder disfrutar todo lo logrado. Comienza ahora.

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