Gestión de Talle y Color con productos tipo Matriz

¿Qué es un producto tipo Matriz y para qué sirve?

Un Producto tipo Matriz es un producto que, con un mismo Código de Producto y un mismo Precio, presenta variantes en sus características.

Por ejemplo, un producto será de tipo Matriz cuando sea vendido en varios tamaños y esa variación no provoque cambios en el precio.

Lo que te ofrece el software de gestión de EGA Futura es la posibilidad de poder hacer combinaciones de esas características que varían. 

Además podrás asignar una cantidad determinada a cada variedad, que se irá descontando del stock a medida que se produzca la venta de cada una en particular.

Es muy común que se use este tipo de producto para una prenda de vestir que puede variar en talla o tamaño y color.

También el producto tipo Matriz puede usarse para productos que se compran y registran por número de Lote.

Son muchas las empresas que necesitan administrar productos complejos y con muchas variantes.

A continuación te mostraremos fácilmente como poder hacerlo:

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¿Cómo ingresar un producto Tipo Matriz a la base de datos?

Debes ir al Explorador de Productos y presionar el botón Nuevo:

Se abrirá la ventana de Selección de Tipo de Producto donde deberás presionar el botón Matriz:

Se abrirá el Registro de un Nuevo Producto, notarás que tiene todas las pestañas habituales más una pestaña exclusiva llamada Matriz:

Una vez que se haya abierto el registro de nuevo producto debemos:

1. Asignarle un código, 
2. Una descripción, y 
3. Luego recorrer las pestañas completando los campos que necesitemos: Precio, Proveedor, etc.

Importante

Exceptuando los datos de la pestaña Matriz, las pestañas y campos del producto son similares a los de un producto tipo estándar.

Puedes encontrar una descripción detallada sobre cada campo en la sección Gestión de Productos de este manual.

Pestaña General

Existen campos similares al registro del producto tipo estándar y un campo bloqueado: Existencia.

La existencia es el resultado de la suma de las cantidades de cada una de las variantes de este producto y las cantidades de producto se administran desde la pestaña Matriz.

Veamos la ilustración:

Hagamos una breve descripción de algunos campos, que encontrarás más desarrollada en la sección gestión de productos de este manual.

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Campo Código del Producto Tipo Matriz

La primera información que ingresarás es el Código del Producto. 

Es un único código independientemente de que el producto presente variantes en sus características.

Es un campo obligatorio. 

Lo reconoces porque tiene una marca color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío ya que debe contener alguna información para que se pueda guardar el registro en la base de datos:

Para dar de alta el código de producto tienes dos opciones de codificación: automática o manual.

Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde Configuración de la aplicación previamente al alta de productos.  

Recuerda: Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos.

Campo Descripción del Producto

La descripción del producto es la forma en la que quieras denominar a tu producto, para poder identificarlo.

Esta descripción la puedes desarrollar en tres campos con una cantidad limitada de caracteres cada uno (30 caracteres para que sea compatible con reportes y comprobantes impresos).

Cada campo representa una de las 3 líneas que será impresa, para ese producto, en cada comprobante de facturación.

Importante: En el caso de los reportes, listados e informes, solamente será impresa la primera línea de la descripción. Es recomendable que sea posible identificar al producto solamente con la lectura de la primera línea y el resto sean detalles.

El primero de los tres campos de la descripción, es un campo obligatorio.

Campo Proveedor

Es un campo no obligatorio por lo tanto, el llenado es optativo.

Este campo viene deshabilitado de manera predeterminada, en el programa recién instalado. Si deseas habilitarlo, lo harás desde el menú Configuración > Configuración de la aplicación, pestaña Productos.

El uso de Proveedores relacionados con productos, es conveniente establecerlo inicialmente, antes de comenzar a usar el software.

La explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación en este manual, luego proceder al Alta de Proveedores: 

Campo Rubro (Familia de Productos)

Los Rubros o Familias de productos son las categorías en las que vas a clasificar tus productos.

Nota: Es conveniente que los Rubros ya estén creados antes del alta del primer producto, para acelerar la posterior carga de productos.

Desde el menú Productos > Explorador de Rubros, presionando el botón Nuevo ya estarás creando un nuevo rubro o familia de producto.

El siguiente paso será seleccionar la Familia o Rubro del producto.

Es un campo no obligatorio porque ya viene completo, de forma predeterminada con un rubro general, llamado Rubro Único:

Pestaña Matriz

En tres simples pasos deberás completar los campos de la siguiente manera:

1. Primero debes darle un nombre al campo correspondiente a cada una de las características que varían. Por ejemplo: Color, Talla, Escote.
2. Luego debes nombrar cada una de las variantes según la característica, es decir, para Color, vamos a crear las variantes: Rojo, Verde, Azul. Para Talla vamos a crear las variantes: S; M; L; XL, para Escote vamos a crear las siguientes variantes: Cuello en V, Cuello en U
3. Por último debes asignar las cantidades de cada combinación.

Paso 1: Nombrar los campos de la matriz

Solamente debes completar los campos denominados: Campos de la Matriz:

Paso 2: Nombrar las variantes de cada característica y asignarle valores a cada campo

Para ello debes dar un doble clic sobre el campo que dice <Agregar campo...>

Se abrirá una ventana para ingresar la variedad de ese campo. Para ingresar dicho valor debes presionar el botón Aceptar. En el producto de ejemplo usamos: colores: Rojo, Verde y Azul:

Continúa asignando valores a los demás campos, ahora tamaño, y luego presiona el botón Aceptar:

Una vez que hayas finalizado, los campos lucirán como en la siguiente ilustración. Ya podrás empezar a cargar las cantidades de cada combinación:

Paso 3: Asignar las Cantidades

En el sector inferior de la ventana se muestran todas las combinaciones de producto, a cada una debes asignarle la cantidad que posees en stock, simplemente dale doble clic a la fila del producto y se abrirá la ventana para escribir la cantidad. 

Luego deberás presionar el botón Aceptar y las cantidades aparecerán en la columna de la derecha:

Así ya habrás asignado la cantidad de cada variante de este producto que posees en el stock.

Al final de la carga de los datos del Producto debes guardar los datos para que se graben en la base de datos presionando el botón Guardar.

Botón Guardar

El botón Guardar se habilita cuando se han completado la totalidad de campos obligatorios en un registro nuevo.

En el caso del registro de un nuevo producto, los campos obligatorios son dos: 

1. Código, y 
2. Descripción del producto.

Al presionar este botón, el Producto queda grabado en la base de datos del software. 

Incluyendo todos los datos que se fueron completando en cada campo de todas las pestañas del registro del producto.

No es necesario presionar el botón cada vez que se ingresa un dato. Lo más práctico es completar los datos de todas las pestañas en los campos que sean necesarios y luego, al finalizar, presionar en botón Guardar:

Botón Cancelar

Si, por algún motivo, deseas descartar el registro que estas dando de alta e interrumpir el proceso de carga de este producto debes presionar el botón Cancelar.

De esta manera, se cierra el registro de nuevo producto y ningún dato de este producto será guardado en base de datos.

Para verificar los datos de la matriz y la existencia de cada variedad, puedes emitir un Reporte de Existencias de Productos Matriz. 

Accedes a él desde el menú Productos:

 Así se verá el Reporte de Existencias:

Ejemplo práctico para crear un producto tipo Matriz

Antes de terminar demos un ejemplo de Lote de Producto.

Campos de la Matriz:

1. Número de LOTE;  (Aquí se escribe el número de Lote)
2. Mes VTO;  (Aquí se escribe el mes. ENERO, FEBRERO, MAR, ABR, MAY, JUN, ETC.) El mes de vencimiento del lote
3. Año VTO. (Aquí se escribe el año de vencimiento) Para saber cuál lote vender primero, el que se venza antes)