Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Ventas y Facturación
Para comenzar a facturar, es una buena idea evaluar qué grado de detalle quieres incluir en el control de la facturación y los parámetros que necesitas establecer desde el principio.
Aquí haremos un repaso por todas las opciones de configuración del programa que te permitirán adaptar el funcionamiento del sistema a lo que tu PyME requiera.
La cantidad de información que hay en esta página es mucha, por lo que necesitaras una buena cantidad de tiempo para leerla toda.
Te recomendamos que la visites frecuentemente, hasta que tengas todo el sistema configurado acorde a lo que tu empresa necesita.
Para que figuren los datos de tu empresa en todos los comprobantes de venta, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación:
Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:
En el sector superior de la ventana encuentras los campos donde completar el nombre de tu empresa y datos del domicilio:
Una vez que estés conforme con las modificaciones realizadas y hayas terminado de completar todos los datos que necesitabas en la ventana de Configuración de la aplicación, no olvides presionar el botón Aceptar para que los cambios sean guardados en la base de datos:
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación:
Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:
En el sector superior de la ventana, encuentras los campos donde completar el nombre de tu empresa y datos del domicilio.
Simplemente debes dejar esos campos en blanco.
Si es necesario, deberás borrar la información contenida en dichos campos que viene predeterminada por el sistema, para que no aparezcan impresos:
Para poder ingresar los datos de identificación fiscal de tu empresa, de manera que figuren impresos en los comprobantes de venta, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:
En el sector inferior de la ventana encuentras el campo donde completar el número o código de identificación fiscal de tu empresa.
En ese lugar también verás el nombre del campo con la denominación del ID tributario acorde al país que hayas seleccionado para configurar tu sistema de facturación:
Verás lo siguiente:
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Allí debes ingresar a la pestaña General:
En el sector inferior de la ventana, encontrarás el campo del símbolo de moneda.
Si necesitas modificar este dato, debes hacerlo escribiendo en ese campo:
Habilitando esta clave, lograrás que cada vez que se intente realizar una operación de seguridad desde el módulo de facturación, aparezca la solicitud de ingreso de contraseña para poder completar dicha operación.
De esta manera logras controlar las operaciones delicadas, como por ejemplo:
Para poder habilitar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Se abrirá la ventana de configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña Ventas.
Y en la sección Seguridad deberás seleccionar la casilla de verificación correspondiente a la opción Utilizar Clave de Seguridad en Ventas:
El botón de Cambiar Clave de Seguridad, se encuentra deshabilitado.
Una vez que la casilla esté seleccionada se abrirá una ventana para el ingreso de clave por primera vez.
La clave que ingreses deberás recordarla ya que no es posible ser recuperada en el caso de que la olvides:
Reitera la Clave de Seguridad para confirmarla y luego presiona el botón Aceptar para que quede registrada:
Una vez que hayas ingresado la clave de seguridad, notarás que el botón de Cambiar Clave de Seguridad, ahora se encuentra habilitado:
Y al sobrevolar el botón con el puntero del mouse notarás que se activa cambiando de color.
Este es el botón que te permitirá cambiar la clave cuando necesites renovarla:
Para poder habilitar una clave de ingreso para el modulo de Ventas y también al de Facturación deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación e ingresa a la pestaña Claves:
En la sección claves de acceso a los módulos del sistema, debes seleccionar la casilla de verificación de la opción Activar claves de Acceso:
Cuando actives la casilla de verificación se habilitará el campo desde el cual podrás desplegar un menú donde elegir el módulo al cual establecerás clave de acceso.
De la lista desplegable elige el módulo de Ventas:
Ahora deberás presionar el botón Cambiar Clave para que se abra la ventana de Ingreso de clave por primera vez:
Ingresa una contraseña en el campo Nueva Clave y repite la contraseña en el campo Confirmar Clave.
Para que la clave quede guardada en el sistema debes presionar el botón Aceptar:
Es necesario que recuerdes tus claves:
Para poder impedir que se facturen productos o cualquier item con precio cero, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación y después debes ir a la pestaña Ventas.
Una vez allí deberás seleccionar la casilla de verificación correspondiente a la opción No permitir productos con precio igual a cero:
En el programa recién instalado, los precios de los productos se muestran con dos decimales.
Para poder modificar los decimales en los precios de los productos deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Posteriormente debes ingresar a la pestaña Decimales:
En la sección Lista de Precios, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad:
Predeterminadamente, es decir en el programa recién instalado, los precios de los productos se muestran con dos decimales.
Para poder modificar esta característica y eliminar el uso de decimales en los precios de los productos, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Luego debes ingresar a la pestaña Decimales:
En la sección Lista de Precios, debes elegir la primera opción Ninguno.
Con esta opción seleccionada, todos los precios se mostrarán sin decimales:
De manera predeterminada en el programa recién instalado, las cantidades de los productos se expresan en números enteros, es decir sin decimales.
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. En ese lugar debes ingresar a la pestaña Decimales:
En la sección Cantidades, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad.
En el programa recién instalado, los impuestos se expresan en números enteros, es decir, sin decimales.
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
En ese lugar debes ingresar a la pestaña Decimales:
En la sección Impuestos, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad:
Para poder ingresar la tasa general del impuesto a la venta de tu país, deberás ingresar al menú Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Allí debes ir a la pestaña General:
En el sector inferior de la ventana verás el campo correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto a la venta.
Allí puedes modificar la tasa que se aplicará, de manera predeterminada, a todos los nuevos productos que ingreses al sistema.
Este impuesto es el que se aplicará en los comprobantes de venta:
Para administrar los productos de tu stock y controlar las cantidades que posees y las que se descuentan a medida que los productos son vendidos, debes completar el campo Existencia en el registro de cada producto.
Puedes hacerlo de dos maneras:
Si prefieres indicar la existencia ingresando al registro de cada producto deberás ir al menú Productos y seleccionar la opción Explorador de productos:
Se abrirá el Explorador de Productos.
Al momento de dar de alta un nuevo producto, o si vas a agregarle la existencia a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos habrás accedido al registro del producto.
Allí ubicándote en la pestaña General, encontrarás en el sector inferior de la ventana el campo Existencia:
En el campo Existencia debes indicar la cantidad actual de producto que posees en stock:
De este número se irán descontando las unidades a medida que vayas facturando o ingresando este producto a remitos.
El comprobante llamado Remito también es denominado albarán, guía de transporte, nota de despacho o guía de despacho.
La otra forma de indicar las existencias del producto es directamente desde el Explorador de Productos.
Es allí donde podrás escribir la cantidad actual de ese producto en el stock y el número queda guardado al hacer clic en otro sector cualquiera de la ventana:
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Luego por favor debes ingresar a la pestaña Ventas.
En las opciones de seguridad debes eliminar la selección en la casilla de Verificación de la opción: No mostrar advertencia de existencia insuficiente:
Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar:
Cuando estés ingresando a un comprobante de venta, un producto del cual no hay existencias disponibles en tu stock, el sistema te ofrecerá productos sustitutos que podrían reemplazarlo.
Deberás ir al Explorador de Productos presionando <F3> o desde el menú Productos elegir la opción Explorador de Productos:
Se abrirá el Explorador de Productos.
Puedes establecer productos sustitutos en un producto nuevo o en un producto existente en base de datos.
Al momento de dar de alta un nuevo producto, la creación de un nuevo producto la inicias presionando el botón Nuevo del Explorador de productos.
Si vas a agregarle productos sustitutos a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos, debes seleccionar el producto en el Explorador de productos y luego presionar el botón Modificar.
En ambos casos:
Habrás accedido al Registro del Producto y debes ingresar en la pestaña Sustitutos:
A los productos que no figuran en el stock, que se describen en el momento de ser facturados y que no quedan creados en la base de datos, los denominamos Productos Varios.
Puedes ingresar al módulo de Facturación presionando la tecla <F7> de tu teclado o usando el icono de la moneda que figura en la barra de iconos, y también puedes hacerlo yendo al menú Ventas y eligiendo la opción Facturación:
Una vez que se abre el módulo de Facturación realiza los pasos para iniciar un nuevo comprobante:
Elige el Tipo de Comprobante, y Lista de Precios, selecciona un Vendedor y un cliente y presiona la tecla <Enter>:
Confirma los datos que has seleccionado para el nuevo comprobante que estás iniciando, esos datos aparecen en una ventana como la que ves en la siguiente ilustración.
Para confirmar presiona la tecla Aceptar.
Si detectas algún dato erróneo y quieres confeccionar otro comprobante, presiona Cancelar:
Presiona el icono del Producto Varios para poder ingresar al comprobante un item indiferenciado, al cual podrás completarle libremente la cantidad, descripción y el precio e impuestos:
Encuentras el icono de Productos Varios en el sector superior del POS o módulo de facturación.
También puedes ingresar un Producto Varios presionando, a la vez, las teclas "Control" y "F8" en tu teclado:
Se abrirá la ventana de Ingreso de un Producto tipo Varios.
Puedes completar los campos que necesites, los dos señalados con una marca roja son obligatorios.
Luego de completar todos los campos, debes presionar el botón Aceptar y el item estará agregado al comprobante de venta:
Verás que el ítem ha quedado agregado al comprobante.
Ahora puedes seguir agregando productos o presionar el icono de la impresora para finalizar el comprobante y pasar a la ventana de Cobro o Recepción del pago:
Cuando facturas un producto o servicio ingresando los detalles en el mismo momento de la facturación, debes ingresar la descripción con una limitación de 30 caracteres por línea:
Los 30 caracteres responden a un estándar que permite que aparezcan las descripciones completas en el comprobante impreso.
Si necesitas modificar la cantidad de caracteres que se admiten por cada renglón en la descripción de un producto tipo Varios, sólo debes especificar la cantidad deseada en un campo reservado a tal efecto en la ventana de Configuración.
Para poder modificar la cantidad de caracteres permitidos por línea en la descripción de productos Varios deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña PC:
En la sección Productos Varios. Caracteres Máximos encontrarás un campo que está completo con el valor "30" de manera predeterminada.
Ese es el número de caracteres que puedes modificar:
De manera predeterminada con el sistema recién instalado, cuando se intenta anular un comprobante de venta desde el módulo de Facturación, el software de gestión de EGA Futura solicita la confirmación.
Dicha confirmación de la operación de eliminación se hará mediante la aceptación de un mensaje ¿Está seguro que desea anular este comprobante? para prevenir eliminaciones por accidente.
Para poder deshabilitar el mensaje de confirmación deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la Aplicación y allí debes ingresar a la pestaña Ventas.
Y en la sección Seguridad deberás quitar la selección en la casilla de verificación correspondiente a la opción Solicitar confirmación al anular un comprobante:
Para poder realizar la búsqueda de un producto, primero debes ordenar los productos según su código de barras y para activar este orden de productos debes presionar el botón Orden por Código de Barras:
Luego debes posicionar el cursor en el cuadro de búsqueda de productos y realizar una lectura.
Claro que sí.
Tanto desde el Explorador de productos como desde el Explorador de precios, debes posicionar el cursor en el cuadro de búsqueda.
Luego disparar el lector de códigos de barras (realizar una lectura) sobre la etiqueta del producto y se realizará la consulta de manera instantánea.
Para poder facturar debes abrir el módulo de Facturación:
La primera preferencia que debes seleccionar es el Cajero que va a intervenir en la facturación:
Porque cada cajero tiene derechos y restricciones diferentes para realizar determinadas operaciones en el módulo de Facturación.
Estas restricciones se configuran según tus preferencias y puedes asignarle a tus cajeros los derechos para realizar todas las operaciones o bien, para realizar solamente algunas.
Los derechos para otorgar a los cajeros figuran en el registro de cada Cajero y accedes al registro de un cajero ingresando al Explorador de Cajeros desde el menú de Configuración:
El Explorador de Cajeros permite administrar la totalidad de cajeros de tu negocio, guardando en cada registro tanto los datos personales de cada uno como sus derechos y restricciones en el uso del software de facturación:
Si necesitas más información acerca del uso de los exploradores y todas sus funciones puedes consultar, en este mismo manual el apartado Exploradores de Registros.
En el programa recién instalado, se encuentra disponible el Cajero Principal, que cuenta con todos los derechos habilitados.
Si necesitas preestablecer un cajero con derechos restringidos debes crear un nuevo cajero y restringirle los derechos.
Si quieres saber cómo determinar un único cajero con los derechos restringidos para tu módulo de Facturación, puedes ir al apartado de este manual llamado Administración de Cajeros.
Para modificar los derechos de los cajeros debes ingresar al Explorador de cajeros desde el menú: Configuración, opción Explorador de Cajeros.
Selecciona uno de tus cajeros y presiona el botón Modificar.
Recuerda que el Cajero Principal no se puede modificar.
Una vez que se abre el Registro del Cajero, ingresa a la pestaña Derechos:
Allí podrás seleccionar algunos o todos los derechos.
Cuando la casilla de verificación esté seleccionada, le estás otorgando ese derecho a tu cajero para que pueda realizar la acción que describe la opción seleccionada:
Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.
Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña Vendedores:
De manera predeterminada, en el programa recién instalado esta opción viene habilitada.
Habilitar el módulo de vendedores te permitirá crear registros de vendedores, vincularlos con las operaciones de ventas y asignarle comisiones.
Para poder cobrarle a un cliente mediante esta forma de pago primero deberás habilitarle la Cuenta Corriente del Cliente.
Puedes aprender a usar esta función, visitando el capítulo de Cuentas Corrientes de Clientes.
Para que luego de emitir un comprobante de venta, aparezca
el total de la factura expresado en letras o palabras, debes activar la
siguiente opción:
Por un lado, contamos con un sistema de gestión comercial para Windows, con Ediciones Power y Gratis.
😍 Y por otro lado tenemos un software de gestión empresarial en la Nube, con tecnología mucho más potente.
Todo lo que has visto aquí en este documento, son instrucciones relacionadas a nuestro sistema Windows
Entérate de todos los aspectos clave del proceso de ventas y emisión de facturas
Aprende a facturar y a emitir los comprobantes de venta de tu PyME
Configura la aplicación para emitir facturas con la velocidad que tu negocio necesita
Personaliza el formato de todos tus comprobantes de venta para adaptarlos a las necesidades y al estilo de tu empresa
Genera comprobantes de venta en formato ticket para más comodidad de tus clientes
Acelera tu proceso de ventas y la emisión de facturas utilizando etiquetas y lectores de códigos
Gana tiempo y comodidad al poder interrumpir la emisión de una factura para luego poder retomar todo el trabajo después
Conoce en detalle todos los aspectos necesarios para poner en funcionamiento una impresora fiscal con tu software de facturación
Conoce toda la información necesaria sobre la emisión de facturas electrónicas con este sistema y como comenzar a emitir facturas validadas por AFIP
Claro que sí.
Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.
Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.
Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad 🎉
Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.
Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema de gestión empresarial en la nube.
El programa de facturación funciona en Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.
Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un sistema ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.
Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.
La Edición Power de nuestro sistema de gestión comercial para Windows solo puede ejecutarse en PCs con Windows.
Si necesitas acceder al sistema de gestión desde teléfonos, tabletas, ordenadores de Apple (Mac), o cualquier otro dispositivo conectado a internet, debes usar nuestro software en la nube.
La integración con comercio electrónico es manual, siendo el camino recomendado para vender en Internet nuestro sistema en la nube. Todo está explicado aquí.
Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.
El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.
Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:
Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.
Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.
En este lugar te damos más alternativas para poder acceder a tu licencia.
En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.
Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:
1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.
Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.
¿Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?
Por supuesto, esa información la vas a poder acceder desde este lugar.
