Gestión de Caja y Movimientos de dinero

¿Puede hacer el sistema de gestión de EGA Futura la Administración de Entradas y Salidas de dinero?

Por supuesto que sí.

En la gestión de cashflow o caja, el programa de facturación genera dos tipos de movimientos, manuales y automáticos.

Movimientos de caja automáticos

Son aquellos creados por el sistema cuando:

1. Se emiten facturas de venta, 
2. Se ingresan facturas de compra, 
3. Se ingresan pagos en la cuenta corriente de clientes (créditos), o
4. Se realizan pagos en la cuenta corriente de proveedores (deudas).

‍

Movimientos de caja manuales

Son los que puedes ingresar de forma manual desde dentro del Explorador de Caja.

¿Desde dónde se pueden ver todos los movimientos de caja?

Todos los movimientos manuales y automáticos dentro del programa de gestión, pueden verse desde el Explorador de caja:

¿Qué es el Explorador de Caja?

En este explorador se van registrando todos los movimientos de dinero, sean automáticos o manuales.

Aquí veremos, ordenados en filas y columnas, cada uno de todos los ingresos y salidas de efectivo de la caja del dinero de un día determinado.

¿Qué datos registra cada movimiento?

Cada movimiento de caja registra los siguientes datos:

• Hora: En la que se efectuó el movimiento.
• Concepto: En este se puede leer el origen del movimiento (cuando es un movimiento automático se puede leer el número y tipo de comprobante, y el código de cliente.
• Entrada: Si ingresó dinero a la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
• Salida: Si salió dinero de la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
• Saldo: Monto de dinero total actual que hay en la caja luego del movimiento.
• Moneda: Figura el nombre de la moneda de la transacción, en el caso de una venta, o la palabra Efectivo si fue un movimiento manual de dinero.
• Cajero: En los movimientos automáticos, figura el cajero que participó de la operación de venta.

Entradas de dinero a la caja

El dinero ingresa a la caja de las dos formas que detallamos a continuación.

Pagos en efectivo de los clientes

Cuando un cliente nos paga una factura en efectivo, en el explorador figura la factura que originó el ingreso de dinero.

Ingresos de dinero no relacionados a facturas

Cuando se realiza un ingreso manual de dinero sin que medie un comprobante de venta.

Por ejemplo, si se ingresa dinero a la caja o si se ingresa el dinero del cierre de caja del día anterior. El movimiento se origina de la siguiente manera:

1. Presionar el botón Nuevo del explorador,
2. Elegir un concepto de caja, 
3. Ingresar el monto, 
4. Presionar el botón Entrada, y
5. Pulsar el botón Guardar para grabar el ingreso de dinero en la base de datos del programa.

‍

Así se ve el proceso:

El monto de dinero del movimiento se ordena en la columna entrada del explorador de caja:

Salidas de dinero de la caja

El dinero sale de la caja por dos motivos:

• Porque se realizó una extracción manual de dinero. En ese caso hay que elegir uno de los conceptos de caja que tienen que ver con salida de dinero, por ejemplo como gastos.
• Porque se le devolvió dinero a un cliente, expidiendo una Nota de Crédito. Por ejemplo, en el caso de la devolución de un producto.

El monto de dinero se registra en la columna Salida del Explorador de caja.

‍

¿Qué son los movimientos automáticos de caja?

Son aquellos originados cada vez que se emite un comprobante de venta desde el módulo de Facturación, tales como factura y nota de crédito.

Los presupuestos y remitos o guías de despacho, no originan movimientos en caja, ya que no involucran una entrada ni salida de dinero. 

El remito origina una disminución del stock pero sin intermediar un movimiento de dinero, ya que, el comprobante se usa para trasladar mercadería.

La nota de débito registra una deuda en la cuenta del cliente, por lo que dicho movimiento no se ve reflejado en la caja, donde se reflejan los movimientos de efectivo.

La nota de débito se registra en la cuenta corriente del cliente. No aparece el movimiento en el explorador de Caja porque no es un movimiento de efectivo.

Para poder emitir una Nota de débito, el cliente debe tener habilitado el uso de cuenta corriente y además, tener límite de crédito para poder endeudarse. 

Es decir, debe tener un límite de deuda establecido y suficiente para que se genere ese movimiento en su cuenta.

¿De qué manera quedan registrados los movimientos automáticos?

A continuación verás cómo quedan registrados los movimientos automáticos de caja en el explorador.

Estos movimientos fueron originados por una operación de venta desde el módulo de facturación.

Facturas

Así se ve una factura de venta en el Explorador de Caja:

Nota de crédito

Así se ve una nota de crédito en el Explorador de Caja:

Movimientos Manuales

Originados desde el propio Explorador de Caja, presionando el botón Nuevo para registrar un nuevo movimiento, sea un gasto (Salida) o un ingreso (Entrada) de dinero.

Para ingresar un movimiento manual, por ejemplo Gasto de Taxi, debes previamente dar de alta este concepto para poder usarlo cada vez que se produzca un gasto similar.

Cómo ingresar un movimiento Manual a la Caja

Estos son los pasos a seguir:

1. Presiona el botón Nuevo del Explorador de caja.
2. Presiona el botón con el signo (+) ubicado a la derecha del campo Concepto para elegir el Concepto de Caja.
3. Ingresa el importe del movimiento de dinero escribiéndolo en el campo Importe
4. Presiona el botón Entrada si el movimiento es un ingreso de dinero a la caja.
5.  Presiona el botón Salida si es una extracción de dinero de la caja para algún gasto.
6. Presiona el botón Guardar para que el movimiento quede grabado en la base de datos y se actualice el saldo de caja.

Aquí te lo explicamos con una imagen, debes completar estos pasos para ingresar un movimiento manual:

Así verás registrado un movimiento manual de caja en el explorador:

Modificación de un Movimiento manual de caja

Los movimientos manuales pueden ser modificados o eliminados.

Se puede modificar el concepto, el monto y si es entrada o salida de dinero de la caja.

Para poder modificar un movimiento es necesario seleccionar el movimiento en el explorador y luego presionar el botón Modificar o simplemente dar doble clic sobre el movimiento.

 A continuación se abrirá la ventana donde se pueden modificar los datos.

También puedes eliminar un movimiento manual, si lo seleccionas y presionas el botón Eliminar:

‍

Como hacer la apertura y Cierre de Caja?

En este audio te explicamos el proceso para hacer la apertura y el cierre de caja todos los días:

‍

‍

Comprobar el saldo de caja

Puedes averiguar el saldo de caja en un solo paso.

Simplemente desde el menú Caja, elige la opción Ver saldo actual y aparecerá el saldo, es decir el monto actual de caja.

También puedes acceder a esta opción presionando <Ctrl+2>, es decir, en tu teclado, al mismo tiempo, presiona la teclas "Ctrl" y "2".

Explorador de Conceptos de caja

Un concepto de caja es la descripción de un movimiento de dinero en caja.

Cuando necesites registrar un movimiento manual de caja deberás elegir un concepto para esa entrada o salida de dinero.

Necesitas elegirlo de una lista de conceptos predefinidos, para que puedas ser organizado e identificar un mismo gasto que se reitere a lo largo del tiempo.

Si necesitas dar de alta conceptos nuevos, que se adapten mejor a los movimientos manuales de caja que se efectúan en tu negocio puedes hacerlo en tres sencillos pasos que se describen a continuación.

Recuerda: El alta de conceptos de caja no se hace desde el Explorador de movimientos de caja sino desde el Explorador de Conceptos de Caja.

‍

Alta de un Nuevo concepto de Caja

Para dar de alta un concepto de caja deberás:

Abrir el Explorador de Conceptos de caja, presionando al mismo tiempo, las teclas "Ctrl" y "3" o, yendo al menú Caja, eliges la opción Explorador de Conceptos de caja como se muestra en la siguiente animación:

 Procedimiento:

1. Una vez que se abrió el Explorador de Conceptos, presionas el botón Nuevo,
2. Escribes el Concepto de caja en el campo, y
3. Presionas el botón Guardar.

Luego encontrarás el Concepto de caja listado en el Explorador de Conceptos. 

Los conceptos se muestran ordenados alfabéticamente.

Para registrar un movimiento de caja, es decir una entrada o salida de dinero en efectivo, debes abrir el Explorador de caja.

Reportes de Caja

El programa de facturación puede informarte acerca de los movimientos de ingreso y egreso de dinero en efectivo de tu caja del dinero.

Para ello dispones de reportes que puedes solicitar para saber lo que sucedió en tu caja en un día específico o en un rango de fechas.

‍

¿Cuáles son los tipos de reportes o informes de movimientos de caja que tenemos disponibles en el sistema?

Puedes solicitar cuatro reportes diferentes:

• Reporte de Caja Diaria
• Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)
• Reporte de Caja Periódica
• Reporte de conceptos de Caja

Reporte de Caja Diaria

Accedes a este reporte desde el menú Caja seleccionando la opción Reporte de Caja diaria.

A continuación deberás elegir el día que quieres que aparezca en el informe de movimientos de caja:

En reporte de caja diaria encontrarás la información organizada en columnas:

• Fecha y hora del movimiento de dinero
• Concepto del movimiento
• Entrada o Salida de dinero: según sea un ingreso o egreso de dinero, la cifra correspondiente aparecerá ordenada en una de estas dos columnas.
• El saldo es el total de caja que se va actualizando con cada movimiento.

Al pie del informe encontrarás el sector Totales donde verás la suma de Entradas y de Salidas, el Saldo actual de caja y un desglose sobre el origen de los movimientos, en efectivo, tarjeta de crédito y cheques:

Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)

En este reporte, que tiene la particularidad del tamaño formato ticket, se encuentran los mismos datos contenidos en el reporte de caja diaria distribuido de una forma que ahorra espacio:

Reporte de Caja Periódica

El reporte de Caja periódica incluye un informe de movimientos de efectivo en caja que abarca varios días.

Por eso, lo primero que debes establecer es el rango de fechas solicitado para el reporte.

Luego encontrarás los datos organizados de la misma manera que en el reporte de caja diario y los diferentes días separados por una línea horizontal:

Reporte de Conceptos de Caja

Para emitir este reporte debes elegir un rango de fechas y el concepto que deseas que aparezca en el reporte.

Así podrás saber cuántas veces, cuáles días y el monto involucrado en dicho concepto en el período de tiempo solicitado:

Para conocer las diferentes posibilidades que te ofrece el sistema en la emisión de reportes, visita este link.

¿Cuál es el objetivo de hacer una correcta administración de Caja?

Una de las mejores prácticas a tener en cuenta en la administración diaria de tu negocio, es el mantenimiento de un apropiado y estricto control interno desde el primer día.

Éste debe contener tanto el control del inventario como el control de la caja diaria (cashflow), para evitar pérdidas de inventario por actos deshonestos que pasan inadvertidos por falta de control, y dejan como consecuencia la desaparición de mercaderías.

Estas funciones están satisfactoriamente llevadas a cabo por el software de EGA Futura, por lo que recuperarás tiempo libre para emplear en el crecimiento empresarial

En el control de la caja diaria se registran todos los gastos, tanto fijos como eventuales, que se generan en tu negocio, lo cual te dará todo el control sobre el efectivo del que dispones en tu cajón del dinero.

Entre los gastos fijos se encuentra por ejemplo, el pago del alquiler o sueldos.

Y entre los gastos eventuales, se pueden enumerar el dinero empleado en la compra de artículos de limpieza o de librería, insumos varios, gastos de mensajería, taxi, y todo gasto de efectivo que se realiza en forma esporádica.

Manteniendo así un total control del flujo de dinero, y brindando la tranquilidad necesaria para operar sin sobresaltos.

EGA Futura ofrece un completo módulo de caja para registrar y administrar los movimientos de dinero cotidianos, y tener al final del día un completo y detallado reporte de estas actividades en forma de planilla, además del saldo de efectivo al final de períodos determinados.

Estos informes también te permiten conocer el movimiento que se ha registrado en forma mensual o en un lapso a elegir, facilitando prever el monto efectivo de caja a disponer en el futuro, evitando errores por falta de previsión, y filtrando los datos por cada concepto individual.

Esto ofrece la posibilidad de rastrear hasta el último centavo que haya salido o entrado en efectivo en caja.

Devolviéndote todo el tiempo que habitualmente utilizas en calcular y cerrar la caja en forma manual, para que puedas ocuparte de las tareas que realmente requieren tu atención, como las decisiones estratégicas que dan rumbo a tu empresa.