Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Configuración Avanzada
Sí, es totalmente posible.
El sistema de gestión comercial para PyMEs de EGA Futura te permite modificar la totalidad de los aspectos de las facturas y de cualquier otro comprobante de venta.
Al mismo tiempo, el software incluye una gran cantidad de diseños pre-diseñados, que te darán la posibilidad de comenzar a facturar hoy mismo.
Antes de comenzar a explicarte como modificar el formato de impresión de las facturas de tu empresa, queremos que tengas muy en cuenta esto:
Lo primero que te recomendamos hacer, es ver un tutorial en video para entender cómo es posible modificar estos formatos de impresión:
Luego de ver el video anterior, te recomendamos explorar toda la información que te presentamos en el resto de esta página.
Cuando en este capítulo nos refiramos a los comprobantes, también lo haremos como Reportes ya que es la denominación formal del objeto que vamos a conocer y aprender a editar.
No se debe confundir al reporte, o formulario, o comprobante que se menciona en este apartado, con un Reporte o Informe al que se hace mención en todos los otros capítulos de este manual.
Vamos a desarrollar en este apartado una introducción a la edición de facturas referente al diseño de los comprobantes de ventas para que puedas modificarlos según tus necesidades.
Podrás configurar tanto el tamaño, distribución de los datos en la factura, quitar o mover campos y otras posibilidades de edición.
Si necesitas realizar alguna de estas modificaciones y eres usuario final, deberás solicitar ayuda a algún experto, quien podrá colaborar contigo sin dificultades gracias a estas instrucciones.
El archivo que debes modificar para adaptar el formato de los comprobantes a tus necesidades es de extensión RPT.
RPT es un tipo de reporte.
Los reportes tienen tres secciones, como se detallan a continuación.
Está ubicado en el sector superior del comprobante, es donde se imprimen los datos del cliente, del comprobante (Tipo y Número, etc.), y los datos de tu empresa.
Es el sector intermedio, donde se imprimen uno por renglón, todos los items o productos que estás facturando o agregando al comprobante de venta.
Este sector va a aumentar la altura que ocupa, de acuerdo a la cantidad de renglones que se vayan agregando según la cantidad de items que se adicionen al comprobante en la operación de venta.
Es en el sector inferior, donde se imprime la nota al cliente y los totales de la factura o comprobante:
Las posibilidades de configuración de un comprobante de venta no tienen un límite.
Todo lo que te imagines, se puede configurar :)
Para acceder al editor de reportes y poder generar un nuevo diseño de comprobante o modificar uno existente, debes ir al menú Configuración.
Y dentro de la opción Opciones de Impresión elegir Configuración de Comprobantes:
Se abrirá una ventana que muestra todos los diseños de comprobantes disponibles, con posibilidad de realizar una vista previa del modelo que desees ver:
En el campo Tipo de Comprobante debes seleccionar de la lista desplegable el comprobante al cual le crearás el nuevo diseño (Factura, Presupuesto, etc):
Para iniciar un nuevo diseño de comprobante debes presionar el botón Nuevo:
Se abrirá la ventana llamada Nuevo comprobante y, entre paréntesis, en el borde superior de la ventana, figura el tipo de comprobante que estás creando, por ejemplo Factura.
En esta ventana debes presionar el botón Nuevo Archivo:
Se abrirá la ventana llamada Nuevo Comprobante.
En esta ventana también dispones del botón Vista Previa por si quieres ver el diseño antes de confirmar:
Elige el diseño de comprobante que usarás como base para crear el nuevo modelo y luego presiona el botón Seleccionar:
De esta manera habrá quedado seleccionado el archivo que será modificado para poder generar el nuevo diseño.
Puedes obtener una vista previa del mismo presionando el botón Vista Previa:
Así se verá la ventana de vista previa donde podrás ver el aspecto del diseño seleccionado para modificar según tus preferencias:
A continuación, cierra la ventana de vista previa (si la habías abierto), y continúa completando los datos, para el nuevo diseño, en los campos Nombre del diseño y Descripción:
Luego deberás presionar el botón Modificar Reporte:
La ventana que se abrirá a continuación es el editor de reportes.
Allí es donde encuentras barras de herramientas y botones con todas las opciones de edición:
Todas las cosas que aparecen en los distintos reportes, que no están sobre una de las líneas grises, son campos.
En todos los reportes a lo sumo hay 4 tipos de estos:
Son los que siempre van a mostrarse igual, sin importar qué comprobante se esté creando o editando.
Lo que se imprime es lo que se ve.
Son los textos que dependen de los datos que se hayan seleccionado al iniciar el comprobante de venta.
Lo que se ve en este editor no es lo que se imprime.
Por ejemplo, para el código del cliente se ve Clientes.Codigo, pero esto significa que se va a leer, desde un archivo, ese dato, y es eso lo que se va a imprimir.
Por ejemplo para el nombre del cliente, se lee algo como Alltrim(Clientes.Nombre + cNombreCliente).
Pero se imprimirá el nombre del cliente que hayamos elegido al momento de facturar según lo que figure en base de datos.
Los textos variables pueden ser de dos tipos:
Los simples son palabras unidas sin puntos en el medio.
Por ejemplo:
Las variables que leen un archivo contienen dos datos: el primero es el nombre del archivo, y el segundo es el campo del archivo que se está leyendo:
Además, hay ciertos campos que son un mixto de texto variable y texto fijo.
Se los puede diferenciar de los anteriores por que tienen una palabra entre comillas dobles y luego viene el signo más, y por último, un dato que es traído desde la base de datos del sistema de gestión comercial.
La mayoría de los reportes tiene una imagen de fondo o un recuadro para separar los distintos datos del comprobante en sectores.
Por ejemplo, esta es una de las imágenes usadas de fondo en el archivo FAC-A-14.RPT:
Sin embargo, el reporte FAC-M-08.RPT usa recuadros o anchas líneas grises para separar cada una de las secciones:
Cualquier campo que aparezca en el comprobante se puede:
Para borrar un campo, los pasos que hay que seguir son los siguientes.
Esto se hace haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en deseado.
Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 recuadros blancos, uno, en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.
Dependiendo del teclado que estés usando, la tecla puede figurar como Supr:
Si has borrado un campo por error y deseas reestablecerlo, entonces debes ir al menú Editar y elegir la opción Deshacer.
Debes hacer clic ahí, hasta que le vuelva aparecer el campo en cuestión:
Para mover un campo, es decir parar ubicarlo en el lugar que desees, debes seguir los pasos que detallamos a continuación.
Esto se hace dando clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en cuestión.
Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 recuadros blancos, uno en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.
Manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse sobre el campo, mueve el mouse arrastrándolo hasta el lugar deseado, y luego suelta el botón del mouse.
Allí donde sueltes el botón del mouse, quedará posicionado el campo que moviste.
Esta opción te permite agrandar el espacio de impresión de un campo.
Por ejemplo, si utilizas Formas de Entrega, es posible que medio renglón no alcance para que se imprima todo lo que hayas escrito en la ventana del modulo de facturación cuando hiciste clic en el botón Forma de Entrega.
Para poder agrandar este espacio a los fines de que todos los datos ingresados en el campo Forma de Entrega aparezcan impresos en el comprobante, los pasos que debes seguir son los siguientes.
Esto se hace dando un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo elegido.
Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 cuadraditos blancos uno, en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.
Haz clic con el botón izquierdo del mouse en uno de los cuadraditos de las puntas o del medio del campo.
Notarás que cambiará el puntero del mouse.
Suelta el botón del mouse cuando hayas obtenido el tamaño deseado:
Esta opción te va permitir modificar el tamaño, tipo y color de la letra del campo.
Los pasos para lograrlo son los que detallaremos ahora.
Esto se hace dando un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en cuestión.
Del menú contextual que aparece, selecciona la opción Fuente:
En la ventana que le aparece, elige las opciones que deseas para la Fuente, el Estilo de Fuente y el Tamaño de fuente, y luego, haz clic en el botón Aceptar.
Toda la información que necesitarás leer para adaptar el formato de impresión de tus facturas y demás comprobantes de venta, está documentada en las siguientes secciones:
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